档案归档文件整理的基本方法
整理档案的方法与步骤
整理档案的方法与步骤档案整理是指对文件、资料进行分类、整理、归档的过程，目的是为了方便查找和管理，提高工作效率。
下面将介绍一些整理档案的方法与步骤，希望能对大家有所帮助。
首先，整理档案的方法有很多种，但最重要的是要根据自己的实际情况和需求选择适合自己的方法。
以下是一些常用的整理档案方法：1. 分类整理法，按照文件的性质、用途、格式等特点进行分类，然后分门别类地整理归档。
这种方法适用于文件种类繁多、杂乱无章的情况。
2. 时间整理法，按照文件的时间顺序进行整理，将文件按照年、月、日的顺序排列，便于查找和追溯历史。
3. 功能整理法，按照文件的功能和用途进行整理，将同一类功能的文件放在一起，方便查找和使用。
4. 空间整理法，按照文件的空间位置进行整理，将文件按照不同的存放位置进行整理，便于管理和利用空间。
其次，整理档案的步骤也是非常重要的，下面将介绍一些整理档案的步骤：1. 清理，首先要对文件进行清理，将不需要的、过期的文件进行淘汰，只保留必要的文件，避免占用空间和增加管理成本。
2. 分类，根据文件的性质和用途进行分类，将文件进行归类，便于后续的整理和管理。
3. 标识，对每个文件进行标识，包括文件的名称、编号、分类等信息，便于查找和识别。
4. 整理，按照选择的整理方法进行整理，将文件整理归档，保持整齐、清晰。
5. 存储，选择合适的存储方式，将整理好的文件进行存储，保证安全和便捷。
最后，需要注意的是，整理档案是一个持续的过程，需要不断地进行更新和维护。
在日常工作中，要注意及时整理文件，避免文件的混乱和丢失。
另外，要定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性。
总之，整理档案是一项重要的工作，需要我们认真对待。
选择合适的整理方法和按照正确的步骤进行整理，可以提高工作效率，减少时间成本，帮助我们更好地管理和利用文件资料。
希望大家能够根据自己的实际情况，选择适合自己的整理方法和步骤，做好档案整理工作。
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
会计档案整理归档方法
会计档案整理归档方法
1.按照时间先后顺序归档：
这是最常用的整理归档方法之一，按照会计凭证的制作时间，从早到晚的顺序进行归档。
可以采用月份划分，每个月一个文件夹，文件夹内按日或按凭证编号进行排序。
此方法适用于需要按照时间顺序查看和跟踪会计记录的情况。
2.按照科目分类归档：
根据会计科目的分类进行归档，比如按照资产、负债、所有者权益、成本、损益等科目分类，然后在每个科目内按照时间先后顺序进行排序。
这种归档方法适用于需要根据科目进行查询和分析的情况。
3.按照业务流程归档：
按照不同的业务流程进行归档，比如采购流程、销售流程、财务流程等。
在每个流程内按照时间顺序进行排序。
这种归档方法适用于需要根据业务流程进行查询和了解业务进展情况的情况。
4.按照关键字归档：
无论采用哪种归档方法，都需要注意以下几点：
1.确保文件的完整性：每个文件夹内应包含完整的会计凭证和相关资料，确保没有遗漏。
2.标注文件信息：在每个文件夹或文件上标注清晰的信息，比如凭证编号、日期、科目名称等，便于查找和管理。
3.定期整理和清理：定期检查文件的完整性和准确性，清理不必要的文件，确保档案的整洁和有序。
4.安全保管：将归档文件妥善保管，确保文件的安全和隐私。
总之，会计档案整理归档是会计工作中非常重要的一项任务。
通过选择适合自己公司实际情况的整理归档方法，可以提高会计资料的管理效率和准确性，为公司的财务工作提供有力的支持。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。
准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
档案归档方法
档案归档方法档案归档方法1、总的方法：顺其自然，单件归档，档案归档方法。
即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
2、“件”含义(1)单份文件，一份文件为一件;(2)正件与附件合为一件;(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;(4)会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;(5)各种报表、名册、图册等，一册(本)为一件。
3、分类按年度保管期限(永久、长期、短期)进展分类整理归档。
4、编制页码：原那么上保存归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
归档文件整理方法5、盖章编号(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式：(2)档案章的工程及填写内容：件号：文件的顺序号。
年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号，每年断号。
年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。
如：“2000”保管期限：归档文件保管期限的名称。
如：“永久” 注:在每年归档工作完毕后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
6、装盒及填写盒内备考表(1)归档文件编号后。
按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。
盒号暂不要编。
(2)填写盒内备考表。
盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写; 整理人：负责整理归档文件的人员姓名;检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名; 日期：归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录：(见图a1归档文件目录式样)图a1 归档文件目录(1)件号：编制的流水号;(2)责任者：文件的署名者或发文机关;(3)文号：文件的发文字号(没有文号的不用填写)(4)题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
