采购管理知识培训

第二章 采购的组织结构与职能
第一节 采购人员的工作职责
一、采购部门的职能 1、分析公司原材料市场品质、价格等行情； 2、寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握； 3、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商的资料； 4、要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较； 5、采购所需的物料； 6、查证进厂物料的数量与品质； 7、对供应商的价格、品质、交期、交量等作出评估； 8、掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分 析并控制成本； 9、依采购合约或协议控制协调交货期； 10、呆料与废料的预防与处理。
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第一章 采购概论
一、采购的重要性 1、采购物料成本占生产总成本的比例很大。若物料或设备无法以合 理的价格获得，则直接影响到企业的经营。若采购价格过高，则产 品的成本也高，影响到产品的销售和利润；若采购成本过低，则很 可能采购的物料品质很差，影响到产品的品质，从而使产品不具备 市场竞争力。 2、采购周转率高，可提高资金的使用效率； 3、采购部门可在搜集市场情报时，提供新的物料以替代旧物料，以 达到提高品质，降低成本的目的； 4、采购部门经常与市场打交道，可以了解市场变化趋势，从而将市 场信息反馈给公司决策层，促进公司经营业绩成长。
五、选择合格供应商的方法 1、供应商生产能力的评估； 2、供应商质量管理体系的现场评价； 3、产品样品的评价； 4、对比类似产品的历史情况； 5、对比类似产品的检验与试验结果； 6、对比其它使用者的使用经验。
第四章 采购控制
第一节 采购方法
一、采购要求的五大原则 1、决定合适的价格要经过以下几个步骤：
三、采购协议内容 1、交货地点：交货地点的远近，直接影响到采购价格的高低，影响 交货时间的长短，运输途中的危险性，付款验收的效率与方便等， 因此这些问题是事先确定的； 2、包装及运输方法：包装是否规范对物料进厂的品质有密切关系， 并影响到物料的验收作业，因此在采购时应将包装及运输方式列为 协议内容之一，并对使用包装材料的材质、衬垫、标识等加以规定。 运输工具的选择及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间 的长短及安全程度等，因此对运输方法应先予以明确； 3、付款方法：付款方法在采购当中是一个重要的内容，当公司资金 较为充裕时，可现金购买，从而可在价格、交期或其他条件上获得 补偿，对于资金较为困难的，可选择月结30日或月结60日等。付款 方法还可用来管理供应商，对于优秀供应商，转帐支票的到期日短， 反之则长。 4、采购标准：如品质验收的标准，交期长短的规定等一些标准规范 等应先予以确定；
5、遇上不可抗力因素的处理：如天灾等现象，出现违约应如何处理； 6、违约责任：对品质标准、品质欠佳、交期延误、交货数量不足、 服务水准低，如何处理等，应预先予以规定； 7、其他：如长期合约的有效期、是否需要公正、采购方提供给供应 商物品的保管等可以人微言轻协议条款予以规定。 四、采购管理的目标 1、正确计划用料：
公开采购：选购行为公开化； 秘密采购：采购行为秘密进行； 大量采购：采购数量多的采购行为； 零星采购：采购数量零星化的采购行为： 特殊采购：采购项目特殊的采购行为； 普通采购：采购项目普通的采购行为； 正常性采购：采购行为正常化而不带投机性质的采购； 投机性采购：物料价格低廉时大量买进的采购行为； 计划采购：依据物料需求计划的采购行为； 市场性采购：依据市场的情况的而从事的采购行为。 5、按采购时间分类： 长期固定性采购：采购行为长期固定性的采购； 非固定性采购：采购行为不固定，需要时就采购； 计划性采购：根据材料需求计划进行采购；
于调查表上，然后由评估小组进行综合评估，将合格厂商分类按顺 序统计记录。 6、送样或小批量试验：调查合格之厂商可通知送样或小批量采购， 送样检验或试验合格者即可正式列为《合格供应商名册》；只从合 格供应商中采购，非合格供应商的采购需报批； 7、比价议价：对送样或小批量试验合格的材料评定品质等级，并进 行比价，确定 一个最优的性价比。 8、供应商辅导：列为合格的供应商，公司应给予技术、管理、品管 方面的辅导。 9、追踪考核：每月/每季对供应商的交期、交量、品质、售后服务进 行统计、定级。 10、供应商筛选：根据供应商定级，A类供应商加大采购量、B类的 作为培养对象、C类的限期纠正、提高。
