公文格式排版规则

公文格式排版规则

一、版面要求

公文用纸统一采用A4型纸。页边距——上3、7厘米,下3、5厘米,左2、8厘米,右2、6厘米,版式——页眉1、5厘米,页脚2、8厘米。页眉页脚奇偶页不同。

为了文件整体美观,在特殊情况下,页边距、行距、字间距可进行微调。

注:在电子公文系统中,正文执行默认得页面设置,不需调整。置于附件箱中得文件根据上述要求进行设置。

二、文件格式公文各要素编排规则

版心内得公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上得部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上得部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上得部分称为版记。页码位于版心外。

(一)版头

1、密级与保密期限。指公文得秘密等级与保密期限,应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中得数字用阿拉伯数字标注。

2、份号。指公文印制份数得顺序号。涉密公文应标注份号,一般用3～6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行,编虚位补齐,即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。

3、紧急程度。指公文送达与办理得时限要求。根据紧急程度,可分别标注“加急”或“特急”,用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级与保密期限、紧急程度,则份号标在第一行,密级与保密期限标在第二行,紧急程度标在第三行。

4、发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。联

合行文时,发文单位标志可以同时标注联署发文单位名称,也可以单独使用主办单位名称,如需同时标注联署发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前,“文件”二字置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排列。

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35毫米,使用方正小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则,字号不应大于上级单位。

5、发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位得发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。

发文字号编排在发文单位标志下空二行、红色分隔线之上得位置,其中,下行文居中排布,上行文居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

公司本部印发得各类公文,其发文代字由总经理办公室统一拟定。各单位报送公司本部得正式上行文件(函件)发文代字由总经理办公室拟定,其她类型公文得发文代字由各单位自行确定。

6、签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字,其后加全角冒号与签发人姓名,签发人姓名用3号方正楷体字,编排在发文机关标志下空二行位置。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关得排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(二)主体

1、公文标题。

由关于+发文单位名称+事由+文种组成。用2号方正小标宋简体字,编排于红色分隔线下空两行位置。标题左右不能顶到红色分隔线边缘。如在空白页上起草正文,版心下空一行编排标题。

多行标题排列为梯形或菱形,不采用上下长度一样得长方形与上下长、中间短

得沙漏型。回行时,要做到词义完整,不能把含义完整得词组分割成两行,可以通过调整字间距得方式排布。

2、主送单位。指公文得主要受理单位,应使用全称、规范化简称或同类型统称。

主送单位用3号方正仿宋体字,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送单位名称移至版记中。

主送单位得顺序一般按重要程度排列。各单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型单位内同级部室之间用顿号分隔,不同类型单位之间用逗号分隔。

3、公文正文。一般用3号方正仿宋体字,段落采用“两端对齐”得对齐方式,行距固定值28镑,编排于主送单位名称下一行,每个自然段首行缩进2字符,回行顶格。字符间距为紧缩0、2磅。

文件层次结构一般不超过四层,层次序数依次可用“一、”“(一)”“1、”“(1)”。一般第一层用3号方正黑体简体、第二层用3号方正楷体简体(可加粗可不加粗)、第三层用3号方正仿宋体加粗、第四层用3号方正仿宋体字标注。文件中各层次标题,可以跳一个层次使用,但文件前后要一致。

4、附件说明。指公文附件得顺序号与名称。公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后依次标全角冒号与附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称得首字对齐。

注:正文中写明报送、转发、印发等字样得公文,后附得内容视同正文,不就是附件,不标注附件说明。

5、发文单位署名、成文日期、印章。发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称。成文日期署发文单位负责人签发得日期;联合行文时,署最后签发单位

负责人签发得日期。公文中有发文单位署名得,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符,印章统一采用下套方式加盖。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,一般右空四字编排。

印章页至少有一行正文文字,不允许公章出现在单独一页上。遇到这种情况,可通过适当调整行距、字距来解决。印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名与成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

6、附注。指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明得事项。用3号方正仿宋简体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

行使公司职能,发公司平行文件需标注印发传达范围,一般分为3个层级,分别就是:“此件发至公司级”,指文件只发至公司各部室与所属各子公司、分公司;“此件内部公开发布”,指文件在公司内部可传达至全体员工,对涉及得敏感事项、敏感用语做技术处理后,也可在门户网站发布,一般为非涉密文件;“此件公开发布”,指可以让社会周知得文件,可在公众媒体发布,必须为非涉密文件。

“请示”文种应在附注处注明联系人及联系电话。

7、附件。指公文正文得说明、补充或参考资料,与正文具有同等效力。附件应当另面编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体简体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号与附件标题应当与附件说明得表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体简体字标注公文得发文字号加“附件”二字及附件顺序号。

转发、印发类公文,被转发、印发得内容不按附件处理,在公文正文中不加附