归档文件整理工作八个环节
机关文件整理归档程序
三、归档文件整理原则：遵循文件的 形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求： 强化收集
简化整理
细化检索
和深化利用
第二节 文件整理归档具体操作
文件归档整理流程：
收集
确定“件” 文件装订
编制归档号 文件排列
文件分类
编目
装盒
档案排架
一、收集
收集工作即是将本单位在其职 能活动中形成的、办理完毕的、 具有保存价值的各种文字材料收 集集中起来的工作过程。
15、有的单位在项目审批中形成或 收到一些验证材料（俗称附件），若内 容固定，也可视作请示或复文的附件， 与请示或复文合为一件看待。如发改局、 外经贸局的项目审批材料等。
三、文件的装订
文件的装订主要是为了固定“件”， 使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整， 字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进 行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
要求：齐全完整
如何才能做到齐全完整？
1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作 职能、主要工作内容。
2、制订本单位的归档制度。 • 归档制度包括归档范围、归档时间和
归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利 用价值的文件材料均属归档范围。
制订本单位《文件材料归档范围与不归档 范围》。
O、下级机关抄报备案的一般性文件材料。
各单位应根据《中华人 民共和国档案法》和《中华 人民共和国档案法实施办法》 及《机关文件材料归档和不 归档的范围》精神，结合实 际情况，制定本机关、本系 统文件材料归档和不归档的 具体范围。
（2）归档时间
整理档案工作八个流程
整理档案工作八个流程1.搜集档案资料：这是整理档案工作的起点，需要对各个部门、个人收集档案资料。
这可以通过调查、调阅文件、采访等方式进行，确保收集到全面、准确的档案资料。
同时，对资料进行标记，以便后续的整理和归类。
2.整理档案资料：整理工作是对档案资料进行分类、编目和归档的过程。
首先，需要对收集到的资料进行分类，如按照时间、地点、主题等进行归类。
然后，对每个分类进行编目，即对每个文件进行编号、标注文件类型、时间、重要性等信息。
最后，将资料按照分类和编目的结果进行归档，确保档案文件的有序保存。
3.录入电子化系统：现代科技手段的发展使得电子化档案管理成为可能。
在整理档案工作中，需要将整理好的档案资料录入电子化系统中。
这包括将纸质文件进行扫描、转化为电子文件；将编目信息输入系统，以便进行档案查询和管理；对重要的电子文件进行备份和存档等。
电子化系统的运用可以提高档案的管理效率和安全性。
5.修复和保管：在整理档案的过程中，可能会遇到一些老化或损坏的文件。
为了保护这些档案文件，需要进行修复和保管工作。
修复工作包括对纸张进行清洁、去黄、补裂等；对字迹模糊的文件进行防脱墨处理等。
同时，需要选择合适的保管设施，如档案柜、防火防潮的储存箱等，确保档案的安全保存。
7.归档鉴定和破除：在一些特殊情况下，如司法调查、历史研究等，可能需要对一些档案文件进行鉴定和破除。
鉴定工作包括对档案的真实性、合法性等进行认定，以确定其在司法决策和历史研究中的价值。
破除工作则是为了解开一些受限于机密等原因的档案文件，以展现实际的历史面貌。
8.定期检查和更新：整理档案是一个持续的工作，需要定期进行档案的检查和更新。
定期检查可以确保档案的完整性和准确性，及时发现可能存在的问题并进行处理。
同时，根据工作和需要的变动，还需要对已整理的档案进行更新和补充，以保持档案的及时性和可用性。
总之，整理档案工作包括搜集档案资料、整理档案资料、录入电子化系统、鉴定和摄影、修复和保管、知识服务和利用、归档鉴定和破除、定期检查和更新等八个流程。
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
归档文件整理工作的八个环节
防火防盗
确保存储环境的安全， 防止火灾、盗窃等意外 事件对文件造成损害。
防潮防霉
对于纸质文件，需注意 防潮防霉，避免文件发
霉、变形等问题。
定期备份
为防止数据丢失，需定 期对文件进行备份。
文件存储与保管注意事项
标识清晰
对文件进行清晰明确的标识， 包括文件名称、日期、保管期
限等信息。
避免重复
避免存储重复的文件，以节省 存储空间并避免混淆。
按重要性分类
将文件按照重要程度分为重要、一般、不重要 等不同等级，以便于后续处理。
按时间分类
将文件按照时间顺序进行分类，便于查找和整 理。
按主题分类
将文件按照主题或内容进行分类，便于对同一主题或内容的文件进行集中处理 。
文件分类结果
确定文件保管期限
根据文件的鉴定结果和分类方法，确定文件的保管期限，以便于 后续的保管和利用。
归档文件整理工作的八个环 节
汇报人： 202X-12-22
目 录
• 文件收集与整理 • 文件鉴定与分类 • 文件编号与装订 • 文件存储与保管 • 文件检索与利用
目 录
• 文件更新与维护 • 文件安全与保密工作 • 其他相关工作环节介绍及展望未来发展趋势预
测分析。
更新的文件，应及时 进行更新并重新保存。
遵守规定
遵守国家相关法律法规和单位 内部规定，确保文件存储和保
管的安全合法。
05
文件检索与利用
文件检索方法
直接检索
直接通过文件名、关键词、日期等属性信息 进行检索。
高级检索
通过文件内容、作者、来源等更复杂的属性 信息进行检索。
智能检索
利用人工智能技术，对文件内容进行深度学 习，提高检索准确率。
归档文件整理规则
归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
件：归档文件的整理单位。
返回
归档文件
在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则， 我产生的东西是最重要的。
办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经 完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在 发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收 到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份 通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕； 本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章 等环节，文件印发后也算是办理完毕。 返回
归档文件整理规则的适用范围
没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《归档文件整理规则》。
科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般 要求》的规定，按“卷”整理。
