办公自动化实训课件

计算各项收、支所占收、支总额的比例 （IF函数及绝对引用的合并使用）
IF函数需要三个参数：
考虑除法中被除数不能为 0和公式复制的问题
第一个参数Logical_test为条件
第二个参数Value_if_true为条件成立时函数的返回值
第三个参数Value_if_false为条件不成立时函数的返回值
以单元格O5为例（插入-函数-逻辑）： $N$8=0，表示如果单元格$N$8等于0（即全年收入合计为0） “”，表示那么单元格O5显示为空白（“”表示空字符串） N5 / $N$8，否则显示公式N5 / $N$8的计算结果（即工资占 总收入的比例）
实训二：制作成绩统计表
初始化页面 为表格添加标题 插入表格 修改表格结构 输入表格内容 美化表格 利用公式进行自动计算 排序成绩统计表 跨页设置表格标题 插入图表
实训二：制作成绩统计表
单元格的标识
Word表格中每个单元格都有一个默认的唯一标 识，标识的名称由单元格所在的列标和行号组合 而成。
▪ 隐藏工作表中的网格线
① 单击菜单栏中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对 话框
② 选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的 勾选
案例知识点讲解：
❖ 打印工作表
▪ 页面设置
❖ 设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等 ❖ 页眉/页脚的设置 ① 单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页
案例知识点讲解：
❖ 格式的设置
▪ 单元格字体、对齐方式 、数字格式 、边框和底纹等 设置
❖ 单击菜单栏的【格式】【单元格】命令 ❖ 通过“格式”工具栏进行设置
案例知识点讲解：
❖ 格式的设置
▪ 数字格式 设置数字格式可改变单元格中 数据的显示格式。常见的数字 格式有常规、数值、货币、日 期、时间、百分比、文本和自 定义等。
线型：无边框；
实训四：制作产品宣传手册
第二步：制作小册子封面
• 标题的制作：绘制圆角矩形，调节黄色菱形控制 点；设置大小高度1.86厘米，宽度8.33厘米） ；设置填充效果（预设-宝石蓝）；将所有图形 组合
• 文本框设置：颜色-其他颜色-自定义-模式RGB ，红色102、绿色153、蓝色153；粗细-2磅
案例知识点讲解：
❖ 验证数据有效性 ▪ 通过给单元格设置“数据有效性”，来限制单元格数 据的输入，从而避免输入数据时误操作。 ① 选定设置“数据有效性” 的单元格区域 ② 单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，打开的【 数据有效性】对话框。 ③ 选择【设置】选项卡， 设置“有效性的条件” ④ 选择【出错警告】选项卡，设置“输入无效信息时显 示出错警告”
案例知识点讲解：
❖ 设置条件格式 ▪ 通过条件格式，可将满足特定条件的单元格以指定的格式显 示，从而达到突出重要数据的目的。 ① 选定设置“条件格式”的单元格区域 ② 单击菜单栏中的【格式】【条件格式】命令，打开的【条件 格式】对话框 ③ 在“条件？”中设置满足条件 ④ 单击【格式】按钮，在打开的【单元格格式】对话框中设置 满足条件后的格式 ⑤ 还可以单击【添加 】按钮，添加新的条件格式
面设置】对话框。 ② 选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按
钮，打开【页眉/页脚】对话框
案例知识点讲解：
▪ 页面设置
❖ 设置标题行 — 使得每页顶端或左端都出现标题 ① 在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡 ② 在“顶端标题行” 或 “左端标题列”选项框 中选择设置标
