办公室文书档案的管理常见问题及对策

办公室文书档案的管理常见问题及对策

发表时间：2019-10-15T14:56:52.233Z 来源：《建筑细部》2019年第6期作者：梁杰娟[导读] 如何对办公宣文书档案进行标准化的管理，提高档案的利用效率及真实有效性就成为了一个重要的课题。

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摘要：办公室文书档案管理是事业单位管理工作中的重要环节，且管理质量的好坏会对事业单位整体管理水平产生极大的影响，需要事业单位加强文书档案管理，针对比较常见的问题需及时采取有效措施。因而本文就针对现代事业单位在办公室文书档案管理中所存在的问题进行重点探究，并提出相应的解决对策，以期能够切实提高事业单位在文书档案中的管理水平，促进事业单位获得更好的发展。

关键词：文书档案；管理；问题；对策

引用：文书档案的管理工作是组织内基础管理工作的重要组成部分，办公室文书档案的内容体现在办公室及组织内部在进行各项管理或其他活动中所产生的行为结果及过程记录，所以，其管理水平的高低对档案的完盛度及质量都有着直接的关系，如果文书档案的管理工作科学导致档案内容的真实、全面，那么将会为办公室及组织整体的发展提供有力的保障，所以在经济及竟争高度发展的今天，如何对办公宣文书档案进行标准化的管理，提高档案的利用效率及真实有效性就成为了一个重要的课题。

一、办公室文书档案概述

文书档案是以文字作为信息我体，是用来记录组织或个人行为为操作的文字材料，是办公室及事业单位或其他组织处理各种事物所用到的凭证。

文书植案具有收集与保存的特点，主要是利用纸张记录的方法将各项事件的发生过程收集、记录、分类，最终放置在统一的地方进行保管，所以，办公宣文书档案需要确保档案内容的完整性与真实性，发挥出记载经历、借鉴未来的作用。虽然科学技术的不断发展导致各项记录工作都以变成信息化，但是文书档案仍然具有很强的不可替代性，其不仅能够为信息化的文书档案管理工作提供可靠的依据，还能够为整体的决提供指导，在很多组织中，文书档案的管理工作都是各个部门管理的重中之重。

二、办公室文书档案管理比较常见的问题

针对当前事业单位在办公室文书档案管理中存在的问题，不仅影响档案管理质量和管理效率，还对事业单位发展造成不小的阻碍。因而作为事业单位领导者，有必要分析这些问题出现的原因，并在此基础上实施针对新的解决措施。对于事业单位在办公室文书档案管理中存在问题，主要集中在以下三个方面：

1）对文书档案管理工作的重视程度不够。结合当前我国大多数事业单位的文书档案管理情况可发现，事业单位在此工作中存在普遍的问题，就是对文书档案管理不够重视，因而在实际管理工作中还是将文书档案仅作为整理文件的一项工作，缺乏对这方面的管理意识，进而在一定程度上影响文书档案管理患工作功能作用的发挥。

2）缺乏专业的文档案管理人员。在不少事业单位中，文书档案管理人员多为兼职人员，而这些人员不具有专业的文书管理知识和技能，进而影响管理效果。一般来说，文书档案管理工作主要是由办公室秘书或相关职能部门的行政管理人员负责，但是在实际中，这些人员都有自己的本职工作，并没有过多的精力进行文书档案管理工作。由此说明，事业单位在文书档案管理工作中缺少专业人员，长期以往，势必会影响事业单位发展。

3）文书档案管理模式较为落后。不少事业单位在文书档案管理工作中还在使用传统的管理模式，简单来说就是采用人工的方式进行文书档案管理。对于这种管理模式，不仅需要消耗大量的人力，物力和财力，还会影响文书档案管理效果。另外，在当前信息时代下，部分事业单位在办公室文书档案上的信息化投入不足，并没有根据实际需求，合理配置相应的设备，进而在一定程度上影响文书档案管理工作开展的效率。

三、如何有效解决办公室文书档案管理中的问题

通过上述对办公室文书档案管理比较常见的问题进行深入分析后，事业单位则可在此基础上实施相应的对策，下文就从三个方面给出解决事业单位在办公室文书档案管理中面临问题的对策，希望能够帮助事业单位切实提高文书档案管理质量，推动其在当前市场环境下的稳定发展。

1）提高对文书档案管理的重视程度。对于发展事业单位而言，要想确保文书档案管理工作有序进行，切实提高文书档案管理水平，其首先要注重自身思想观念的调整[5]。相关领导人员要能够充分认识文书档案管理工作开展的重要性，只有这样才能够在最大程度上提高办公室档案管理工作开展的有序性，与此同时有关领导还要针对文书档案管理加大资金投入。最后，还要结合事业单位发展情况以及文书档案管理所具有的特点，制定出文书档案管理的相关决策，这样做，可显著提高文书档案管理工作开展的规范性，满足相关标准和要求。

2）注重对文书档案管理人员专业素质的提升。对于如何提升文书档案管理人员的专业素质，事业单位则可从以下两个方面入手：一是，积极引进专业文化档案管理人员，这样做，主要是为了充实事业单位现有的档案管理人才力量。另外，事业单位还需对现有的文书档案管理人员进行定期培训，促使其能够在培训过程中不断提高自身能力；二是，作为办公室档案管理人员，要想切实提高管理效果，则要能够积极参与各项培训活动，加强对档案管理专业知识的学习，以此掌握更多的专业档案管理知识。

3）健全文书档案管理制度。众所周知，制度的建立是工作开展的重要保障，因而事业单位要想能够进一步提高是办公室文书档案管理工作质量和水平，首先就要结合实际，有针对性健全现有的文书档案管理机制。实践证明，通过对制度的实施，对文书档案管理工作的开展进行规范，能够对文书档案管理人员起到一定的激励作用。基于此，事业单位在管理工作中要对此予以足够的重视，利用制度来落实档案管理责任，增强管理人员在工作中的责任意识，从而更好的保证文书档案管理工作的整体质量，确保工作开展的有序性。

4）建立自动化OA系统与档案管理系统对接平台。对于文书OA系统的流转和档案管理系统是处于各自存在的状态，在实际工作中，为了能够提高文书归档的效率，确保大数据可进行共享，事业单位则可通过自动化OA系统进行文书审批，并将其抓到中间平台，按照相关标准和要求进行合理分类。在此过程中，管理人员需利用计算机进行管理，并将所获得的数据导入在档案管理系统中。经过系统的信息化管理后，有助于事业单位在管理工作中切实提高文书处理和档案管理一体化程度。