会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办
法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案
一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿法规等）须保留历次修改稿的， 其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 返回
正文与附件怎样确定件数？
附件是指附属于正文之后的其他文件材 料，作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、统计数字，正文批准或 发布的法规文件等等。
“件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成 的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求 意见稿、定稿等，也可能需要留存。
档案工作八个流程
档案工作八个流程
1. 归档准备：在开始档案工作之前，需要准备好文件夹、标签、文件夹架、归档箱等档案管理工具。
同时，确定好归档的分类规则和流程。
2. 文档整理：将需要归档的文件整理出来，并按照分类规则进行分组。
可以根据文件的内容、日期、部门等进行分类。
3. 文件编目：对每个文件进行编目，即给文件分配一个唯一的编号，并在文件夹或标签上标明该编号。
可以使用数字编号、字母编号或组合编号等方式。
4. 文件归纳：将编目好的文件按照分类规则放入文件夹或归档箱中，并将文件夹或归档箱标明文件的分类和编号信息。
5. 归档记录：对每个归档的文件进行记录，包括文件名称、编号、归档日期、归档位置等信息。
可以使用电子表格或档案管理系统进行记录。
6. 文件存储：将归档好的文件放置在专门的档案室或档案柜中，需要保证文件的安全和易于查找。
7. 档案检索：当需要查询某个文件时，可以根据文件的编号或关键词进行检索。
根据档案记录，找到文件的存放位置并取出。
8. 文件销毁：当文件达到保管期限或不再需要时，可以进行文件销毁。
可以按照规定的程序和流程进行文件销毁，包括销毁申请、审核、执行等步骤。
归档文件整理工作的八个环节
如果收文有文件处理单的，可以放在最前面做为首页，在文件处理单上盖归档章；
4
文件首页确实没有盖章位置或重要的文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章。
5
（二）归档章的填写
全宗号
年度
室编件号
机构（问题）＊
保管期限
馆编件号
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如B014。 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。如2006。 保管期限：归档文件保管期限的简称（永久、30年、10年）。 件号：文件的排列顺序号。
日期：文件的形成时间，即文件的落款时间。如20060427
填写日期时注意： 文件未注明日期的应根据文件内容考证出来并填上； 只有年无月日的标为“×××× 0000” 。
页数：即一件文件的总页数。
01
归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面正面的右上角和背面的左上角。文件中有图文的为一页。
归档文件整理工作的八个环节
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海口市档案局
归档文件整理工作的八个环节
归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
两个概念
1
归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
01
有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；
02
不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
03
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。
文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求(秦保立)
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求第一部分机关档案工作的基本任务第一章档案及其作用第二章档案工作的性质、内容和原则第三章机关档案工作的性质、地位和基本任务第二部分归档文件整理的基本要求第四章归档文件整理工作的意义第五章归档文件整理工作的组织第六章归档文件的价值鉴定第七章归档文件整理的基本步骤和要求第一章档案及其作用一、档案的概念档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。
档案概念的基本含义：（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；（三）档案是由文件有条件地转化而来的；（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。
二、档案的作用（一）档案可以作为机关工作查考的依据。
（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。
（三）档案可以作为政治斗争的工具。
（四）档案可以作为科学研究的必要条件。
（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。
三、档案作用的性质1、凭证作用2、参考作用第二章档案工作的性质、内容和原则一、档案工作及其性质档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。
档案工作的性质：1、管理性；2、服务性；3、政治性。
二、档案工作的内容1、档案业务管理工作2、档案事业管理工作三、档案工作的原则统一领导，分级管理第三章机关档案工作的性质、地位和机关档案部门的基本任务一、机关档案工作的性质和地位1、机关档案工作是机关工作的组成部分；2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。
二、机关档案部门的主要职责和基本任务1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
《归档文件整理规则》操作指南
《归档文件整理规则》操作指南2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。
一、归档文件整理的组织《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。
1、《文件材料整理及归档办法》建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容：（1）明确整理工作的环节。
在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。
（2）明确全宗及分类方案。
