《归档文件整理规则》办法
《归档文件整理规则》实施办法
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
《归档文件整理规则》实施细则
《归档文件整理规则》实施细则吴江市《归档文件整理规则》实施细则1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。
本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。
4 整理方法4.1 件的确定本细则以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;介绍信存根一本为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请求与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
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简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规
则》的通知
文章属性
•【制定机关】国家档案局
•【公布日期】2015.10.25
•【文号】档发〔2015〕6号
•【施行日期】2016.06.01
•【效力等级】部门规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】标准化
正文
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的
通知
档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局
2015年10月25日附件：《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）。
湖南省《归档文件整理规则》实施细则(试行)
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。
第四条根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。
第七条科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第三章文件归档整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
第九条整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。
可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。
第＋条立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十一条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第＋二条档案人员应探人实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法——苏档〔2003〕14号
江苏省《归档文件整理规则》实施办法苏档〔2003〕14号1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）要求。
4 整理方法4.1 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
《归档文件整理规则》操作指南
《归档文件整理规则》操作指南2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。
一、归档文件整理的组织《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。
1、《文件材料整理及归档办法》建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容：（1）明确整理工作的环节。
在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。
（2）明确全宗及分类方案。
在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。
某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。
已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。
（3）确定整理方法。
依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。
注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。
（4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
（5）限定归档的时间和质量要求。
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
如何实施《归档文件整理规则》
确 ，我 们 可 以 对 这 一 类 利 用 者 提 供
快速 优质 的服 务 。
第 二 是 利 用 者 只 知 道 发 文 编 号 ，不 知 道 文 件 标 题 。 利 用 者 常 常 拿 着 一 份 文 件 ，根 据 该 份 文件 提 供
的 相 关 文 件 的 发 文编 号 （ ： “ 如 参
的归档 整理 和提 供利 用既遵 循 《 规 则 》 的 规 范 ， 又 的 要 求 。
一
、
确 定 符 合 本 单 位 的 档 案 分
切 实 解 决 利 用 工 作 中 的 问 题 《 则 》 取 消 了 案 卷 级 ，档 案 规 工作 者不 用再 为拟写 案卷 标题 而大 伤脑筋 ，减少 了工 作量 ；实行 随办 随 归制 度 ．不 用 再 象 过 去 那 样 等 文
文 件 没 有 排 在 一 起 ，缺 乏 明 显 的 联
关 某 个 内 容 方 面 的 文 件 ，这 就 给 我
们查 找档 案带 来 了困难 。
我 们采 取 了年度— — 保管 期限 的分 类 方 法 。 这 种 分 类 方 法 比 较 适 合 我
们 企 业 的 实 际 情 况 ，也 避 免 了 二 级 单 位 产 生 的 应 归 档 文 件 甚 少 ， 不 便 于 按 机 构 分 类 的 问 题 。 经 过 近 一 年 的 实 践 ，这 种 方 法 既 简 化 了 分 类 ． 使 查找 利用 十分 方便 ．又符合 《 规
况 ．采 取 了相 应 措 施 ，使 文 书 材 料
求 ，提 供 利 用 都 很 方 便 。 但 是 ， 万
一
遇 到 停 电 或 计 算 机 发 生 故 障 ， 就
单 份 文 件 用 不 锈 钢 书 钉 装 订 。这 样 可 以 使 成 套 完 整 文 件 保 持 其 系 统
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
浙江省实施《归档文件整理规则》办法
浙江省实施《归档文件整理规则》办法(试行)1．引言1．1为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。
1．2本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。
1．3本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。
1．4本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。
1．5归档文件整理的单位是件。
一般以自然件为一件，逐件整理归档。
1．5．1单份文件，一份为一件。
1．5．2文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。
1．5．3报表、名册、图册、期刊等，一册(本)为一件。
1．5．4同一年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)为一件，跨年度形成的可各为一件。
2．归档文件整理原则2．1归档文件整理是将归档文件以件为单位：进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．2归档文件整理原则遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。
3．归档文件质量要求3．1每件归档文件均应齐全、完整。
对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3．2归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。
用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。
4．归档文件整理方法4．1装订4．1．1归档文件应逐件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
4．1．2使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。
每件归档文件可用缝纫踏线(沿装订线或左上角斜角踏线)或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。
归档文件整理规则
单位，进行文件级整理。 “件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具 体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割， 因此也应作为一件。 返回
报表、名册、图册等怎样确定件数？
报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相
对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其 本来的装订方式，一册（本）作为一件。 相同责任者的同一事由的名册为一件，如某单 位的职工名册、党员名册、退休人员名册各为 一件。 返回
《归档文件整理规则》的特点
对内容规定的灵活性：各单位可以根据自身的
实际选择适宜的整理方式，例如，分类只限定 基本分类方法，允许各机关以不同方式组合， 制定切合本机关实际的分类方案； 实施《规则》时间的灵活性：《规则》作为推 荐性行业标准，放宽对实施《规则》过渡期的 要求，各地档案行政管理部门根据本地区实际 情况，在积极推进档案工作现代化的同时，灵 活掌握《规则》的推广时间和推广进度。返回
