Word文档排版与页面设置技巧解析

Word文档排版与页面设置技巧

1、Word文档中巧妙实现首字下沉效果

在报刊、杂志等一些特殊文档中，为了突出段落中的第一个文字，通常会使用首字下沉的排版方式。其具体操作步骤如下：

（1）将插入点定位于需应用首字下沉的第一段文本的任意位置，选择“格式首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框。

（2）单击“位置”栏中的“下沉”图标，在“选项”栏的“字体”下拉列表框中选择下沉文字的字体，在“下沉行数”数值框中设置下沉行数，在“距正文”数值框中设置下沉位置，单击按钮完成设置。

2、一次性转换多篇文档的格式

在Word中，可以一次性将Word文档与其他类型的文件（如.xls，.ppt，.wps 或.html等格式的文件）进行相互转换。其具体操作步骤如下：

（1）将要转换的文件保存到同一个文件夹中，在Word窗口中选择“文件新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。

（2）单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，单击“其他文档”选项卡，选择“转换向导”选项。

（3）单击按钮，打开“转换向导”对话框。单击按钮，根据所需选择“将其他文件格式转换为Word文档”或“从Word文档格式转换为其他格式的文件”单选项，在其下方的列表框中选择要转换的文件类型。

（4）单击按钮，分别单击“源文件夹”和“目标文件夹”栏后面的按钮，打开相应的对话框，选择源文件夹与转换后要保存到的目标文件夹。

（5）单击按钮，在“可用文件”列表框中选择要转换的文件，如果全部都需要转换，可以单击按钮，将其添加到“转换文件”列表框中。

（6）单击按钮，Word便开始自动转换选择的文件。

（7）转换完毕，将打开提示对话框询问是否还需转换其他文件，单击按钮关闭对话框即可。

3、中文的繁简体转换

进行中文繁简转换的操作步骤如下：

（1）选择“工具语言中文简繁转换”命令，打开“中文简繁转换”对话框。（2）在“转换方向”栏中选中“简体中文转换为繁体中文”单选项（如果是将繁体转换为简体，则选中“繁体中文转换为简体中文”单选项），单击按钮即可将文本转换为相应的繁体文本或简体文本。

注意：如果转换时要将词汇一同转换，则需选中“转换

时包括词汇”复选框。有些繁体字是异体字，并非简体

中文的标准字型，只在中国台湾地区、香港特别行政区

和澳门特别行政区使用，若要转换后的文字更具可读性，

可取消选中“转换时包括词汇”复选框，再选中“使用

港澳台地区的异体字”复选框。

4、为3位数字设置带圈字符

为3位数字设置带圈字符的操作步骤如下：

（1）在文档中输入一个设为带圈字符的文字，如“圈”。

（2）将输入的文字选中，选择“格式中文版式带圈字符”命令，打开“带圈字符”对话框，在“样式”栏中选择“增大圈号”样式，单击按钮，该文字自

动转换为带圈字符。

（3）在输入的带圈字符上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将带圈字符转换成域代码。

（4）选择域代码中的圈号，按下【Ctrl+ ] 】或【Ctrl+ [ 】组合键对圈号的大小进行调整，当调整到合适大小后，将域代码中的数额改为要输入的3位数字即

5、为单字设置稿纸样式

为单字设置稿纸样式的具体操作步骤如下：

（1）先选择要设为稿纸样式的文字，按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。

（2）在“查找内容”下拉列表框中输入“^”，在“替换为”下拉列表框中输入“^&$”。单击按钮，Word将在所选的每一文本后加上“$”符号。

（3）替换完成后将打开一个提示框，询问是否搜索文档的其他部分，单击按钮，再单击按钮关闭“查找和替换”对话框。

（4）选择替换完成的文字，选择“表格转换文本转换成表格”命令，打开对话框。

（5）在对话框下方的“文字分隔位置”栏中选中“其他字符”单选项，在其后的文本框中输入符号“$”，在上方的“列数”数值框中设置所需要的列数，如“25”。

注意：该步操作中步骤的先后顺序不能颠倒，否则将无

法得到所需的效果。

（6）单击按钮，所选择的文字将按单字放到一个一个单元格中，且文

本中的“$”符号也消失。

（7）选择表格并在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。

（8）在“表格”选项卡中单击按钮，打开“表格选项”对话框。

（9）在“默认单元格边距”栏中的“上”、“下”数值框中均输入“0”，在“左”、“右”数值框中均输入“0.05”，以使文字均位于单元格的正中间，选中“允许调整单元格间距”复选框，并在其后的数值框中设置间距为“0.05厘米”。完成后，单击按钮，再关闭“表格属性”对话框。

提示：第7~9步操作是对表格进行修饰，若对文档的稿

纸样式无特别要求可省略这些操作。另外，在第9步操

作中，可根据实际情况对“表格选项”对话框中的各选

项进行设置。

6、为文字标注特效拼音

为文字标注拼音后，设置字体颜色时文字与拼音将会同时变色，运用“切换域代码”功能可以标注出与汉字不同颜色的拼音。其具体操作步骤如下：

（1）在文档中输入需要标注拼音的文字，如“花好月圆”，将其选中。（2）打开“拼音指南”对话框，在其中设置拼音的字体、字号、对齐方式及拼音与汉字之间的偏移量。

（3）单击按钮，将列表中的文字与拼音显示为一行，在“拼音文字”表格中利用空格键设置各个拼音之间的间距。

（4）当对“预览”框中显示的效果满意后，单击按钮，上方便被标注了

对应的拼音。

（5）选择标注了拼音的文字，单击“格式”工具栏中“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中选择一种字体颜色，如“蓝色”，将汉字与拼音同时设为蓝色。

（6）在选择的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将其转换为域代码。

（7）在切换成的域代码中选择汉字部分，单击“格式”工具栏上“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中为汉字选择一种字体颜色。（8）在域代码中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中再次选择“切换域代码”命令即可得到拼音与汉字不同色的效果。

注意：Word每次最多只能为30个汉字标注拼音，如果

要标注的文字较多时，则需分多次进行。

7、为文字添加着重号

在Word文档中，为了强调某些字或词，经常要给它们加上着重号。实现该功能有两种方法。

方法一：选择要添加着重号的文本，选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框的“字体”选项卡，在“所有文字”栏中的“着重号”下拉列表框中选择着重号即可。

方法二：选择“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，在右侧的“命令”列表框中找到“DotAccent”选项，并将其拖放到工具栏中，即在工具栏中添加“着重号”按钮。以后，只要在文档中选择需添加着重号的文本，再单击该按