在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。
某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。
已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。
（3）确定整理方法。
依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。
注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。
（4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
（5）限定归档的时间和质量要求。
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
江西省档案培训_文档文件整理规范
本讲内容
• 第一节 江西省归档文件整理规范 • 第二节 归档文件的整理
2021/3/17
第一节 江西省归档文件整理规范
江西省归档文件整理规范 DB/T 380—2002
江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。
《规范》要求2002年7月1日起 开始实施。
2021/3/17
• 2003年 永久 • 办公室、业务处、人事处…… • 2003年 30年 • 办公室、业务处、人事处…… • 2003年 10年 • 办公室、业务处、人事处……
2021/3/17
二、适用范围及条件：
• 适用范围：适用于文书档案。 • 前提条件：要应用计算机和优秀档案管
理软件。
2021/3/17
计等。
2021/3/17
六.归档文件整理：
• 将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排 列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
• 归档文件整理分八步走: • 第一步:件的确定;第二步文件的修整;第三步装
订;第四步分类排列;第五步编制归档号;第六步 编目;第七步装盒;第八步入库排架
2021/3/17
• 5.本单位对下级的检查、调查材料； • 6.本单位对内、外签订的合同； • 7.本单位工会、团组织形成的文件材料； • 8.本单位各部门在业务工作活动中形成的
专业文件材料； • 9.本单位的出版物及其定稿； • 10.反映本单位活动的剪报材料； • 11.本单位党委、行政办公会议记录。
2021/3/17
• 3.正常收集 • （平时办理完毕的文件及时归档，对号入座；
半年或年终集中收集；按收发文全面收集） • 4.重点收集 • （1）重点对象主要有：领导、主要职能科室
档案归档整理方法和步骤【精选文档】
档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
归档文件整理规则
案: 永久：2001年—办公室、业务一科、业务二科；
期:2001年……2002年……适用于内设机构较稳定、
期限的空间、会出现倒架情况。其实这两种分类方 法分到最低一级类目时，和“年度—机构（问 题）”—保管期限分类方法的结果是一样的，即都 会出现有：2001年，永久，业务一科或2001年，永 久，业务类的局面，只是在档案装盒后排列上架的 顺序有所不同。 4.2.4年度：文件的形成年度。 4.2.5分类机构：即单位的内设机构名。“办公 室”“业务一科”等 4.2.6问题：即问题的名称。“党群类”“业务 类”“行
②机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机
关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员 的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利 用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次 修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互 相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的 文件材料，不需办理的抄送文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行
文件材料归档范围
①机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面 貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有 利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集 体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级 机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材 料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件 材料。
• 工业企业档案分类
• 一级类目名称:1、党群工作类2、行政管理 类3、经营管理类4、生产技术管理类5、产 品类6、科学技术研究类7、基本建设类8、 设备仪器类9、会计档案类10、干部职工档 案类 • （1）、党群工作类下设二级类目有①党务 工作，党务工作包括党委综合性工作、党 员代表大会或党委其他有关会议，党委办 公室其他事务性工作等。②组织工作，组 织工作包括组织建设，整党建党，党员和
档案的八个环节
档案的八个环节
嘿，朋友们！今天咱来聊聊档案的八个环节，这可真是太重要啦！
你说档案不就是一些纸嘛，能有多重要？哎呀呀，那你可就大错特错啦！档案就像是我们人生的纪录片，记录着我们的点点滴滴。
从收集开始，就像是把我们生活中的精彩片段一个个捡起来，小心翼翼地放好。
这可不是随随便便的事儿，得认真仔细呀！
整理呢，就好比把这些片段按照时间顺序或者重要程度排好队，让它们整整齐齐的，一目了然。
鉴定环节那可严肃啦，就像个严格的裁判，判断哪些是重要的，哪些可以稍微放一放。
保管呢，就如同给这些档案找一个安全舒适的家，好好地保护起来，不能让它们受到一点伤害。
统计就像是给档案做一次大盘点，清楚地知道都有啥。
利用呀，哇，这可太有意思啦！就像是我们从档案这个宝库里找到对我们有用的宝贝，帮助我们解决问题，规划未来，难道不重要吗？
编研像是给档案进行一次深加工，让它们变得更有价值。
最后是移交，把档案完好地传递给下一个需要它们的地方。
档案的这八个环节，环环相扣，少了哪一个都不行！它们共同构成了我们人生轨迹的完整记录。
所以啊，可千万别小瞧了档案，要重视起来呀！这就是我要说的，档案真的很重要！。
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“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。 然后将同一年度的文件按不同的保管 期限分类。
