提高工作效率提升管理服务能力_浅谈如何提高综合办公室的工作效率_沈雪明

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办公室业务2013・11

文/中国热带农业科学院分析测试中心沈雪明

提高工作效率提升管理服务能力

——浅谈如何提高综合办公室的工作效率

【摘要】综合办公室作为单位的综合性职能部门，具有特殊的地位和工作特点。随着热科院“放权强所”的不断推进，院属单位的管理职能不断扩大，本文从加强制度建设、树立良好的服务意识和强烈的责任心、提高人员素质、加强综合办公室与各部门之间的协调配合和创新工作形式等方面分析综合办公室如何提高工作效率，圆满完成各项任务。

【关键词】综合办公室；工作效率

综合办公室作为单位的综合性职能部门，不仅是综合办事的机构，而且是对外联系的窗口，发挥着承上启下，横贯左右，沟通内外的作用，承担参谋助手、组织协调、督查督办、信息沟通、公文处理、服务接待等方面的工作。办公室工作既繁杂，又重要而不可缺失，其管理水平直接关系到单位各项工作的正常运转。然而随着热科院“放权强所”的不断推进，管理权限不断下移，院属单位的管理职能不断扩大，综合办公室如何在现有人员配备的情况下圆满完成各项任务，提高工作效率是一个非常关键的环节。因此，探讨如何提高综合办公室的工作效率，对促进综合办的管理服务能力和单位的发展具有重

要的意义。

一、提高综合办公室工作效率的必要性

（一）综合办管理模式变化的客观要求

随着单位的发展和院“放权强所”的不断推进，综合办的管理职能也随之日趋强化，其工作对象更广、内容更多、要求更高，办公室的管理工作面临着新的挑战，这就要求办公室人员必须与时俱进，逐步

创新，以新的管理理念和方式建立起新型的管理模式，提高工作效率和服务水平，以适应新形势和新任务的要求，更好地服务于单位的发展。

（二）综合办自身发展的迫切要求综合办公室是单位的管理中枢，是沟通党政的桥梁、联系群众的纽带，起着沟通内外的作用，承担参谋助手、组织协调、督查督办、信息沟通、公文处理、服务接待等方面的工作，工作繁杂。然而，办公室的工作状况很大程度上决定了单位工作运转的效率和管理水平的高低。正是由于综合办的特殊地位和工作特点，切实提高工作效率是综合办自身发展的迫切要求。

二、提高综合办公室工作效率的有效途径

（一）加强制度建设

制度是规范办公室行为的准则和依据，是提高工作效率的根本前提。办公室工作繁杂，没有健全的制度和规范的工作程序，办公室的工作就会出现无序混乱的现象。因此，必须通过加强制度建设，规范工作程序，促进办公室工作的规范化、程序化、科学化，才能保障办公室工作协调有序地开展，为提高办公室工作效率提供制度保证。同时，要与时俱进，通过总结自己的经验和借鉴别人的好的经验，不断完善单位的各项制度和工作程序，保持制度和程序的适用性。

(二)树立良好的服务意识和强烈的责任心

要在做好每项工作的同时尽可能地提高工作效率，除了完善的制度这一前提外，办公室人员具备良好的服务意识和强烈的责任心也是一个重要的条件。

1．树立良好的服务意识。服务是综合办公室的经常性工作，综合办公室的工作繁杂，要做好各项工作，要求办公室人

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员在各项工作中要坚持以人为本的理念，牢固树立全方位的服务意识，积极主动、耐心细致、不怕吃苦、不畏艰难，严谨周到、创造性地为领导服务，为业务部门服务，一要待人热情，体现细微处见服务的精神，从接一个电话、倒一杯水做起，让人感觉到真诚。二要做到公平、公正，公平地对待每一位同事，公正地处理每一件办公事务。在树立良好形象的同时提高办事效率，促进综合办公室的各项工作有序开展。

