出差管理制度

出差管理制度

一、目的

为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。

二、适用范围：

本制度适用于公司全体员工。

三、出差管理细则

（一）出差界定

统一按照国家地级市单位区分，只有跨地级市（即跨市或跨省）的外出才属于出差，才能报销相应的费用，享受相关的补助。

（二）出差天数计算

实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间提前2小时，到返回时间滞后2小时为准；出差当日12：00以前出发按1天计算；出差当日12：00以后出发按半天计算；出差当日12：00以前返回按半天计算；出差当日12：00以后返回按1天计算。

出差时如逢双休日或法定假日的，经核实后确在办理公事的（通过出差报告体现），给予相应天数的调休，但不再给予加班补助。

（三）出差类别划分

1、销售人员、技术支持人员、区域经理、部门经理、开发人员为项目出差。

2、总经理或副总经理到办事处检查指导工作。

3、采购人员考察供应商、寻找货源。

4、员工外出参加会议、举办展会。

5、其他经公司领导批准的出差。

（四）出差申请

1、员工因公事需要出差的，必须事先填写《出差申请单》，注明出差时间、地点、事由和交通工具，然后将申请单交部门主管审批，申请批准后方可出差。员工出差三日以上的，以及部门主管出差一律需经公司领导批准后方可出差。

2、部门主管需派遣员工出差的，必须事先填写《出差派遣单》，注明出差时间、地点、事由和交通工具，然后将派遣单交分管领导审批，获得批准后方可出差。派遣员工出差三日以上的，需经公司领导批准后方可出差。

3、员工可凭核准的《出差申请单》或《出差派遣单》去财务部暂支相当数额的差旅费，借款时应填写《借款单》，按要求填写各项栏目后，经部门主管审核，总经理审批后，由财务部付款；所有借款，必须在前账结清之后方可再借款，确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务部经理讲明原因，经其同意后方可再借款。《出差申请单》或《出差派遣单》在出差前交行政部备案登记。

（五）出差费用报销

1、出差交通费、住宿费、伙食补助、通讯补助标准

2、报销明细

（1）出差交通费和住宿费实行限额标准控制，特殊情况经公司总经理批准后方能实报实销；伙食补助与通讯补助费实行包干的办法，个人不得另报；住宿费凭住宿发票，在制度标准范围内按实际住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理。

（2）乘坐火车，晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘坐时间超过12小时的，可购卧铺票，其余情况下一般购买座位票。

（3）凡不符合乘坐飞机条件的人员，因公事紧急需乘坐飞机，应事前经公司领导批准，方可坐飞机，报销时，飞机票要附登机牌一同报销，原则上提倡坐火车，否则超出制度费用个人自理。

（4）司机带车出差的，不予以报销出差交通费及出差地市内交通费；公司公车发生的相关油费、过路费、停车费等，在相关制度标准范围内按实际发生费用报销，有违规驾驶的，造成罚款自行处理。

（5）员工在本市、郊区及短程或其他同日可往返出差，出差时应经部门主管批准。当日出差，除按正常工作日支付当日工资外，原则上不支给交通费以外的任何费用，交通费凭乘车凭证实数支给。当日出差人员必须于当日赶回，不得在外住宿，因工作需要当日中午无法返回的，给予适当的中餐补贴（补贴标准按10元/人执行），特殊情况经公司总经理批准后方能报销。

（6）伙食费按每天50元标准补助的，具体为：早餐10元，午餐20元，晚餐20元；按每天30元标准补助的，具体为：早餐10元，午餐10元，晚餐10元；按每天20元标准补助的，具体为：午餐10元，晚餐10元；出差天数有半天的，扣减相应的午餐补助费，通讯补助相应减半发放；出差人员在出差期间需宴请客户的应由总经理或副总经理批准后方可报销招待费，同时扣减出差人相应的伙食补贴。

（7）出差人员应提高出差期间办事效率，尽可能减少出差天数，按最简便快捷的线路选择交通工具，不得绕行；出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，并不发放补助，期间按事假考勤。

（8）随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。（9）出差人员在外地必要时经部门主管特批可以乘坐出租车，凭据按实报销，在个别地区无机打出租车发票只有定额发票时，报销人应将实际发生金额写在定额发票上，按照实际金额报销，机打连号发票一律不予报销。

（10）两名及以上工作人员一同出差的，由一人统一负责差旅费用的报销及补助领取工作（若可以同住宿的，住宿费按一人标准补助），特殊情况不能统一报销的，个别处理。

（11）员工外出参加会议，住宿费，市内交通费、伙食费等，由会议主办单位承担的，参会员工费用一律不予报销，只享受每天的通讯补助。

（12）各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经部门主管批准，否则，财务部不予报销。

3、报销流程

（1）员工出差完毕，去行政部销差领回《出差申请单》或《出差派遣单》，并于销差后三日内填写《差旅费报销单》，结清暂支款项，未于一周内报销者，财务部应将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报支时，再行核付。

（2）报销时应将《出差申请单》或《出差派遣单》、《差旅费报销单》以及《出差报告》一起报送财务部审核，填写差旅费报销单时，所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误，粘贴要求整齐、美观，发票涂改、大小写不符、没有抬头或抬头不全、假发票以及收据一律不予报销。

(3) 报销完，需将《出差申请单》或《出差派遣单》留财务部备案，《出差报告》交部门主管备案。

（4）票据丢失的，找除餐饮票以外的发票代替，其中火车票丢失的需写证明材料，经证明人及部门主管签字后方可报销；不知情索取的有问题发票找除餐饮票以外的发票代替。（5）公司预支差旅费的，出差人员报销后有多余款项的，直接退回财务处。

（6）所有需报销的各种原始单据，必须在单据所填日期的一个月内报销，超过一个月的不予报销，特殊情况个别说明。

（7）超过差旅费有关规定的费用不予报销，所有报销务必合理，对于个人原因出现疏忽等导致的一切增加的费用或个人事务需要处理发生的一切费用由个人承担。

四、附则

（一）员工因公出国的情况不参照本制度，具体事宜另行规定。

（二）行政部负责本制度的制定、发放、修改、废止等工作。

（三）总经理（常务副总）负责本制度的核准工作。

（四）相关表单附后。

（五）本制度自颁布之日起执行。