地质档案信息化建设

浅谈地质档案信息化建设

[摘要]档案信息化系统的建设和管理，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。虽然目前建设单位档案室网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。为适应飞速发展的信息时代的要求，必须把档案管理网络建设提高到重要议事日程来抓，推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。

[关键词]地质档案信息化

中图分类号：g270.7 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2013）11-0149-01

前言

地质档案作为一种信息资源，是在科学技术活动中产生的，是自然科学研究活动以及对一切地形地质测量、勘探、化验等科研活动的记录及成果，作为企业生产、技术、科研等活动的真实记录和一项基础工作。同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业生产管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。

一、目前地质档案工作存在的问题

1、地质档案管理工作在单位相对比较弱势，一直处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面，档案室人员大部分精力都投入到收集、整理、归档、入库、借阅等各项基础工作上，地质档案管理工作大部分只能通过手工方式提供简单的浅层次的服务利用，未能充分发挥地质档案的作用，这就导致对地质档案信息资料的深

层次开发很少涉及，其结果必然导致地质档案管理工作陷入一种恶性循环，越来越得不到足够的重视。

2、目前档案室库存档案数量繁多、时间跨度长，单位使用传统人工的方式管理地质档案，一直处于以保管为目的、以资料不丢失为原则的封闭式管理状态。这种管理方式效率低、速度慢、保密性差，大量产生的文件和数据给查找、更新和维护都带来了不少的困难。同时，档案利用者直接到档案室查阅档案，不仅案卷因借阅频繁磨损严重，而且检索速度慢，查全查准率低，多年来管理不够规范，资料混乱现象比较严重。

3、目前档案室功能单一，没有统一的档案系统应用软件，数据不完整，标准化程度低，共享性差。已建成的数据库规模小，大多自建自用，功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力，且大多处于低水平重复建设，严重影响了数据库的利用率。

4、档案管理队伍专职人员缺编、综合素质偏低、专业人员相对缺乏，“任何人都能干”的传统认识使地质档案管理工作成就感不强，这些在一定程度上制约了地质档案工作信息化管理的前进步伐。

二、加强地质档案信息化建设的重要意义

随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设地质档案已经成为提高单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具，也是档案工作发展的必然趋势。目前油田正在全力推进“四化”管理，“信息化提升”就是油田推进“四化”建设的

重要内容之一。加强地质档案信息化建设既是档案系统实现“档案信息电子化、纸质档案数字化”的必然要求，又是档案系统“转方式、降成本、提效率”的重要举措。

利用地质档案信息资料为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会，对信息的重视和利用是否充分，在企业的生存发展和经营决策中起到十分重要的作用。计算机网络技术为档案管理信息化创造了全新的思路，档案室变为档案信息控制中心，档案工作也从档案实体管理逐步向档案信息管理转移，使用计算机对档案信息进行网络化管理，不仅有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好等手工管理无法比拟的优点，还可以为档案利用者提供网络系统中所连接的所有信息资源。用现代合理科学的管理方式，实现档案信息化，将以往的纸质档案与现代的电子档案相结合，不仅提高了档案管理的效率，也增强了档案资料的完整、保密和安全性。因此要融合自动化、智能化、数字化等现代化手段，最大限度地实现对地质档案资料进行信息化集成、专业化管理，要积极整合油田内部录井、测井、生产、科研等档案资源，打破单位间管理上的壁垒，实现区域档案资源整合，充分提高各类档案的使用效率，实现信息资源共享。

三、进行地质档案信息化建设的建议

1、人才培养专业化

档案管理人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，他们素质的高低是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。针对档案管理

信息化网络建设的需要，要培养出一支能够适应新形势要求，掌握计算机操作、数据库管理、网络建设等基本技能的高素质专业队伍，要求档案人员在精通档案业务的同时，努力提高自身素质，更新知识结构，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，做到“懂专业、有想法、能干事”，实现单一型向复合型转变。

2、技术手段现代化

档案工作的技术手段是提高档案工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件，也是档案工作信息化的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、条码技术、影像技术等先进技术和手段，提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。

目前本单位计算机使用情况非常普遍，都可入局域网，数据库建设形成了一定的规模，档案管理人员也在逐步进行必要的计算机系统开发、维护和应用，所有这些都为档案室信息化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。由于网络应用的推广促进了办公自动化的进一步发展，单位要逐步实现无纸化办公，在工作实践中产生的大量电子文件正逐步进入档案室，大量以纸质为载体的档案将不同程度的被电子档案所取代，即档案信息电子化。就是充分利用计算机、条码仪、扫描仪等设备，使纸质档案数据化，建立健全数据库，便于存储、查找和利用，这是地质工作的现实要求，也是档案管理的必然取向。

3、制度建设规范化

资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，实现档案管理的计算机化就需要认真进行数据与信息的著录、整理和收集，以便使其能够真正的满足档案管理信息化的要求。这就要求档案人员提高认识，从标准化、规范化、信息化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各室人员增强档案意识，注重借阅与及时交还，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与外部相关单位通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。

档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化。要按标准建立质量管理体系，按档案管理的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、声像等资料，根据档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，并制定本单位的档案管理实施细则，要明确各方职责，用制度管人，用制度办事，制度要明确本单位地质档案的归档范围、归档要求和地质档案的移交与整理、保存与借阅的要求以及保密要求，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性，使地质档案资料的管理水平更加规范化、信息化、标准化。