2．树立强烈的责任心。责任心是一种非常重要的素质，是做一个优秀的人所必须的，对综合办公室的工作人员而言更是如此。办公室工作事务繁杂，每天有大量的决策要下达，大量的情况要上报，大量的信息要反馈，大量的具体事项要落实。然而办公室工作无小事，要做好每项工作的重要前提，就是强烈的责任心。办公室人员做任何事情只有秉承精益求精，负责到底的精神态度去完成，才能够确保工作顺利开展。

（三）提高工作人员素质

工作人员是综合办公室事务处理中的主体，工作人员素质的高低和对业务的熟练程度直接影响了各项工作的开展和最终的处理结果，因此提高工作人员素质是提高综合办公室工作效率的重要问题。办公室人员要注重提高“三种水平”，即政策水平、决策水平和综合能力水平，以增加工作的科学性、预见性和创造性。

1．综合办公室人员应当加强政治理论学习，提高政治思想觉悟、理论政策水平，使之具备较强的政治鉴别力和敏锐性，才能较好地把握事物的本质和发展方向，明辨是非，促进其他各项能力和素质的不断提高。

2．要加强业务知识学习，综合办公室事务繁杂，办公室人员处理事务的效率是提高办公室的工作效率的关键。对办

公室人员有针对性地进行相关的业务培训，加大人员的业务熟练性。并且在工作思路、工作方法、自身建设上不断进行创新，努力做到理论与实际相结合，提高服务能力和工作水平。

3．综合办公室人员要加强个人修养，为人作风正派，遇事心胸宽广，做事雷厉风行，善于沟通交流，能真诚礼貌、热情周到地做好各项服务工作。

（四）加强综合办公室与各部门之间的协调配合

综合办的综合协调和督查督办的职能决定了加强综合办公室与各部门之间的配合具有重要性。

1．综合办要积极地开展对外联络，为单位创造和谐的外部环境。对外协调包括纵向和横向协调。纵向协调主要是单位与上级主管机关的联系和协调，了解上级领导机关的工作思路和要求，以便函更好地贯彻落实。横向协调主要是与其它院属单位之间的联系和协作，沟通情况、交流合作，以得到各方面的支持和帮助。

2．重视内部各部门间的协调与沟通。由于各部门职责与岗位设置的完成，各部门之间的职能相对独立，但由于综合办的特殊地位，有时综合办的事务范围并不仅限于综合办，往往需要多个部门的配合才能完成，因此，综合办要通过建立和完善内部的各种沟通渠道和协调机制，促进内部的交流与合作，充分调动各方面的积极性，使各个环节协调互补、和谐、有序、高效地进行，增强单位的凝聚力。

（五）创新工作形式

“工欲善其事，必先利其器”，提高工作效率，恰当地运用现代化的办公设备是必不可少的。在电脑、复印机、扫描仪等现代化办公硬件设备已经配备的情况下，如何创新工作形式，提高工作效率呢？

1．办公室要尽可能地配备实用的现代化办公软件设备。例如，办文是综合办

的一项重要工作，以住的文件处理基本上使用纸质的形式，这一形式虽然具有直观的作用，但也存在着文件的传递不能及时、全面地到位和浪费资源的现象，这与我们建立节约型社会是不相符的。运用现代化的网络办公精灵软件，文件可以实现及时的处理和全面地传递，综合办公室文件管理人员也可以随时跟踪文件的处理情况，以便及时督办。通知是综合办公室的又一项基础性的工作，运用现代的通信软件，通知的内部可以实现批量的效果，这就很大程度上节约了时间，而且信息也实现了直接、及时、有效的传递。

2．综合办公室人员要自觉树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。

总之，办公效率和质量的提高是衡量单位综合管理水平的重要标准之一。随着“放权强化”的进一步推进，综合办公室管理职能的强化，管理工作面临着新的挑战，需要从加强制度建设、树立良好的服务意识和强烈的责任心、提高人员素质、加强综合办公室与各部门之间的协调配合和创新工作形式等方面入手，不断提高综合办公室的工作效率和质量，提高管理服务水平，更好地服务于单位的全面发展。

参考文献：

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[2]牛楷.办公室主任完全手册[M ].光明日报出版社,2006,1.

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