公司付款及报销制度

XXX有限公司

付款及报销制度

第一章、报销及付款定义

公司对外支付及报销员工费用分为以下两类：

1、付款：付款就是因公司业务需要，需向供应商或者其他个人支付的各种费用；这

些费用多用于公司业务需要、项目开支、公司研发支出等等。付款对象以外部

公司、组织、政府机构为主，少量个人。原则上不向公司员工直接支付。

2、报销：报销即为本公司员工，因日常工作需要发生的各类费用向公司申请报销的

费用；这些费用都直接支付给员工多用于差旅费、交通费、业务招待、办公用

品、行政开销等等。付款对象为公司员工。

第二章、表单格式及适用范围

付款申请单

大小为半张A4纸附带电子文件，可以打印后使用。打印文件为一张A4纸，打印出两页，裁开后分别使用。

付款申请使用范围：

1、供应商采购付款申请

2、项目业务支出（好处费等）；

3、设备采购；

4、项目物料采购；

5、委托外部开发；

6、每月固定支付的公司房租、物业费、水电费；

7、每月固定成批支付的员工工资、社保、公积金等；

8、税金

9、根据合同支付等。

大小为半张A4纸附带电子文件，可以打印后使用。打印文件为一张A4纸，打印出两页，裁开后分别使用。

报销申请使用范围：

1、差旅费，外地出差房费、火车、飞机票及车费等；

2、交通费，市内出租车费、汽油费、停车费等；

3、通讯费，员工根据规定限额内报销的手机费、固定电话费等，以话费账单实报实

销；

4、业务招待费，主要以宴请为主，赠送礼品购买等，赠送给客户的各种储值卡应申

请专项并填写付款申请表；

5、办公用品采购；

6、行政费用开支，包括饮水、印制名片、刻章、办理政府事项费用等等

以上各表单见随本规定附带文件《付款及报销申请表出差申请表流程图.xls》

第三章、程序

因业务或公司日常所需发生费用时，需要提出付款申请，根据以上定义分别填列付款申请单或者报销申请单，有业务主办人员填写申请，部门或者项目主管签字审核，（以后公司组织架构完整后需要分管副总签字），而后由财务审核并签字确认，最后由总经理批准，申请签

字流程完成后，交由出纳负责付款，或者向员工报销，并在申请单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，并保存原始凭证用于会计记账。

流程图

第四章、付款及报销方式

1、付款方式

凡大于1000元的付款申请及报销申请以银行转账为主，现金报销主要以小额支付，办事人员先行垫付的款项。

付款申请及报销申请表格中必须填写明确付款方式，银行转账的必须填写清楚对方帐号及开户行；员工报销需要银行转账的请在备注里列明自己的帐号开户行等信息，不可转账与他人名下，出纳以此方式进行付款。

2、借款

原则上公司不提供预借现金，由办事人员自行信用卡支付，后报销还款。

如果遇到出差等确实需要借支现金的，以文字形式单独填写借款申请，注明借支原因、还款报销期限，经项目经理、财务、总经理会签后方可借支。借支金额不能超出预算，高额款项（5,000元及以上）需提前三天通知；小额借支两天内审批。将签字原件留与财务处，复印件留办事人员。报销时先行还清借款，财务在借款申请上注明已还款，并附在费用报销之后作为原始凭证入账。

3、付款及报销时间

付款根据合同或者业务进度提请付款。报销每月可以申请两次，分别为第一次报销为每月第二周，第二次为每月最后一周。付款及报销凭证需提前集中到财务部，（如遇节假日则顺延），第二次报销需在财务关账之前完毕。

第五章、各项规定要求

1、申请表填写及粘贴要求

A、单据填写必须使用水笔，表格填写完整，所属项目时间准确，每笔支出需分支出项目（应酬费、交通费等）填写明细；付款项目需填写清楚付款费用用途、对方公司名称、帐号及付款行等信息；不得涂改，签名一律用中文名字、注明报销日期，准确填写大小写金额。

B、原始票据的粘贴：原始凭证少的可直接贴在报销凭证的后面；原始凭证多的情况下，发票等原始票据应粘贴于粘贴纸上，尽可能利用废弃的A4纸；的粘贴范围以A4纸为界；票据粘贴需按序排列整齐、美观、便于装订，不可互相交错，原则上每张原始票据都应粘贴于粘贴纸上；票据较多时可分列、分页粘贴；不同业务性质的票据必须按不同类别区分，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴（例如：同时报销餐饮和交通费时，餐饮费发票贴一张粘贴纸上，交通费再贴粘贴在另一张粘贴纸上）与申请表中填列的支出项目、金额一一对应。

C、广州及其他各分公司的费用报销，申请填写要求一致分公司一把手负责审核。

2、差旅费

A、出差前要提交《出差申请表》，并说明具体路线、往返时间及相关项目，报销时需填写详细的《报销申请表》并作为报销附件。

B、交通工具

动车或高铁（除总裁、副总裁；事业部总经理、副总经理）

乘坐时间四小时以下为动车或高铁二等座；乘坐时间四小时以上为动车或高铁一等座

（注：住地来回火车站可乘坐出租车）其他以公共交通为主：上海

长途汽车：江苏、浙江两省可乘坐

C、住宿费、交通费及津贴

城市，方可申请全天交通费和津贴。

b、若招待业务伙伴就餐，或被他人招待就餐，则不享有津贴，扣减标准如下：

d、因会议或培训出差的员工，若会议或培训期间不提供住宿、交通和用餐，则按员工出差标准执行，若提供一餐（午餐或晚餐），则按扣减标准执行。

e、董事长、总裁：实报实销，不享受津贴补助。

f、员工随同上一级领导出差时，如上一级领导费用实报实销时，陪同员工则不享受津贴补助。

g、二人及二人以上出差（同性别）只可住一间（董事长、总裁除外）。

h、四级人员出差交通费、餐费实报实销，不享受津贴补助。

i、级别

（1）四级：副总裁、事业部总经理

（2）三级：事业部副总经理、总监、副总监、区域总经理

（3）二级：助理总监、项目经理、项目副经理、部门经理、部门副经理

（4）一级：主管及以下人员

D、派驻人员出差（二级人员及以下）：

1.公司负责提供精装住宿：包含每个房间空调、电视一台、冰箱一台、洗衣机一台、微波炉一台、热水壶一只、床品四件套（含被子、枕芯）；