办公室一般档案管理及文书档案借阅制

档案管理及文书档案借阅制度

一、档案归档

（一）公文原件由案件审理室收集、整理，每年年底进行归档、立卷工作。

（二）按照档案分类办法及保管期限的有关规定进行划分组卷，建立案卷目录、案卷文件目录和全宗介绍。

（三）案卷排序、封皮书写、装订等要严格按照上级档案部门规定进行。

（四）文件的销毁要编制销毁清单，并经主任审核、批准后方可销毁。

二、档案管理

（一）定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案要及时修被、复制。

（二）遵守《保密守则》，借阅文书档案必须按规定办理相关手续。

（三）做好统计工作，及时向上级档案部门移交相关的档案，办好移交手续。

三、档案的借阅

（一）各部门借阅文书档案必须经局长同意。

（二）本单位或个人借阅文书档案须持本单位证明和能证明本人身份的证件。

（三）不得将办公室文件私自带出机关，如有特殊需要的，须经局长同意并办理借阅手续。

四、档案归档制度

（一）归档范围的保管期限

1.办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、区委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书等实物档案，均属归档范围。

2.办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

（二）归档时间

实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、区委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。

（三）归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

五、档案人员岗位职责

（一）服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。

（二）档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

（三）档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各

科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

（四）督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

（五）各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。