归档文件整理十步骤

归档文件整理十步骤

2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅

（适用于纸质文书档案）

第一步：确定归档和不归档范围

为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。

第二步：分年度

严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。

第三步：确定分类法

第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区

总工会、区妇联等。

第四步：划分保管期限

这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永

久、定期（30年、10年）保管期限。

第五步：归档文件的排列

归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出

发，不宜按收发文顺序排列归档文件。

第六步：盖归档章及填写其项目

归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选

择项目，如：页数、盒号等。

盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，

在同一保管期限条件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写。机构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称。馆编件号不填。

第七步：装订

归档文件按“件”装订。何谓“件”呢？《归档文件整理规则》（以下简称：规则）规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后），来文与复文可为一件。《规则》允许将关联性强，利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件，如：请示与批复，一次会议、一项活动等形成的文件材料，这些文件材料可装订为一件。

装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超大纸张制作的文件进行技术处理，如修裱、复制、折叠等。还要去除永久、30年保存的文件上的金属物，使用不锈钢订书针或线装订。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，

但必须得到档案行政管理部门的认可。

第八步：编目

归档文件室编件号完成后，即可编制归档文件目录，归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。件号即室编件号。责任者即发文机关或署名者。文号即文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。题名即文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加“[]”。日期即文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。页数即每一件归档文件的有效页面。文件中有图文的页面为一页。备注即注释文件需要说明的情况。

归档文件目录的编制分别以不同的保管期限进行，永久归档的文件目录要

求一式两份（或多份），定期的一份。

归档文件目录填写或计算机录入工作完成后，应分年度、分保管期限、分组织机构（问题）集中起来，可一年一本（册），也可多年集中一本（册），用规范制作的目录壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成为日后归档文件的检索工具。其目录壳封面尺寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm 等，还可根据需要而定。封面项目设置为：1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称。2、年度，填写归档文件形成的年度。3、保管期限，填写归档文件的保管期限。4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类

就不填。

第九步：装盒

就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，

不同规格型号的档案盒。

档案盒的规格尺寸为310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm（长×宽×厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可根

据需要设置年度、保管期限或其他项目。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。

这些项目的填写（除盒号、起止件号外）均与归档章同。盒号机关档案室不填，要在以后档案移交进区档案馆时再填。起止件号填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。中间用“一”连接。备考表是置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明的填写，主要填写盒内文件字迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人的填写，主要填写整理、归档文件的人员姓名。检查人的填写，主要填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期主要填写归档文件整理完毕的日

期。

第十步：档案排列上架

归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管。档案排列上架的方法要与档案的分类方法一致。也可

视需要编上盒号（用铅笔）。