浅谈档案电子化管理

浅谈档案电子化管理

摘要:所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。甚至连文件的起草、签发、催办、归档等动作过程都通过计算机在通讯线路中进行。这种变化决定了档案工作也将进入电子化时代。一是电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备讯速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共免的,不受时间和距离的影响。四是电子文件的保存和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。因此,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

关键词:档案电子化管理

在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占据着独特的地位。作为各行各业都离不开的档案工作,用电子化管理档案信息是历史发展的必然趋势。档案信息电子化,是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。手工信息加工工作模式是:“选题——选材——编辑——出版”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。手工编辑信息成果出版需要较多的经费,但目前企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

在信息电子化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下,传统的档案工作开始引进现代化技术,一向隶属于社会科学领域的档案工作,在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识,这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看,档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进,档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部,而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说,档案信息电子化的作用主要有以下几个方面:

(1)可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,

利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。

(2)缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

(3)档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

(4)档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

(5)档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

当今世界已步入信息化的时代,档案工作也必然要进入数字化发展阶段,以数字化采集技术为手段,以档案业务管理系统为依托,向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理,首先要提高认识,增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感,站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义,借鉴正式文件管理的方式和方法,全面提高电子档案管理的质量和效果。

(1)建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度,统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容,定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管,避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散,确保历史档案资料的完整。

(2)建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台,在内部局域网服务器上开辟专区,以科室为单位分业务类别建立档案目录,目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限,以供机关各科室自行查询所需资料,避免各岗位人员的相互打扰,消除影响资源共享的其他因素,促进整体工作效率的全面提高。

(3)积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍,如计算机专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大学习投入,对与档案管理工作有关人员,进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训,使他们掌握电子档案管理

的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。

(4)及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代,对所有的电子档案来讲,它在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。因此,电子档案也要不断地“迁移”、“复制”,以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术力加以转换,防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

电子档案自身的特点,决定了它的保管要比纸质档案的保管更加精心细致,更需要科学技术和现代化手段的参与。存储档案的光盘、磁盘如果放置不当,库房的温度、湿度及光线不适宜,就会缩短其寿命,甚至瞬间就完全破坏,失去利用价值。这就要求我们在保护和管理电子档案时,规范保管标准。

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