资料文件归档整理
资料文件归档整理
资料文件归档整理是指将各种类型的文件和信息按照特定的标准进行分类、整理、存储、检索和访问的过程。
目的是帮助组织和个人更有效地管理他们的信息，提高工作效率，并确保信息的保密性和安全性。
一、归档整理步骤
1．制定归档方案:确定归档范围、分类标准、命名规则、存储方式等。
2．收集资料:将所有需要归档的资料收集起来。
3．分类整理:按照制定的分类标准对资料进行分类。
4．装订和编号:将分类好的资料进行装订和编号。
5．编制目录:编制详细的资料目录。
6．归档存储:将整理好的资料按照目录进行归档存储。
二、归档整理方法
1．按主题分类:按照资料的主题或内容进行分类，例如按项目、部门、时间等分类。
2．按类型分类:按照资料的类型进行分类，例如按文件、图片、音视频等分类。
3．按时间分类:按照资料的创建时间或日期进行分类。
三、归档整理注意事项
1．统一标准:制定统一的归档标准，并严格执行。
2．完整齐全:确保归档资料完整齐全，不遗漏任何重要信息。
3．准确规范:确保归档资料的准确性和规范性。
4．方便查找:确保归档资料方便查找和使用。
四、归档整理工具
1．文件柜:用于存储纸质资料。
2．档案盒:用于存储纸质资料。
3．扫描仪:用于将纸质资料扫描成电子文档。
4．电子文档管理系统:用于存储和管理电子文档。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015)的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步.第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是:“以我为主，突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料,主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导(如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
文件归档整理方式和要求
归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。
归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。
第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。
各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。
收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。
1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。
2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。
3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。
4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。
二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。
凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。
三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件进行装订。
正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。
以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等。
会议记录一次会议作为一件。
四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。
（档案管理）档案归档文件整理的基本方法
（档案管理）档案归档⽂件整理的基本⽅法归档⽂件整理的基本⽅法⼀、装订1、件的区分件是指归档⽂件的整理单位。
⼀般以每份⽂件为⼀件，⽂件正本与定稿为⼀件，正⽂与附件为⼀件，定件与复制件为⼀件，转发⽂与被转发⽂为⼀件，报表、名册、图册等⼀册（本）为⼀件，来⽂与复⽂为⼀件；⼀次会议或活动的⽂件可为⼀件或两件；会议记录、简报、信息均可为⼀件或两件；介绍信、存根经⽩纸托裱各满30张为⼀件。
“为⼀件”是指在实体上装订在⼀起，编⽬时也只体现为⼀条条⽬。
2、装订⽅法每“件”⽂件材料的具体排列顺序如下：正⽂在前，定稿在后；正⽂在前，附件在后；原件在前，复件在后；转⽂在前，被转发⽂在后；复⽂在前，来⽂在后。
每件的装订主要采取的左上⾓装订法，具体操作将⽂件的左、上侧对齐，并在左上⾓按包⾓纸⼤⼩四⾯涂上浆糊，⽤包⾓纸套在左上侧，压紧即可；⽂件超过40页以上，采⽤左侧三孔⼀线装订法。
⼆、分类1、分类⽅法根据实际情况，我们选择以下分类⽅法保管期限－年度分类法这种⽅法适⽤于内部机构虽有变化但不复杂的⽴档单位。
主要是设置简单的基层单位或⼩机关，或每年形成的⽂件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类⽅案分类⽅案⼀般有引⾔、类别序号、类⽬名称组成，必要时可对类⽬所指的范围和归类⽅法等加以说明。
（1）引⾔，提⽰分类⽅法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类⽅法。