第三章 供应商管理
第一节 供应商调查
一、选择供应商的意义 1、供应商供应物料的顺畅：使生产不会因为待料而停工； 2、进料品质的稳定：保障生产成品品质的稳定； 3、交货数量的符合：使公司生产数量准确； 4、交期的准确：保障公司出货期的准确； 5、各项工作的协调：良好的配合使双方的工作进展顺利。
所以选择供应商，直接影响企业的生产与销售，对企业影响 非常大，因此，选择优秀的供应商是非常重要的。 二、好的供应商应包括的主体 1、优秀的供应商领导人； 2、高素质的管理干部； 3、稳定的员工群体；
3、材料样板的初期制作与更作； 4、替代材料的搜寻； 5、采购部门有关技术、品质文件的拟制； 6、与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调； 7、与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。 六、采购员的工作职责 1、订购单的下达； 2、物料交期的控制； 3、材料市场行情的调查； 4、查证进料的品质和数量； 5、进料品质和数量异常的处理； 6、与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。 七、采购文员的工作职责 1、各种采购单据与报表的收集、整理与统计； 2、采购品质记录的保管与维护； 3、采购事务的传达。
的评估及认证，以保证供应商的优良性； 3、与供应商的比价、议价谈判工作； 4、对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供
应商的稳定供货能力； 5、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产 品质量及降低采购成本； 6、采购计划编排，物料订购及交期控制； 7、部门员工的管理培训工作； 8、与供应商以及其他部门的沟通协调等。 四、采购主管助理的工作职责 1、协助主管进行材料采购渠道的搜集； 2、采购计划的制定； 3、市场行情的调查分析与统计； 4、供应商评估数据的统计与分析； 5、采购人员的培训工作； 6、采购有关文件的编写工作。 五、采购工程师的工作职责 1、主要原材料的估价； 2、供应商材料样板的品质初步确认；
7、合格供应商档案的建立； 8、合格供应商的供货情况定期监督与考核； 9、根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导； 10、监督以及发现问题的处置。 四、供应商的控制方法 1、派常驻代表； 2、定期或不定期到工厂进行监督检查； 3、设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查； 4、成品联合检验，可以由客户会同采购人员一同到供应商处实施联 合检验； 5、要求供应商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况（如发 包外协等）； 6、组织管理技术人员对供应商进行辅导，使其提高质量水平、满足 公司质量要求； 7、由供应商提供过程控制的相关检验记录； 8、进货检验。
4、良好的机器设备； 5、良好的技术； 6、良好的管理制度。 三、供应商的确良调查主要内容 1、管理人员水平：管理人员素质的高低、工作经验是否丰富、工作 能力的高低。 2、专业技术能力：技术人员素质的高低、研发能力、各种专业技术 能力的高低。 3、机器设备情况：机器设备的名称、规格、厂牌、使用年限及生产 能力；机器设备新旧、性能及维护状况等。 4、材料供应状况： 所用原材料的供应来源、供应渠道是否畅通；品 质是否稳定；其供应商原料来源发生困难时，其应变能力的高低等。 5、质量控制能力：质量组织是否健全、品管人员素质的高低、品管 制度是否完善、检验仪器是否精度及维护是否良好、原材料的选择 及进料检验的严格程度、操作方法及过程标准是否规范、成品规范 及检验标准是否规范、品质异常的追溯是否程序化、统计技术是否
