管理者如何拟定计划

孙子兵法第一篇为《始计》，说明所有作战开始于计划和谋算；管理大师戴明博士的管理循环说“PDCA”也由计划(Plan)开始；管理的五大功能计划、组织、指挥、控制与协调，计划也排在开头；古语说“豫则立，不豫则废”，也说明了准备工作的重要性。因此可以说古今中外的道理都同样说明工作计划的重要性。然而如何具体开始一项计划，如何才能制定合理可行的计划，计划应该包括哪些要素呢?这样就必须研究学校管理成功的起点——计划的“秘诀”。

计划是什么呢?计划是设定目标，以及决定如何达成目标的过程。简单说便是设定目标，指明路线的过程，这个过程包含信息的收集、整理、分析、归纳，目标的思考与设定，执行方案的构想、比较与决策，学校内外的沟通协调，必要资源的分析、统计与组合，以及过程中所遇到问题的解决等，计划的过程本身充满挑战，对思维能力是极大的考验，当然要成为好的学校管理者，擅长制定计划是至关重要的第一步。

制定一项计划时必须包含以下四个要素：第一，清晰的目标；第二，明确的方法与步骤；第三，必要的资源；第四，可能的问题与成功的关键。

举例说明，如果你是校长，明天上午9点邀请某名师到校讲课，务必准时开始，这是目标；联系如何来校，这是方法；如何接待，这是资源；如果路上塞车或天气不佳等，这是计划中可能的问题；成功的关键则是事先联系、联系车辆、询问天气、预留可能耽搁的时间。

制定一项好的计划，先要从制定有效的目标开始。在制定计划或评估下属的计划是否完整时，以上四个要素是最为基本的。其中第一项清晰的目标，要达到什么样的标准呢?一般来说，有效的目标要具有以下五个方面的内容：明确具体的内容；可衡量的或数字化的内容；行动导向的内容；合理可行的内容；有时间限制的内容。

例如下面一些目标，就各有短处，不符合有效目标的内容。“明年要在教育质量上加大力度，管理要过硬”，这一目标不明确也无法衡量；“大幅度提高教职工满意度”，这一目标没有时间限制，也没有衡量的标准；“教师每天练字30分钟”，这一目标做不到，不可行，如果教师出差、生病怎么办?不妨改为每周至少练钢笔字500个，或每月不少于2000个就变得合理可行了。

如何提高计划的可行性，并缩短与事实的差距呢?我们知道计划的过程就是

将未来要发生的事情事先预演，因此以及考虑必要的细节是很重要的。构思完成的具体对象，想象愈具体愈好。对于可能发生问题之处，要面对现实，不要自欺欺人。例如，如果资金不到位该如何?不要说不可能，而是问如果发生怎么办?对于必要的资源考虑要周到，并且要有较高的把握或替代方案。与相关部门的协调，由于学校中的任务大多数要许多人配合才能完成，因此充分协调可以提高成功比率。执行时的检查与监督，不要等到无法挽回才发现问题。定期进行检查，提早发现问题，可以增加成功率。

在此基础上管理者还必须明确计划的类型，不同的计划类型，其计划的步骤、程序与技巧都不相同。计划可以分为目标型计划、例行型计划和问题型计划三类。

第一类是目标型计划。以达成特定目标为主的计划，一般也称为项目，其制定执行的过程就称为项目管理。

第二类是例行型计划。经常重复的例行工作计划，一般把这些计划制定成为标准化、规范化的工作程序。

第三类是问题型计划。以解决问题为主的计划，一般也称为问题处置。

下面我们来看看这几个例子。“八月底以前完成网络新设备安装”；“三月底以前处理恶性事故欠款20万元”；“于二月底以前制定新进教师培训计划”；“月底前新生入学教育计划”；“三月代表学校赴北京参加教育研讨会”。其中第一个例子属于目标型计划，第二个例子属于问题型计划，第五个属于目标型计划。新进教师培训第一次进行时是目标型计划，如果经常举办，可以变成例行型计划。新生入学教育计划也是如此道理。

制定目标型计划需要七大步骤：

第一步，描绘结果。设定目标并清晰地描绘最终期望的结果，可用数字、图形、表格、模型来呈现。

第二步，任务展开。将达成目标所需的工作项目逐一列出，直到能够有效掌握具体情况为止，可以使用心理图像法或目标树来进行。

第三步，安排进度。将工作项目依照先后顺序安排，以便了解相互关系与总体所需时间，可以使用计划评估图与甘特图进行。

第四步，统计资源。将完成计划所需资源分类统计，可以分为必要与需要，按照人力资源、设备物品与费用等统计。

第五步，可能问题。将当前尚未解决或可能会发生的问题逐一列出，并构想最坏情况发生时，风险是否可以承担，以及预先构想解决方案。

第六步，评估修正。重新检视整个计划的重要环节，针对可行性进行评估，并做出必要的调整与修正，以提高计划的成功率，可以使用矩阵图与加权指数法。

第七步，管理重点。最后做一份执行时的管理重点，确保执行时能依照计划进行，包含成功关键点，可能问题的避免与解决方案，以及进度上的里程碑，常用的工具是检查表、甘特图、备忘录与说明书。

这七个步骤可以这样来表述：先决定要达到什么目的?要做哪些事才能达到这个结果?这些事执行的先后程序与进度如何?需要具备哪些条件才能达成?执行时可能会遇到什么问题?综合以上因素考虑，并做出必要的调整，最后执行应掌握什么重点才能成功。

制定计划时，建议使用大一点的纸，纸放在桌子上或贴在墙上，这样可以尽情挥洒，思维不受限制，同时使用几种不同粗细与颜色的笔，便于标识与分类，当然直接在电脑上进行也是很好的办法。管理者可以自己独立思考，也可以多人一起讨论。构思时要让左右脑同时并用，右脑负责水平思考，提出创意与构思点子，左脑负责垂直思考，担任分析与逻辑推理的任务。

制定计划的节奏可以使用“快慢、慢快法”。初步构思框架时速度要快，以便能快速掌握目标、任务、任务间的相关性与大约所需时间与资源；接下来构思方案，比较方案，制定决策要慢，反复推敲，左思右想，瞻前顾后；进一步需要与相关人员进行协调沟通时也要慢，事缓则圆，太急躁不易取得充分的共识；最后分配任务开始行动时，要快速行动，遇到问题尽速解决，不能拖延，因为该考虑的都已经思考清楚了。当然上述快慢时间，并没有一定的标准，任务的复杂性与紧急度也不尽相同，所有时间上的节奏感只是原则上的建议。

计划要作多详细才算是好计划呢?对这一问题应考虑四个方面。

首先，管理者的角色。如果是一把手，当然许多计划只需要制定大方向即可，如果是具体负责的人，或负责作策划的人，自然就要详细一些。

其次，计划的项目。如果从没有作过，风险较大，内容复杂，关联的人较多或对学校的影响较大，就需要详细一些。

第三，执行人员的熟练度。如果执行人员对该项任务不熟悉，计划便要详细。