(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度
是指为了规范机关文书档案的管理，确保机关文书档案的有效保存、利用和保护，制定的一系列制度和规定。
机关文书档案管理制度包括以下几个方面：
1. 文书档案的分类与编号制度：根据机关工作的性质和内容，将文书档案进行分类，并为每个文书档案进行编号，以便于管理和检索。
2. 文书档案的登记与备案制度：对于机关产生的各类文书档案，要及时进行登记和备案，确保文书档案的来源和数量可控。
3. 文书档案的归档与整理制度：机关文书档案应按照一定的流程进行归档和整理，将归档的文书档案按照一定的顺序和标准放置在档案柜或档案室中，以方便管理和使用。
4. 文书档案的借阅和复制制度：机关内部工作人员有需要借阅或复制文书档案的，需要提出申请并经批准，同时要有相关的登记和记录，确保文书档案的安全和完整性。
5. 文书档案的保存与销毁制度：机关应根据法律法规和相关规定，对文书档案进行保存和销毁，确保文书档案的保存期限和销毁程序的合法合规。
6. 文书档案的电子化管理制度：随着信息技术的不断发展，机关可以将部分文书档案进行电子化管理，包括电子文件的创建、保存、查询和保护等，提高档案管理的效率和安全性。
以上是机关文书档案管理制度的一些基本内容，具体的制度和规定还需要根据机关的实际情况进行制定和完善。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
档案管理制度及工作要求
一、总则为加强我单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理的范围1. 机关、团体、企业、事业单位和其他组织的文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。
2. 人员档案、财务档案、设备档案、基建档案等。
3. 具有保存价值的各类文件、资料、图表、照片、录音录像等。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作。
3. 全体员工应积极参与档案管理工作，遵守档案管理制度，履行档案管理职责。
四、档案收集与整理1. 收集范围：按照档案管理的范围，全面收集各类档案资料。
2. 收集要求：（1）及时性：档案资料应于形成后及时收集。
（2）完整性：收集的档案资料应齐全，无遗漏。
（3）准确性：收集的档案资料应真实、准确。
3. 整理要求：（1）分类：按照档案的性质、来源、用途等进行分类。
（2）编目：编制档案目录，包括档号、档名、卷号、页数、形成时间、存放位置等。
（3）装订：按照规定格式进行装订，确保档案的整洁、美观。
五、档案保管与利用1. 保管要求：（1）安全：确保档案的实体安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为破坏。
（2）保密：严格遵守国家保密法规，确保档案的保密性。
（3）整洁：保持档案库房整洁，定期清理库房，保持通风、干燥。
2. 利用要求：（1）查阅：档案资料查阅需经档案管理部门批准，按照规定程序进行。
（2）复制：复制档案资料需经档案管理部门批准，并注明复制用途。
（3）外借：档案资料外借需经档案管理部门批准，并办理相关手续。
六、档案销毁1. 销毁范围：已失去保存价值或按规定应销毁的档案资料。
2. 销毁程序：（1）编制销毁清单，经档案管理部门负责人审批。
（2）销毁前，将销毁清单报上级档案管理部门备案。
（3）销毁时，由两人以上共同监销，确保档案资料全部销毁。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
公文归档整理
公文归档整理篇一：文件归档整理方法和要求2012归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。
归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。
第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。
各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。
收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。
1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。
2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。
3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。
4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。
二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。
凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。
三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件进行装订。
正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。
以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等。
会议记录一次会议作为一件。
四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
（档案管理）档案归档文件整理的基本方法
（档案管理）档案归档⽂件整理的基本⽅法归档⽂件整理的基本⽅法⼀、装订1、件的区分件是指归档⽂件的整理单位。
⼀般以每份⽂件为⼀件，⽂件正本与定稿为⼀件，正⽂与附件为⼀件，定件与复制件为⼀件，转发⽂与被转发⽂为⼀件，报表、名册、图册等⼀册（本）为⼀件，来⽂与复⽂为⼀件；⼀次会议或活动的⽂件可为⼀件或两件；会议记录、简报、信息均可为⼀件或两件；介绍信、存根经⽩纸托裱各满30张为⼀件。
“为⼀件”是指在实体上装订在⼀起，编⽬时也只体现为⼀条条⽬。
2、装订⽅法每“件”⽂件材料的具体排列顺序如下：正⽂在前，定稿在后；正⽂在前，附件在后；原件在前，复件在后；转⽂在前，被转发⽂在后；复⽂在前，来⽂在后。
每件的装订主要采取的左上⾓装订法，具体操作将⽂件的左、上侧对齐，并在左上⾓按包⾓纸⼤⼩四⾯涂上浆糊，⽤包⾓纸套在左上侧，压紧即可；⽂件超过40页以上，采⽤左侧三孔⼀线装订法。
⼆、分类1、分类⽅法根据实际情况，我们选择以下分类⽅法保管期限－年度分类法这种⽅法适⽤于内部机构虽有变化但不复杂的⽴档单位。
主要是设置简单的基层单位或⼩机关，或每年形成的⽂件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类⽅案分类⽅案⼀般有引⾔、类别序号、类⽬名称组成，必要时可对类⽬所指的范围和归类⽅法等加以说明。
（1）引⾔，提⽰分类⽅法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类⽅法。
（2）类别序号，是最低⼀级类⽬（机构或问题）的序号（3）类⽬名称，按机构分类的，机关内部第⼀层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采⽤两级分类的也应编制分类⽅案，以相对固定⼀个单位归档⽂件的排列顺序。
3、⽂件按照其⾃⾝的内容、形式、时间、来源等⽅⾯，根据编制分类⽅案，分门别类地组放在⼀起，使所有⽂件构成⼀个有机整体。
三、归档⽂件排列1、⽂件排列的含义，是指在分类⽅案的最低⼀级类⽬内，根据⼀定的⽅法确定归档⽂件先后次序的过程。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
(档案管理)文书档案归档制度
（档案管理）文书档案归档制度1西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。
各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。
第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。
任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。
工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。
第五条归档范围详细如下：2一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。
这些文件来自三级行文机关。
（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
2、发文。
一般有两种形式。
归档文件整理的基本程序及质量要求
归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。
（1）会议记录可为一件。
（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。
（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。
（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。
（7）大事记可为一件或按时间划分多件。
二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。