题行或列
▪ 打印预览 Hale Waihona Puke Baidu 打印工作表
• 将图片与文本框组合-复制-选择性粘贴-图片（ 增强型图元文件），使其变为图片格式
• 添加阴影样式6
• 插入剪贴画
实训四：制作产品宣传手册
第三步：制作小册子内页
• 添加背景图片：格式-背景-水印-图片水印-选择 图片，缩放150%
• 文本框的链接运用：连续画出2个空白文本框， 右键点击第一个，选择“创建文本链接”，鼠标 变成小水壶样式，点击第二个空白文本框（作用 ：当第一个文本框内容填满时，文字会自动移到 下一个文本框中）
实训八 制作个人收支明细表
❖ 案例中一些基本的原始数据外，其他的各项统计项都是通过Excel提 供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免 在输入数据时的误操作。
案例知识点讲解：
❖ 公式和函数
▪ 插入函数
① 选择结果单元格，单击菜单栏中的【插入】【函数】命令 ② 打开的【插入函数】对话框，选择应用函数 ③ 打开【函数参数】对话框 ，设置函数各计算参数
实训一：制作培训通知
输入内容（建立文档、日期的插入、拼写和语 法的检查、字数的统计）
设置文字格式 设置段落格式（间距和缩进的设置、格式刷、
边框和底纹的设置） 项目符号和编号（添加项目符号、添加编号、
录入文字时自动创建项目符号或编号） 制作回执表 保存培训通知 打印培训通知 使用电子邮件发送培训通知
▪ 调整工作表行高列宽
❖ 鼠标操作 — 拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“ 最适合的宽度”
❖ 单击菜单栏的【格式】【行】 或【列】命令
使用自动填充功能快 速复制表格的底纹
案例知识点讲解：
❖ 插入图片
▪ 单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令 ▪ Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选
实训五：制作统一的信函
通过邮件合并，可轻松地 批量制作信函、信封、标 签、工资条、学生成绩通 知单、商品报价单等。
理解邮件合并
邮件合并中，要处理三个不同的元素：
主文档； 为主文档提供信息的数据源； 合并文档（完成的文档集）。
邮件合并并不一定真的是指信函邮件的合 并，使用这一功能可以将主文档和数据源 合并为一。
实训六：毕业论文的排版
案例知识点讲解：
❖ 掌握样式的设置方法
▪ 新建样式
❖ 执行菜单栏上的【格式】【样式和格式】命令
提示： Word使用层次结构来组织文档，Word目录的自动生成是基于大
纲级别和段落样式的。
案例知识点讲解：
❖ 掌握样式的设置方法
▪ 修改样式
案例知识点讲解：
❖ 熟悉长文档的阅读方式
格） 3、文档合并（邮件合并）
案例知识点讲解：
邮件合并操作方法——通过“邮件合并 ”任务窗格操作
执行【工具】【信函与邮件】【邮件合并】菜单 命令 在任务窗格中选择文件类型→信函，使用当前文 档 选取收件人→使用现有列表→浏览→打开数据源 →确定/编辑 撰写信函→定位插入点→其它项目→插入合并域 预览信函→合并完成→编辑个人信函/打印→合并 到新文档
制作流程图标题（绘制矩形，颜色填充，添加 艺术字并编辑——文字“双色填充”效果、“朝 鲜鼓形状”、设置阴影样式）
绘制流程图框架（画布框的调整，绘制图形— —准备、过程、决策、结束，复制图形Ctrl+D ，改变自选图形）
美化流程图（图形的对齐方式、自定义三维样 式、颜色填充）
绘制连接符
实训三：制作购物流程图
办公自动化实训教程
Office2003在工作中的应用
快要工作了， 肯定会面临各种各样的电脑文书工作， 我能够应付自如吗？
Sure !
