试论秘书工作与人际关系

试论秘书工作与人际关系

内容摘要随着社会的发展，人们对秘书工作要求越来越高。一名合格的秘书，不仅应具有较强的业务能力，较高的品德修养，还要学会处理各种复杂的人际关系。本文从三个大的方面详细论述了秘书工作、人际关系以及秘书工作中所涉及的主要人际关系的处理原则。关键词秘书工作人际关系原则处理

前言

随着我国社会经济的不断发展，科技的不断进步，人们的生活水平有了一定的提高，与此同时，各种各样的新型产业也在不断涌现，内部结构也在不断发展与完善，当然，秘书行业的发展越来越快速，并且对于一个企业也越来越重要。

秘书工作的开展，主要是人与人之间的交流与沟通来实现的。秘书的职能就是辅助决策、协调发展等。美国著名的成功学大师，戴尔·卡耐基曾经说过这样的话:“一个人事业上的成功，只有15%是依赖于他的专业知识和技能，而85%则是依靠它的人际关系和处事能力”；秘书人员的人际交往直接影响整个办公室的工作氛围和办事效率。

正确的认识与理解秘书工作，建立良好的工作环境，需要我们共同努力。下面根据秘书人际关系的特点、处理人际关系的基本原则等方面对秘书人际关系的处理进行探讨，切实提高处理人际关系的能力。

正文

秘书工作概述

（一）起源与发展

谈到秘书工作，我国秘书工作可谓源远流长。但由于古代的秘书工作名与实不符，我们不能顾名思义地区按图索骥，而只能从现代秘书工作的基本只能去考察。如果从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到皇帝时代。

从秘书工作的主要内容文书工作来说，它是随着文字的出现、国家的产生而产生的。国家进行管理需要有内容、有条理、有一定形式的文书。这些文书必须有人去制作、处理和保管，这就形成了最初的文书工作。经过各个朝代的发展及历史的进步，秘书的工作也得到了长足的发展。尤其是到了近现代，秘书工作的办公设备、专业技能更是得到

极大的提高。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音笔、录像、静电复印、电子文字处理与信息储存、电子传真等先进办公设备，逐步实现办公自

动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。

随着知识经济和网络时代的到来，各地区各部门纷纷运用互联网进行信息的沟通和处理，电子邮件、电子商务、网络营销、网上办公等技术手段和方法越来越多的出现在秘书工作的实践中。秘书工作已经进入了一个新的层次。

（二）涵义

“秘书”，从字面上理解就是秘密文书工作者的意思。然而，对秘书工作工作的涵义，众说不一。还有一些人用比喻说明，秘书是领导的参谋与助手。这些说法都有一定的正确性，但又不是那么的确切。经过几千年的发展，到了近现代，秘书有了更为丰富、更为确切的涵义。在此，我所要论述的是，在现代社会中的秘书涵义。总的来说，在现代社会中，秘书工作就是帮助机关、企事业单位、上司处理日常事务，使机关、企事业单位能够顺利正常的运行。（三）内容

谈及秘书的工作的内容，人们的脑海中不禁会冒出“繁琐”二字。这种想法无可厚非，秘书工作的总体内容确实很繁杂，秘书人员要处理各种事务。但是，举例来说，在那些分工明确的企业里，秘书工作是极具专业性的。在美国，秘书工作被用“文书、事务、一般管理”三

个词来概括。这在世界范围内具有一定代表性的。当然，这三个词是代表三个大类，可以分为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。当然，这在大部分的中国企业也是实行这一制度的。

结合我国的实际情况，尤其是改革开放后几十年来秘书工作有所发展，与国际上越来越接近的现实状况，我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2.文书工作（打字、复印、编排、装订等）

3.文书处理（手法、传递、办理、保管、立卷等）

4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）

5.会议组织（准备、记录、文件、善后等）

6.调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7.信息资料工作（手机、整理、提供、储存等）

8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）

9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）

10.协调工作（政策、工作、地区、部门，人际关系等）

11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

12．日程安排（为上司安排工作日程、会议及差旅事宜等）

13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）

14．办公室管理（环境、设备、经费等）

15.其他临时交办事项。

当然，这15项秘书工作是就秘书整体而言的，不是说每一个秘书人员都要做这15项工作。一般来说，机关单位层次高，规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘书担任的工作项目少一些，但单项技术要求高一些。反之，基层秘书工作项目多，任务繁重。正如前面所论，分工明确的机关、企事业单位，秘书工作就更具专业性。分工模糊的单位，秘书工作就繁杂。

（四）性质与特点

无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作的性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点。从秘书工作的涵义及内容中，可以得出四点：

辅助性

“辅助”即辅佐、帮助的意思，它是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标，两者密切相关。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。所以，各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

2.综合性

综合性这一特质是秘书工作最具挑战性的一面。所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。总之，秘书工作的综合性这一特质，需要你有强硬的知识技能以及各方面的素质。

3.机密性

秘书工作的机密性特质是每个秘书人员的首要职业道德。从字面来看，“秘书”这个词语有“秘密藏书”和“秘密文书”的意思。但随着人类社会的发展，逐渐成为指