工作计划与执行

DO 5. 实施行动计划
主管的计划能力
• 计划是主管为了实现预定目标， 在行动之前进行自觉的筹划、 安排。 • 核心是实现目标； • 目的是指导行动； • 主要内容是筹划、安排； • 着眼点是未来。
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计划的重要性
1 预见性
2 掌握度
3 集中性
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计划的特性
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前瞻性
计划的 三个特性 目标导向性
决策性
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计划的要素
• • • • 清晰的目标 明确的方法与步骤 必要的资源 可能的问题与成功关键
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不同阶层主管负责计划的内容
層次 高階 主管 計畫範圍 全體組織 時間幅度 長期 主要內容 願景、政策、目標、策 略、資源投入優先順序
中階 主管
3.根据事实加以分析思考
• • • • • • 是否有所遗漏 彼此间的关联性 考虑因果关系 以前瞻性的眼光思考 选择适当的分析方法 综合归纳分析
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拟订计划的思维与原则
4.拟订具体可行方案
• • • • • • 创造力的发挥 具体明确确认工作程序 参考相关者的建议 让部属共同参与 从执行者的立场考虑 将计划实行日程列出时间表
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3
PLAN 计划 管理 四大循环
DO 执行
ACTION 改善行动 CHECK 查核
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4
PLAN
• 提出工作设想，收集有关资料，进 行调查预测，确定方针和目标。 • 按规定的方针目标，进行试算平衡， 提出各种决策方案，从中选择一下 最理想或满意的方案。 • 按决策方案，编制具体的活动计划， 下达执行。
基層 主管
部門 工作崗位
年度 短期
行動方案、預算、部門 工作計畫、項目計畫 日程計畫、費用計畫
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制定计划的起点
• 上级的需求（目标、要求、战略、策略）； • 部门的需求（职责、工作重点、我该贡献什 么？）； • 例行工作的需求（需要改进的工作、需要加 强的工作）； • 应对未来的需要（人才培养、技术开发）。
背景:家庭、性别婚姻…
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工作分配时应考虑的因素
2.事的考虑:
所需资格:知识、技能、态度
潜在性:紧急性、重要 性、未
来的可能性
特性:品质、数量、期限、要
求、标准化程度
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工作分配时应考虑的因素
3.组织层面的考虑:
现有状况 职务相互关系
团队精神
人际关系
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拟订计划的思维与原则
1.目标明确
目标的重要性 • 工作的依据 • 安定的力量 • 潜能的激发 • 团队的共识 • 绩效的标的
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拟订计划的思维与原则
目标的SMART原则
• • • • •
Specific---明确性 Measurable---可测量的 Attainable---可达成的 Realistic---合于现实的 Timely---及时的
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拟订计划的思维与原则
5.健全的判断 • • • • 是否符合目标？ 就有效的角度分析？ 相关者及单位可否配合？ 时机是否恰当？
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工作分配时应考虑的因素
1.人的考虑:
能力:知识、技能、 态度 潜力:未来的态度、潜能 个性:性格、兴趣、 特质、
优缺点、习惯……
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5
DO
• 根据计划任务，具体落实到各部 门和有关人员，按规定的数量、 质量和时间等规定要求，认真贯 彻执行。
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6
CHECK
• 检查计划的执行情况，评价工作成 绩。在检查中，必须建立健全原始 的记录、统计和信息资料等工作制 度。 • 对已发现的问题，进行科学分析， 从而找出问题产生的原因。
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A A PБайду номын сангаасC 改 善
P D
改 善
C
A C P/S D 维护 改 善
D
维护
维护
永不满足，永续改善
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PDCA循环的八个步骤
PLAN 1. 分析现状，找出存在的质量问题 2. 分析产生质量问题的各种原因或 影响因素 3. 找出影响质量的主要因素 4. 制定措施，提出行动计划 ACT 7. 标准化和进一步推广 8. 在下一个改进机会中 重新使用PDCA循环 CHECK 6. 评估结果（分析数 据）
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主管相关的计划项目
• • • • • • 长期战略规划 年度营销计划 人员招聘计划 新产品上市计划 质量改善计划 年度预算等…
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三种不同类型的计划
• 目标型:有特定目标非例行性 的—项目管理计划
• 例行型:例行工作的—日常管理 计划
• 问题型:处理程序—问题的处置 计划
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拟订计划的程序
第一步 分析现状，找出存在的质量问题 确认问题 收集和组织数据 设定目标和测量方法 第二步 分析产生质量问题的各种原因或影响因素 寻找可能的影响因素并验证 第三步 找出影响质量的主要因素 比较并选择主要的、直接的影响因素 第四步 针对质量问题的主要因素，制定措施，提出 行动计划 寻找可能的解决方法 测试并选择 提出行动计划和相应的资源
工作计划与执行
学习目标
• 学习本单元后，学员应能…
了解管理循环中「计划」的重 要性 知道如何按部就班的进行计划 的思维 因为有效计划，提高部门绩效
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单元内容
一、计划与PDCA管理循环 二、拟订计划的思维与原则 三、计划→执行＝成果？ 四、人与事相结合要领 五、工作分派时应考虑原则 六、执行时应注意的事项
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ACTION
• 对发生的问题提出解决办法，好的经 验要总结推广，失误教训要防止再发 生。 • 对尚未解决的问题，应转入下一轮 PDCA工作循环中。
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PDCA与管理项目
A C
P D
交付 任务
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PDCA的特点
• 大循环套中循环，中循环套小循环， 环环转动，相互促进； • 每一个循环系统包括PDCA四个阶段， 都要周而复始地运动，中途不得中断； • PDCA循环是螺旋式上升和发展的， 每循环一次，要有所前进，不能停留 在原有水平上。
工作负荷
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执行时应注意的事项
1.多方向思考，择优选用。
2.运用『5W1H』来检视。
3.具弹性，可因应未来风险。 4.能激发创造力。 5.查核时间点建立。 6.人员安排与意愿掌握。
7.与组织计划相结合。
8.计划时程排定。
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小组演练：擬定创新服务计划
‧每一小组是一家商店（或一家企业）的经 营团队（非新创） ‧任务：规划创新的顾客服务方案，讨论后， 将，此计划简述于海报上 ‧目标：使顾客感受新颖的服务型态，提高 满意度 ‧计划内容包括：1.计划名称、2.现况问题 陈述、3.创新服务内容、4.执行步骤、5. 计划评估 ‧简报后，评选最优小组
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拟订计划的思维与原则
2.掌握各项事实[信息]
确定达成目标的要素 --广泛从各种角度思考 --从点到面的思考 --前瞻性的思考 --系统性(层级化)的思考 将各种要素一一列出 针对各种要素收集相关资料 集思广益,凝聚众人的智慧与 经验 善用工具资源
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拟订计划的思维与原则