本学期实训安排
❖ 涵盖Word, Excel, PowerPoint三大 办公软件的12个工作实例演示
❖ 根据实例，每堂课做一次上机实战， 作为平时成绩
❖ 第13周/14周，随堂上机期末考试
引用运算符
含义
示例
:（冒号） 区域运算，两个引用间的连续单元格区域 SUM(A2:B3)
,（逗号） 联合运算，多个引用的合并
SUM(A2,B2,B3)
（空格） 交叉运算，同属于两个引用的单元格
SUM(A2:B3
B2:B4)
说明 A2～B3四个单元格的和 A2,B2,B3三个单元格的和 B2,B3二个单元格的和
案例知识点讲解：
❖ 公式和函数
▪ 输入公式
① 选择结果单元格 ② 输入等号“=”， ③ 输入运算公式，按回车键确认。
▪ Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本 一致。它总是以“=”开始，可以使用+（加）、（减）、*（乘）、/（除）、^（乘幂）、()（小 括号）、>（大于号）、<（小于号）、=（等于 号）、>=（大于等于号）和&（连字符）等运算 符。
护工作表】命令，打开的【保护工作表 】对话框。 ⑤ 选择“保护工作表及锁定的单元格内容 ”选项，在“取消工作表保护时使用的 密码”文本框中输入工作表的保护密码 ，并设置保护后可执行的操作。
• 插入图片：浮于文字上方
实训四：制作产品宣传手册
第二步：制作小册子封面（续）
• 说明部分的制作：绘制椭圆，拖动绿色控制点， 向左旋转10度，高度1.44厘米，宽度4.78厘米
• 文本框设置：字体二号；格式-字体菜单-字符间 距-缩放80%，磅值1；电话信息文本框的填充颜 色（红色102、绿色102、蓝色204)
▪ 执行菜单栏上的【视图】【大纲】命令 。 ▪ 执行菜单上的【视图】【阅读版式】命令 。 ▪ 【窗口】【拆分】 ▪ 右下角的“按对象浏览”功能
案例知识点讲解：
❖ 熟悉插入目录的方法
▪ 1.自动提取目录 。
❖ 执行菜单栏上的【插入】【引用】【索引和目录】 命令。
案例知识点讲解：
❖ 熟悉插入目录的方法
案例知识点讲解： ❖ 熟悉Excel 2003的基本功能
▪ 保存文档
❖ 单击“常用”工具栏中【保存】按钮
▪ 另存为
设置统一的 密码：123
案例知识点讲解：
❖ 熟悉Excel 2003的基本功能
▪ 输入数据
❖ 手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等 ❖ 使用自动填充功能快速复制或填充有序数据
编号的输入技巧：‘+ 001
绘制连接符 连接符看起来像线条，它始终与附加在一起的
图形相连。也就是说，不论怎样拖动各种图形， 只要它们是以连接符相连的，就始终连在一起。
实训四：制作产品宣传手册
第一步：设置小册子页面
• 纸张大小-自定义大小-宽度21.2厘米、高度27.8 厘米；
• 页边距-纸张横向-上下1厘米、左右1.27厘米； • 分隔符-分页符； • 设置虚框，辅助对齐——插入表格：1行3列，
理解邮件合并
主文档：Word文档。 数据源：可以是Word表格、Excel工作
表、Outlook联系人列表或Access数据库 等。 合并文档：主文档的副本，是个Word文 档，此文档不必保存。
案例知识点讲解：
掌握邮件合并的三个操作步骤
1、建立主文档：简单Word文档 2、建立数据源：Word表格（或Excel表格、Outlook表
列标使用字母A、B、C等表示，行号用数字1、2 、3等表示，列标在前，行号在后。如：第三列 第二行的单元格标识为C2。
实训二：制作成绩统计表
求平均值的公式
=Average（C2，D2，E2，F2，G2，H2） =Average（C2：H2）
实训三：制作购物流程图
页面设置（页边距、页面视图）
▪ 公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制
案例知识点讲解：
❖ 单元格引用
▪ 引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位 置。
❖ 相对引用 如：A2
❖ 绝对引用 如：$A$2
❖ 混合引用 如：$A2或A$2
▪ 相对引用与绝对引用的区别：当复制公式时，相 对引用会根据其发生改变，而绝对引用不会。
▪ 在公式中输入单元格引用，可直接选择该单元格 或区域，支持Ctrl键和Shift键。
案例知识点讲解：
❖ 保护工作表
▪ 保护工作表的作用为保护工作表中的锁 定单元格（默认），使得这些单元格不 能被编辑修改 。
① 选定所有不需保护的单元格区域 ② 单击菜单栏中的【格式】【单元格】命
令，打开的【单元格】对话框。 ③ 选择【保护】选项卡，单击取消“锁定
”选项。 ④ 单击菜单栏中的【工具】【保护】【保
图形等图形对象，与Word 不同的是，插入的图形总 是浮于文字上方。
案例知识点讲解：
❖ 工作表的操作
▪ 增加、删除、命名工作表
① 在工作表标签区中单击选择工作表标签 ② 单击右键，在快捷菜单上选择 【插入】/ 【删除表】/【重
命名】命令
▪ 冻结窗格
❖ 光标停留在A4单元格，单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格 】
▪ 2.使用制表位修改目录
❖ 执行菜单栏上的【格式】【制表位】命令 。
实训七：制作客户信息表
案例知识点讲解：
❖ 熟悉Excel 2003的基本功能
▪ 建立文档
① 双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel ② 启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单
击“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行 创建。