如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结
年度。 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装
订时排在最前面的文件日期为准。 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、
来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后；
有文件处理单的，文件处理单在前，正 文在后；
不同文字的文本，中文文本在前，外文 文本在后，汉文文本在前，少数民族文 字文本在后，原文文本在前，译文文本 在后。
装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左 侧对齐的同时将下侧对齐。
采用左上角装订的，应让文件内的纸张 左侧对齐的同时让上侧对齐。
来的装订方式，一个自然本（册）为一件， 未装订的式样同一的表格，以一定的单位 组合，可装订在一起的为一件；
来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。
装订时
正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无
须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；
归档文件排列时要注意遵循“事 由原则”
事由原则：归档文件在排列时，要 将同一事由的文件排在一起。
事由：可以是一件具体的事，或一 个具体的问题，或一段较紧密的工作 过程。
例如：一项工程、一次会议、一次 活动看作是一个事由。
六、归档文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文 件在所有归档文件中的相对位置 标识为符号，并以归档章的形式 在归档文件上注明。
（三）收集的文件材料的字迹、 用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水 等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批 示文件。
2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存 档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必 须存档，则以复印件替代。
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件； 计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，
或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而 定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件；
转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原
归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集 二、归档文件的价值鉴定 三、归档文件的装订 四、归档文件的分类 五、归档文件的排列 六、归档文件的编号 七、归档文件的编目 八、归档立档单位在其职能活动中 形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理 将归档文件以件为单 位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
一个原则
归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。
一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题： （一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸
（一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求
（一）归档文件装订前的修整工作
修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张的折叠 归档文件要去掉易锈蚀的金属物
（二）归档文件装订的几点要求
归档文件应按件装订 装订的对齐方式 装订方式及采用的装订用品
归档文件应按件装订
装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书 钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢 固装订的文件，采用三点一线的丝线装 订。
四、归档文件的分类
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规 则实施细则》，我们将全市档案的 分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
归档文件价值鉴定的依据是：国家 档案局令第8号《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》。
《规定》中，文书档案的保管期限 分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
三、归档文件的装订
包括机关内部所有机构的文件种类、 类型是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。
容易疏漏的文件有：1、代上级机关 草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册； 知识分子花名册；公务员考核备案花名册。 3、立档单位办理的干部、职工、公务员 的转移工资，行政、党、团、工会组织介 绍信及存根。4、立档单位干部职工的确 定（晋升）工资审批表。
制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。
五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规 则实施细则》中要求，归档文件应 在分类方案的最低一级类目内，按 机构或问题，并结合事由、时间、 重要程度等排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。
（一）归档章的盖章位置 （二）归档章的填写
（一）归档章的盖章位置
（1）一般应加盖在归档文件首页上端居 中的空白处；
是否符合归档要求。
（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否 已完成公文处理的每一个程序。
常见无效文件类型：文件没有盖章(主 要是一些合同、工作总结以及单位内部的 规章条例等)；归档文件不是原件，是复印 件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发 等等。
（二）文件是否收集齐全完整