2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。
（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。
（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。
（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。
3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。
三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。
2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。
3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。
5）合同（协议）归入执行完结的年度。
机关文书档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强机关文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关各部门、各单位及全体工作人员。
第三条机关文书档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理工作合法、合规。
（二）集中统一管理：机关文书档案实行集中统一管理，各部门、各单位不得擅自设立档案室。
（三）科学分类：按照档案的性质、来源、内容和形式进行科学分类，便于检索和利用。
（四）安全保管：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。
第二章档案管理机构及职责第四条机关档案管理部门负责全机关档案管理工作，其主要职责如下：（一）制定档案管理制度，并组织实施。
（二）负责档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、检索、利用和销毁等工作。
（三）组织开展档案工作人员培训，提高档案管理水平。
（四）监督、检查各部门、各单位档案管理工作。
第五条各部门、各单位应设立档案管理员，负责本部门、本单位的档案管理工作，其主要职责如下：（一）负责本部门、本单位档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（二）协助档案管理部门做好档案鉴定、销毁等工作。
（三）负责本部门、本单位档案的统计和报告工作。
第三章档案收集与整理第六条机关文书档案收集范围：（一）机关日常工作中的文件、资料、报表、图表、照片等。
（二）机关内部各部门、各单位形成的文件、资料、报表、图表、照片等。
（三）机关参加的社会活动、会议、培训等形成的文件、资料、报表、图表、照片等。
第七条档案整理要求：（一）按照档案的性质、来源、内容和形式进行分类、立卷、归档。
（二）档案卷内文件应按照文件形成的时间顺序排列，保持文件之间的有机联系。
（三）档案卷内文件应使用规范的档案袋装订，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持通风、干燥、清洁，温度和湿度应符合国家档案保管标准。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
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机关文书档案的整理归档方法和要求（2008年4月2日）一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。
确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
C、文电合一。
D、底稿随印件一起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。
E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
F、附件随正件收集归档。
G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
（6）空白纸张抽除。
2、装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。
较厚的仍用三孔一线进行装订。
文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。
（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。
）3、件内的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类分类是归档文件整理工作的基本步骤。
是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。
1、按年度归档：（1）一般文件归入文件签发年度。
如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。
如处理案件、同一问题的来文和复文等；（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。
2、按保管期限归档：文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
（五）“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
具体情况处理：1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。
3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。
鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。
这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
（六）编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
单位：mm1、盖章要求：（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。
一个单位归档章加盖的位置应统一；（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
交通系统统一暂空不填。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号，每年都是从“1”开始编。
馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。
实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：此栏不必填写。
（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。
（七）编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。
归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。
填写归档文件目录的要求：1、件号：填写室编件号。
作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
可写通用简称或全称，注意不要用“本公司、本处”等。
若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
如武档发[2007]12号。
没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
4、题名：即文件标题。
一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”号；如干部任免、表彰先进等文件；（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20070611”，若文件无日期，可用“0000”代替。
若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒内保管。
用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
装盒时应注意以下问题：1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。
有2、3、4公分的档案盒。
一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。
（九）档案排架1、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。
2、排架方法：在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
六、今年归档工作结束后材料报送要求今年各单位文件材料整理归档工作要求于6月底前结束。
并将归档文件目录（纸质和电子版）、机构人员变动情况表、整理归档工作小结、单位2007年度工作总结（或工作年鉴）和各单位2007年度始发电子文件（用光盘保存）等材料装盒后报送区档案局。