《归档文件整理规则》简介
《归档文件整理规则》于2000年12月6日，由国家档案
局正式以中华人民共和国行业标准（DA/T22--2000） 颁布，并于2001年1月1日起实施。 《归档文件整理规则》共五个部分： 1、适用范围； 2、定义（归档文件、归档文件整理、件）； 3、整理原则（一句话）； 4、质量要求（二条）； 5、整理方法（六个小部分，三十三条）。 结束
来文与复文怎样确定件数？
DA_T 22-2015《 归档文件整理规则》
ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
《之二、归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二〈〈归档文件整理规则》讲座主讲赵海林二OO五年五月第一讲〈〈归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景〈〈归档文件整理规则》（以下简称〈〈规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000 。
由国家档案局于2000年12 月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法
江苏省《归档文件整理规则》实施办法1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。
4 整理方法4.l 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。
第四条根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。
第七条科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第三章文件归档整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
第九条整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。
可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。
第＋条立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十一条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
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浙江省实施《归档文件整理规则》办法
浙江省实施《归档文件整理规则》办法
1.引言
1.1 为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。
1.2 本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。
1.3 本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。
1.4 本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。
1.5 归档文件整理的单位是件。
一般以自然件为一件，逐件整理归档。
1.5.1 单份文件，一份为一件。
1.5.2 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。
1.5.3 报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。
1.5.4 同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。
2. 归档文件整理原则
2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.2 归档文件整理原则
遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。
3.归档文件质量要求
3.1每件归档文件均应齐全、完整。
对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。
用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。
4. 归档文件整理方法
4.1 装订
4.1.1 归档文件应逐件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
4.1.2 使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。
每件归档文件可用缝纫踏线（沿装订线或左上角斜角踏线）或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。
装订应不影响归档文件的阅读和复制。
4.2 分类
分类方案可以结合年度、保管期限、机构（问题）制定。
同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致，以保证分类方案的稳定。
4.2.1 按年度分类
将文件按其形成或办理的年度分类。
跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。
4.2.2 按保管期限分类
将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。
4.2.3 按机构分类
将文件按形成或承办的机构分类。
4.2.4 按问题分类
将文件按其内容所说明的问题分类。
4.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。
如：按年度—机构—保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时间（或重要程度）先后排列，并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。
4.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
4.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
4.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4.4.3 保管期限：标注归档文件保管理期限的简称或代码。
如：永久为“永”，长期的“长”，短期为“短”；或永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。
4.4.4 件号：文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号在分类方案的最低一级类目内。
按文件排列顺序从“1”开始标注。
如：按年度—机构—保管期限分类，可一个保管期限编一个大流水号。
馆编件号按进馆要求标注。
4.4.5 机构：编写文件形成或承办部门的名称或规范化简称，如宣传教育（－番达教育网）处可简称为“宣教处”。
4.4.6 问题：填写分类方案类目的问题名称，如“党群”、“行政”、“业务”等。
4.5 编目
归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。
4.5.1 《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并应装订成册。
4.5.2 归档文件目录封面内容包括：全宗名称、年度等必备项，保管期限、机构（问题）等选择项。
封面用纸幅面采用国际标准A4型。
4.5.3 归档整理说明内容包括：本年度立档单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况；本年度文书档案整理归档情况。
4.5.4 归档文件目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
4.5.4.1 件号：填写室编件号。
4.5.4.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.5.4.3 文号：文件的发文字号。
4.5.4.4 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
4.5.4.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
4.5.4.6 页数：每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
4.5.4.7 备注：注释文件需补充和说明的情况。
4.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
4.6.1 根据分类方法的不同，应将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，即不同形成年度、保管期限和机构（问题）的归档文件，不能放入同一档案盒。
4.6.2 档案盒
4.6.2.1 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm。
4.6.2.2 档案盒应根据摆放方式不同（档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒竖放排列，即档案盒的长作为脊），在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
其中，起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
4.6.2.3 档案盒应采用无酸纸制作。
4.6.3 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
4.6.3.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4.6.3.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
4.6.3.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.6.3.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
5. 本办法由浙江省档案局负责解释。