（2）类别序号，是最低⼀级类⽬（机构或问题）的序号（3）类⽬名称，按机构分类的，机关内部第⼀层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采⽤两级分类的也应编制分类⽅案，以相对固定⼀个单位归档⽂件的排列顺序。
3、⽂件按照其⾃⾝的内容、形式、时间、来源等⽅⾯，根据编制分类⽅案，分门别类地组放在⼀起，使所有⽂件构成⼀个有机整体。
三、归档⽂件排列1、⽂件排列的含义，是指在分类⽅案的最低⼀级类⽬内，根据⼀定的⽅法确定归档⽂件先后次序的过程。
档案的整理方法与步骤
档案的整理方法与步骤1.确定整理目标：首先需要明确整理的目标，例如整理特定类型的文件、整理特定时间范围的文件或者整理特定项目的文件等。
2.建立整理计划：明确整理要完成的时间、预估所需人力资源、确定整理的流程和步骤等。
确保整理工作按计划进行，避免出现拖延或者混乱。
4.分类整理：将文件根据其内容进行分类。
可以根据主题、时间、项目等方面进行分类划分，根据文件的相似性将其归类到一起。
6.文件资料归档：根据分类结果将文件放入相应的文件夹或者文件夹套中，并按照一定的顺序进行编号或者命名，以方便查找和归档。
在归档过程中，要确保每个文件都有相应的索引或者目录，以便于查找。
7.文档数字化处理：对于大量的纸质文件，可以考虑进行数字化处理，使用扫描仪将文件转换为电子文件，然后存储在电脑或者网络存储空间中，便于查询和管理。
8.归档文件妥善保存：将整理好的文件存放在干燥、通风、防火和防尘的环境中，以防止文件受损或者丢失。
9.档案整理的常规维护：定期检查整理后的档案，确保文件的完整性和准确性，并对档案进行必要的维护和修整，如添加新的文件、调整分类、更新索引等。
10.督促整理：整理工作需要得到组织领导的高度重视和支持，需要分配专人负责整理工作，对整理工作进行督促和监督，确保整理工作的顺利进行。
11.培训和培训：组织可以为相关人员提供档案整理的培训和培训，使其了解整理步骤和方法，并能够熟练运用相关工具和软件。
12.应用整理结果：整理完文件之后，可以根据需要对文件进行查询、引用和利用，更好地为组织决策和业务开展提供支持。
以上是档案的整理方法与步骤，通过合理的规划、分类和归档可以帮助我们更好地管理和利用档案，提高工作效率和决策能力。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类
档案整理的方法和分类可以根据不同机构和组织的需求和实际情况适当调整，但一般可以采取以下方法和分类：
方法：
1. 辨别、筛选：根据文件的重要性、是否有用、是否需要保留等，将文件进行筛选，留下重要和有用的文件，清理无用的文件。
2. 排序、整理：将筛选出的文件按照一定的顺序和标准进行排序和整理，比如按照文件的时间、分类、编号等进行整理。
3. 文档标注、分类：给文件进行标注和分类，比如使用标签、文件夹、索引等方式，以便更好地管理和查询。
4. 存储、归档：将整理好的文件进行存储和归档，可以使用文件柜、公文袋、电子存储等方式进行归档，确保文件的安全和可访问性。
分类：
1. 按照文件的性质分类：将文件按照其性质进行分类，比如财务文件、人事档案、合同文件等。
2. 按照文件的时间分类：将文件按照其产生的时间进行分类，比如按照年份、季度、月份等进行分类。
3. 按照文件的重要性分类：将文件按照其重要性程度进行分类，比如紧急文件、一般文件、备份文件等。
4. 按照文件的部门分类：将文件按照其所属的部门或责任单位进行分类，比如
行政部门、研发部门、市场部门等。
5. 按照文件的编号分类：为文件进行编号，按照编号进行分类和归档，方便管理和检索。
以上仅是一些常见的档案整理的方法和分类，具体的方法和分类可以根据具体的需求和实际情况进行调整和定制。
归档文件方法和步骤
归档文件整理方法和步骤————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
整理档案的方法与步骤
整理档案的方法与步骤在日常工作和生活中，我们经常需要整理档案，无论是个人档案还是工作档案。
一个良好的档案整理方法和步骤能够帮助我们更高效地管理和利用档案，提高工作和生活效率。
下面，我将分享一些整理档案的方法和步骤，希望能帮助到大家。
首先，整理档案的方法包括分类、归档和清理。
分类是指将档案按照一定的标准进行分门别类，归档是将分类好的档案放入相应的文件夹或盒子中，清理是指定期对档案进行清理和更新。
接下来，我将详细介绍每个方法的具体步骤。
一、分类。
1. 根据内容分类，首先，根据档案的内容进行分类，比如将工作档案分为会议记录、合同文件、报告资料等；将个人档案分为家庭档案、个人证件、财务资料等。
这样可以让档案更加清晰明了。
2. 根据时间分类，其次，可以按照档案的时间顺序进行分类，比如将档案按年份、月份进行分类，这样可以方便查找和管理历史档案。
3. 根据重要性分类，最后，可以根据档案的重要性进行分类，将重要档案和一般档案进行区分，这样可以更好地保护重要档案。
二、归档。
1. 选择合适的文件夹或盒子，在进行归档时，需要选择合适的文件夹或盒子来存放档案，可以根据档案的大小和数量选择合适的存储设备。
2. 标注清晰明了，在归档时，需要对文件夹或盒子进行清晰明了的标注，包括档案的分类、时间、重要性等信息，这样可以方便查找和管理。
3. 定期整理归档，定期对已归档的档案进行整理和更新，及时清理不必要的档案，保持档案的整洁和有序。
三、清理。
1. 定期清理档案，定期对档案进行清理，删除过期或无用的档案，保持档案的及时更新和整洁。
2. 更新重要档案，对于重要档案，需要定期进行更新，比如将旧的合同文件替换为新的版本，保持档案的有效性和完整性。
3. 备份重要档案，对于重要档案，需要进行定期备份，确保档案的安全性和可靠性。
综上所述，整理档案的方法和步骤包括分类、归档和清理。
通过科学合理的档案整理方法和步骤，可以更好地管理和利用档案，提高工作和生活效率。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。
准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
试述档案归档“六步法”
