巧用Excel 编制记账凭证汇总表

巧用Excel 编制科目汇总表

湖北十堰市职业技术（集团学校）龚锋

目前虽然会计电算化得到了推广，但手工工会计处理比重仍然很大。在手工账务处理的单位基本上都采用科目汇总表（记账凭证）账务处理程序。使用过科目汇总表（或叫记账凭证汇总表）账务处理程序的会计人员都知道，记账凭证汇总表的手工编制比较令人头疼，因为在利用“┳”型帐户进行汇总时，由于容易发生方向错误、金额错误、漏录等情况，汇总表不容易平衡，编制记账凭证汇总表浪费了会计人员大量时间。在会计教学和实践中，笔者利用Excel电子表格软件进行记账凭证汇总表的编制，感觉既快捷有准确，在此推荐给大家。

一、设计汇总表模版

1、根据汇总表的格式，设计成以下表样。

会计人员可以根据实际情况增减科目。

2、输入汇总公式和试算平衡公式

在合计行输入汇总公式，便于自动求和。以上图为例，在B27单元输入“=SUM（B4:B26）”, 在C27单元输入“=SUM（C4:C26）”。

在D27单元输入逻辑函数IF，用于判断汇总表是否平衡。公式为“=IF （B27-C27=0，“汇总平衡”，“当前凭证不平衡”）”。公式效果图如下：

公式说明：=SUM(B4:B26) 表示对B4：B26区域求和，即借方发生额合计=SUM(C4:C26) 表示对C4：C26区域求和，即贷方发生额合计

=IF(B27-C27=0,"汇总平衡","当前凭证不平衡") 表示如果借方合计等于贷方合计，D27单元显示"汇总平衡"，否则D27单元显示"当前凭证不平衡"

二、凭证汇总

凭证汇总非常简单，就是将本期需要汇总的记账凭证按顺序录入以上设计好的电子表格即可。在录入时有以下要点需要把握。

1、当某单元格第一次输入数据时，应该先输入等号，再输入数据。比如第一号凭证是“借现金5000 贷银行存款5000”，录入时在B4单元录入“=5000”，在C5单元录入“=5000”。其目的是再有同科目数据录入时方便汇总。

2、当某科目数据再次出现时应该在原来的数据的基础上输入“+XXX”。例如三号凭证是““借现金3000 贷银行存款3000”，在录入数据时应直接在编辑栏或在相应单元格双击鼠标，加录入“+3000”，不能直接录入，否则原来的5000被覆盖。效果图如下：

注意以上两点一般可以顺利将凭证汇总完毕。

3、在汇总时如果将某一凭证内容全部输入后发现D28单元显示"当前凭证不平衡"，那就表明刚刚录入的凭证不是录入错误就是凭证本身借贷不平衡，需要及时检查处理，保证凭证汇总的一次成功。

4、对于一个月只汇总一次的单位，利用此方法汇总凭证，甚至可以在月末结转损益前汇总，利用汇总数据直接编制结转损益的凭证，然后再完成全部的汇总工作。

在多年的教学和会计人员的后续教育中，笔者向很多会计人员推荐了以上方法，得到了很高的评价，不信，你也试试，在十分钟内绝对可以实现数十张凭证的汇总，既快捷，又准确！