公司管理系统文件管理系统规章制度

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文件编号:A-DCC-001 编制日期:2011-7-28 公司文件管理制度

版本:A 修改状态:00

1.0目的

为保障公司文件管理工作制度化、规范化,确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本,特制定本制度。

2.0适用范围

2.1外来文件(上级公司及同级单位来文);

2.2公司内部公文(包括公告和通知)、管理制度、作业标准等;

2.3文件的形式包括纸质和非纸质,如网络、软盘、光盘等数码性存储载体;

2.4受控和非受控文件,受控文件有“受控”印章。

3.0职责

3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门,负责外来文件、管理制度、

作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等,编制《受控文件清单》和《记录

清单》;

3.2总经办文控中心负责各部门公文(包括公告和通知)统一编号,发放、回收、

销毁、归档等工作由各起草部门负责;

3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作;销售部负责商品报价单及销售合

同的归档、保管工作;其他行政类合同由总经办负责归档、保管;

3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定;

3.5总经理或授权部门负责人批准发布;

3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置;

3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。

4.0定义

4.1公文(包括公告和通知):其明确了发布范围,是向公司内部宣布重要事项时

使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点;

4.2管理制度:为达到公司管理目标,而明确制定的指导性文件,以达到统一思想、

统一方法和统一行动的目的;

4.3作业标准:指保证在岗人员完成岗位要求的规定,即为规范作业人员的操作而

制定的,对各项工作制定的操作程序和规范化规定;

4.4表格:是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行(列)

或多行(列)单元格组成,以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要

表达的信息;

4.5保密文件:凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的

公文、制度等文件,均属于保密文件;

4.6非保密文件:属相对性概念。公司内部,以各类文件形式公开发布的公文、制

度及相关表格等,均属于非保密文件。相对于外部,公司内所有非保密文件均为保密文件。

5.0文件格式及标准

5.1公文(包括公告和通知)

5.1.1标题:二号微软雅黑,加粗;

5.1.2司标:文件右上角;

5.1.3文件号:文件编号及发文日期,黑体五号,靠右对齐;

5.1.4文件编码原则:

╳—╳╳╳╳—╳╳╳

流水号(3位数字)

自然年(如2011)

职能代码(见附件1,表1)

编号中英文及数字采用五号Calibri字体。

5.1.5公文摘要部分格式:

收文:

发文:

抄送:

主题:

四号黑体;

5.1.6正文:小四号宋体,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;

5.1.7页边距:上、下、左、右均2.5cm;

5.1.8段落:1.25倍行距;段前、段后0cm;

5.1.9标点采用全角符号,装订左侧。

5.2管理制度

5.2.1标题格式:

5.2.1.1司标:文件左上角

5.2.1.2文件名称:三号宋体,加粗;上下左右居中;

5.2.1.3文件号:文件编号及版本号填写在标题框中;

5.2.1.4编码原则:

╳—╳—╳╳╳

流水号(3位)

职能代码(见附件1,表1)

文件级代码(见附件1,表2)

编号中英文及数字采用五号Calibri字体;

5.2.1.5版本:用A、B……表示,五号Calibri字体;

5.2.1.6修改状态:00、01……,五号Calibri字体。

5.2.2段落标题:宋体小四字体,加粗;

5.2.3段落序号:

一级:1.0、2.0……..;

二级:一级段落号+流水号,如:1.1、1.2;2.1、2.2……..;

三级:二级段落号+流水号,如:1.1.1、1.1.2;2.1.1、2.1.2……..;

四级:三级段落号+流水号,如:1.1.1.1;2.1.1.2……..;

5.2.4正文:宋体小四号,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;

5.2.5页边距:上、下、左、右均2.5cm;

5.2.6段落:1.25倍行距;段前、段后0;

5.2.7页眉和页脚:

5.2.7.1页眉格式:司标,靠左对齐;“内部资料不得外传”,宋体五号,

靠右对齐。

5.2.7.2页脚格式:文件名称、文件编号及版本左对齐,斜体小五号字,

Page(页码)of(总页数),靠右对齐。字母及数字使用Calibri

字体小五号;

5.2.8标点采用全角符号,装订左侧。

5.3表格

5.3.1页眉格式:司标,靠左对齐;

5.3.2表格名称:四号宋体,加粗,左右居中;

5.3.3文件号:表格编号及版本号,右对齐;

5.3.4表格编码原则:

╳╳—╳╳—╳╳/╳

表单版本号(A、B、C…)/修改次

流水号(2位数字)

所属文件编号

编号中英文及数字采用五号Calibri字体;

5.3.5版本:用A、B……表示,五号Calibri字体;

5.3.6修改状态:00、01……,五号Calibri字体;

5.3.7表格栏目字段:宋体五号字,英文及数字采用五号Calibri字体;

5.3.8行高:0.8cm;

5.3.9页边距:上左右2cm,下边距视表格布局而定;

5.3.10段落:单倍行距;

5.3.11横式表格指定宽度26cm,竖式表格指定宽度17cm;

5.3.12表格左右居中,装订左侧。

5.4合同编码原则:

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