紧急采购：物料急用时毫无计划的紧急采购行为； 预定采购：预先将物料购进而后付款的采购； 现金采购：现金购买物料的采购。 6、按采购订约方式分类： 订约采购：买卖双方根据订立合约的方式进行的采购； 口头电话采购：买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈 方式而进行的采购； 书信电报采购：买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购； 试控性订单采购：采购方在进行采购事项时因某项原因不能大量 下订单，先以试探性下少量订单的采购。 7、按采购价格方式分类： 招标采购； 询价现购； 比价采购； 议价采购； 订价采购。
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科学以及统计资料是否详实等。 6、财务及信用状况： 每月的产值、销售额、来往的客户、来往的银 行、经营的业绩及发展前景等。 7、管理规范制度： 管理制度是否系统化、科学化、工作指导规范是 否完备、执行的状况是否严格。 四、供应商开发的步骤 1、物料分类：生产主料和辅料等按采购金额比重分三类；按材料成 分或性能分类。 2、收集厂家资料：根据材料的分类，搜集生产种类物料的厂家，填 写在《厂家资料表》上。 3、供应商调查：根据《厂家资料卡》上名单，采购部门将《供应商 调查表》传真到供应商填写， 4、成立供应商评估小组：由副总经理任组长，采购、品质、技术部 门经理、主管、工程师组成评估小组。 5、调查评估： 按规模、生产能力等基本指标进行分类，选派人员按 《供应商调查表》所列标准进行实地调查；所调查项目如实填写于
二、采购人员的工作内容 1、建立供应商资料与价格记录； 2、对采购物料进行ABC分类； 3、采购方式的决定； 4、市场行情的经常性调查； 5、询价、比价、议价及订购作业； 6、交期的进度控制； 7、进料品质、数量异常的处理； 8、内外销差价、退税资料的提供； 9、付款整理、审查。 三、采购主管的工作职责 1、新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作； 2、对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）
由此得出总分，以此来考核供应商的绩效。 二、供应商评估主要控制要点 1、供应商的初选及选择条件；
2、供应商的质量管理能力的调查； 3、供应商样品质量鉴定； 4、供应商评估内容及步骤的确定； 5、供应商评估结论的审核与批准； 6、合格供应商的批准； 7、合格供应商档案的建立； 8、合格供应商的供货情况定期监督与考核； 9、根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导； 10、监督以及发现问题的处置。 三、供应商评估主要控制要点 1、供应商的初选及选择条件； 2、供应商的质量管理能力的调查； 3、供应商样品质量鉴定； 4、供应商评估内容及步骤的确定； 5、供应商评估结论的审核与批准； 6、合格供应商的批准；
第二节 供应商开发与考核
一、供应商考核主要项目 1、价格：根据市场同类产品价格，得出合理的价格； 2、质量： 2.1批退率：根据某固定时间内批退率判定品质； 2.2平均合格率：根据每次交货的合格率判定品质； 2.3总合格率：根据某固定时间内总合格率来判定品质。 3、交期交量： 3.1交货率=送货数量/订购数量*100%； 3.2逾期率=逾期批数/交货批数*100%； 4、配合度（服务）：配合度上配备适当的分数。
国内采购； 国外采购； 2、按采购方式分类： 直接采购：直接向物料生产厂商进行采购； 委托采购：委托某代理商向物料生产厂商进行采购； 调拨采购：在分厂将过剩物料互相调拨支援进行采购。 3、按采购政策分类： 集中采购：由公司总部采购部门统一进行采购；
分散采购：由各分厂的采购部门独立进行采购。 4、按采购性质分类：
多渠道询价； 比价； 自行估价； 议价； 2、适时：依照生产计划制定采购计划，按计划适时进料； 3、适质：“价廉物美”是最佳的选择。 品质不良，经常性的退货，造成管理费用增加； 经常退货，生产计划变更，增加生产成本，影响交期； 物料品质不良，造成不良品增加，返工/返修多；
品质不良，成品合格低，客户投诉增加。 4、适量：采购量多，价格相对便宜，但增加资金周转率、仓库储存 成本，应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算 出最经济的采购量； 5、适地：供应商离公司越近，运输费用就越低，机动性越强，协调 沟通截止方便，成本自然越低。 二、采购方法 1、按采购地区分类：