试述档案归档“六步法”发布时间：2022-10-13T07:20:53.310Z 来源：《中国建设信息化》2022年第11期作者：姚丹[导读] 档案归档六步法是结合档案整理经验总结出来的，便于新从事档案工作人员借鉴的一种简明易姚丹航空工业沈阳飞机工业（集团）有限公司，辽宁沈阳 110034【摘要】：档案归档六步法是结合档案整理经验总结出来的，便于新从事档案工作人员借鉴的一种简明易懂、便于操作的整档方法。
围绕具体整理步骤，详述了6个环节的整理方法，简称整档六步法。
【关键词】：文书档案；整理；六步法；档案分类；管理技术1、整档六步法简述整档六步法主要适用于机关文书档案的整理。
其主要步骤为：收、三分、修排号、扫装、目录、盒，六步11个字。
在使用六步法整理档案时，应按照顺序进行，以有效避免档案整理过程中返工、漏项、重复等现象。
2、整理操作及技巧应用2.1收收集工作开展之前应查看归档范围与保管期限表，明确本单位文件材料归档范围和不归档范围。
常用两种收集方法：一是全面收集，收集范围应涵盖与单位有业务关系、隶属关系的上级、本级、同级、下级的文件材料，单位领导和各部门及个人存放的文件材料，同时注重各类载体材料的收集。
二是重点收集，确保重点机构、人员、文件内容以及账外文件的齐全。
[1]2.2 三分三分即分年度、分类别、分保管期限。
其中分类别既将文件按其机构或问题进行分类。
2.2.1分年度根据文件的形成时间来划分年度，一份文件往往有多个时间特征，归档时应按照归档文件整理规则要求的文件形成日期为准。
跨年度形成的文件，跨年度一般以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表及法规性文件等涉及不同年度的文件，统一按照文件签发日期判定其所属年度。
跨年度的请示与批复，放到批复年度；没有批复的，归入请示年度；跨年度规划，归入规划针对的第一年度；跨年度总结，归入总结针对的最后一个年度；跨年度会议文件，归入会议闭幕年度；跨年度办结的文件材料归入办结年度。
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归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
2、排列原则，是在最低一级类目内件的排列。
所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如按管期限－年度分类时，那么年度为最低一级类目。
3、排列方法：是文件形成的时间结合级别排列操作步骤：一是将文件按上下级（文件形成单位）分好，上级文排前，本级文排后，同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
四、编号1、编号项目编号项目分为必备项和选择项。
必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。
选择项主要指机构（问题）项。
（1）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。
用三位阿拉伯数字表示。
如：1号全宗表示为“001”。
（2）年度：指归档文件的形成年度。
应用四位阿拉伯数字表示。
2、加盖归档章归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置，如首页无盖章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章，一律使用蓝色印油盖章。
归档章填写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水。
3、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。
一般分为为长久、定期两种。
4、件号，指文件的排列序号，分为室编件号、馆编件号。
室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。
馆件编号，移交进馆时，按上面有关规定再确定。
机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可填写简称，如机构名称可简称，问题可写成“党群”“行政”“业务”等。
五、编目1、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。
总称为“归档文件目录”，项目包括：件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注等。
封面格式：设置全宗名称、年度、保管日期、机构（问题）等。
2、目录表填写方法与要求（1）件号，按室件编写填号（2）责任者，一般应使用全称或能用名称，联合发文的一般填写主办单位的（使用主办单位的文号）名称（3）文号，只填写文件的序号。
有字的填写字号。
如“党字4”。
（4）题名，应照实填写。
如有副题名时正题名能够反映文件的内容，副题名一般无须抄录；有的题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。
会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容；正文不能反映副文的内容时，也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
（5）日期，应以8位阿拉伯数字，填写可分为上下两行。
（6）页数，计算页数以文件中有图文的页面为一页，空页不计，折叠的仍按一页计算；来文与复文、正文与底稿作为一件算应将构成该件的各文件页数相加为该文件的页数。
（7）备注，主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上，如内容较多备注难以填写的时，可在备注栏中加“＊”将具体内容填入备考表中。
在填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。
使用计算机管理的单位，可在使用档案管理软件生成并打印目录。
一般情况下印四套，其中两套装订成册，（一套档案室留用，一套准备移交）一套做为备份或放入全宗卷内，另一套放在档案盒内。
