信息化自动办公的发展趋势

信息化自动办公的发展趋势

信息技术在现代社会中的应用越来越广泛，其发展是一种未来化的发展。因此，信息技术对于现代以及未来在办公的发展中都占据着重要的地位。就目前的社会经济中，办公室成为了其重要也是最基础的组成部分，并且从结构上分析，办公室本身也是一个小型的社会，包含了其独特的人文、环境、以及文化。文章通过对办公室在未来自动化的发展方向进行了分析，通过畅想和探从信息化的角度进行了论述。

标签：信息化；自动办公；应用

互联网作为二十世纪末期到二十一世纪对人类影响最为广泛也最为深远的产物，迅速的普及到人类的各项生产生活活动中，对于商务活动，其影响更为深远，不但改变了商务活动的模式同时对于办公模式的改变也越来越明显。截止到2010年，电脑在全球的普及台数已经达到了三十亿台，手机用户也达到了四十亿人，互联网将全球联系起来，不断的扩大其规模。商务活动逐渐转向了电子商务的模式，每年都发生着巨大的变化，无论在技术还是规模上。办公环境以及办公技术的改变，使得我们进入了信息技术时代，办公自动化不但提高了办公效率同时也提高了生产效率。信息技术无论是对于现在的办公还是未来的办公都有效的构成了重要的内容，而其随着技术的进步还会发生新一轮的变化，办公自动化的发展趋势成为了必然。

1 办公自动化和信息技术的关系

IT是信息技术的缩写，其主要目的就是对信息获取的研究以及对传输信息的研究和对处理信息的研究的一种技术手段，信息技术由三大方面组成，计算机、通信以及微电子，这三项技术也被称作现代的信息技术。信息技术在感官上延长了人类的思维器官，对信息的处理、觉得等功能上予以加强，且利用计算机的处理，通过现代的通信手段对信息进行采集，利用现代化的信息设备对信息进行存储、加工以及利用，自动化的信息办公在技术开发以及产品制造和信息服务的学科中得到了良好的发展和推广应用。

OA是自动化办公的简称，通过计算机、通讯技术以及网络和系统、行为科学的综合手段的应用，使得人们将公务的管理集合到各种设备中进行物化处理，并通过办公人员对各个服务以及各个目标进行人机互动，形成一个完整的有机整体的信息处理自动系统。

办公的自动化是上个世纪由发达的西方国家开始发展起来的综合技术，这种技术的发展是建立在高度发展的科技之上的，而我国的OA技术是从上世纪末开始至今才发展起来的，最开始我国的OA技术仅仅只能够提供一些辅助性的单机办公产品，而时至今日，辅助性的产品已经由小型发展到大型，同时性质也发生了改变，成为了协同性的产品。

2 未来发展的特点

办公自动化本身就是面向各个企业和行业的，因此在其发展上无法给出一个统一的准确构思以及描述，在发展方向上有着其特殊性和多面性。但是就信息技术的取向上看，笔者认为还是有着几点共同的发展特征的，主要体现在：

2.1 非专业化趋势

现代的经济、商务环境中，事物职员大多都是从事的一些文员性质的工作，一般都是集中在对文件的处理上，所以办公环境需要进行完善合理的设置，使得一般的职员也可以通过简单的只是以及数据的输入就可以得出可读取的文件，即检索即时，传送方便。由于在现代的商务环境中一般工作人员较多，虽然其制作的数据较之专家质量远远不及，但是数量上确实客观的。目前网络上的数据已经超过了千亿，庞大的信息量需要通过高效的检索进行有效的选择。

2.2 工作流更灵活

文件在网络中传递由于被电子化，在效率上高出了纸质的传统文件几个数量级，并且还能加入一些多媒体元素，不仅仅包括了文字，还能加入图片以及动画和语音等多种元素，使得信息更为的丰富。这种性质的文件传递只有在商务领域中才会显示出其应有的价值，而这种文件的流动就被称作是工作流，商务活动中，这种工作流是最常见的。由于工作流在用途上具有着相应的差异，因此，现阶段的软件在工作流的处理上就要灵活多变并易于控制。

2.3 无限的无线办公场所

随着像Wi-Fi 等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频會议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。

2.4 技术革新使围墙消失

技术上的革新已经把办公室的概念模糊化了。甚至有著名公司认为随着信息技术的发展，咖啡馆是办公产品最具潜力的市场。由于办公室场所分散化，因此办公建筑的设计也将发生变化，许多公司开始在办公建筑内扩大和重新设计公共区域，使其更宽敞、更具有家的感觉。这种充满人性化的设计可以使员工在工作时心情舒畅。

2.5 视频技术的大量应用

未来办公室的另一大进化是大量视频技术的利用，视频的感性表现力大，所以在重要场合中被使用，随着视频技术和压缩技术的发展，诸如视频会议等得到大力推广。在微软总部举行的未来办公用品展上推广之一就是通过摄像头全方地

看到与会者参加会议的情况，甚至还可以看到每一位发言人的面部表情，并进行互动式的讨论。

3 Web2.0 模式和UU-office 概念

关于未来办公自动化的办公景象，很多大公司和专家从不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式会社的Web2.0 模式和东京大学坂村健教授的UU-office 概念。

3.1 基于Web2.0 的未来办公室

随着信息流通量迅速增大，导致了商务本质的变化，质到量的变化促使我们的工作方式也必须随之发生改变，以适应商务领域的高速成长。Web2.0 在缩短企业与用户之间的鸿沟的同时，也改变着我们的办公环境。企业不仅可以借助Web2.0 绝佳的互动性，更好地满足用户的需求，而且企业自身的办公模式也正随着改变。普适计算技术的出现无疑将令随时随地迅速访问到自己所需信息的梦想得以实现，而这更将推动Web 时代高效率、轻松、愉快的工作方式演进。

3.2 用普适计算网络技术构筑起了真正智能的UU -office

办公室作为未来办公室的重要实现技术，东京大学坂村健教授也利用最新的普适计算网络技术为我们展现了全新的UU-office 办公室。UU-office 是Ubiquitous and Universal Office 的简称，Ubiquitous译为随时随地，Universal 译为遍及四方的。其核心也是令办公系统能够真地服务于人，实现“以人为中心”的办公。它以智能化为目标，整合设备和技术构建现代办公模式，让人们实现随时随地、随心所欲的办公。

UU-office 的底层实现基础，是构建于一种被称之为uID技术的基础平台上，它能够通过为所有办公室的个体物品（包括人和设备等）分配的一个特有的128bitucode 代码来自动识别周围状况。这种uID 可以利用目前的电子标签、条码、UWB等任何数据信息技术来实现，最终为今天繁杂的办公环境加全新的基于位置的智能化增值服务。

4 结束语

就目前的社会经济中，办公室成为了其重要也是最基础的组成部分，并且从结构上分析，办公室本身也是一个小型的社会，包含了其独特的人文、环境、以及文化。文章通过对办公室在未来的自动化的发展方向进行了分析。对传统办公模式的彻底革命则始于上个世纪末的信息技术热潮。

随着信息技术的日新月异，让我们看到了未来办公室的发展方向。未来办公室的工作方式不仅仅提高工作效率，同时能以人为本地不断进化，灵活地组织，能够实现更快的决策。更重要的是，这种全新的办公室将会提供我们更为顺畅的工作环境，创造有个性而且多样化的工作方式。我们相信，明天的办公室将不再