3、目录封面的填写与装订归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
其中全宗名称应使用全称或通用简称填写，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。
装订。
装订顺序：外用硬封页，内有封页，再装订归档文件目录。
同一个期限的装订在一起，目录号统一一个流水号，每年沿续下去。
六、装盒1、归档文件装盒归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，应与归档文件目录中相应的条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。
具体要求：一是不同年度形成年度的归档文件不应放入同一个盒内；二是不同保管期限的归档文件不应放同一档案盒内；即是同一类档案装不满时，也不要混装，而应采取用不同厚度的档案盒来解决。
2、档案盒封面、脊背的填写档案盒封面应填写全称或规范化简称，填写时用油印式制作规范的印章（楷体小初）档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，各项填写要求如下：全宗号，可用档案馆给定的全宗号，没有可暂时空着。
年度，填写盒内文件形成的年度，如“2001”保管期限，填写盒内文件所属保管期限，填写长久、定期。
起止件号，填写盒内归档文件排列最前和最后的件号，件号之间用“－”连接。
盒号，档案盒顺序号，从2001年开始编，编到4位数后为一个断号，再另起号。
3、备考表的填写备考表放在盒内所有文件之后，用于以盒内归档文件进行必要注释说明。
填写要求如下：盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明。
整理人：一般由整理人填写。
检查人：一般由负责检查人员填写。
日期：按归档文件整理完毕的日期填写。
机关文件材料归档和不归档的范围（1987年12月4日国家档案局发布，自1987年12月4日起施行）为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。
1、归档的文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、1上级机关的文件材料：1、1、1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1、1、2上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；1、1、3党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；1、1、4代上级机关草拟并被采用的最后草稿和印本；1、1、5上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
1、2本机关的文件材料：1、2、1本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；1、2、2本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；1、2、3本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；1、2、4本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；1、2、5本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；1、2、6反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；1、2、7本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；1、2、8本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；1、2、9本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；1、2、10本机关党委、团委、工会和内部组织结构在工作活动中形成的重要文件材料；1、2、11内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；1、2、12机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；1、2、13本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；1、2、14本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；1、2、15本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；1、2、16本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1、2、17本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；1、2、18本机关及机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；1、2、19本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；1、2、20本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；1、2、21本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；1、2、22本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；1、2、23各种普查工作中形成的文件材料；1、2、24按有关规定应归档的死亡干部档案材料。