高校实物档案管理

一、目前高校实物档案管理存 在的问题
一是归档意识不强，收集困难。高校 实物档案的归档意识不强，甚至存在认识上 的误区。比如认为在重大活动中外单位赠送 的纪念品只是一种礼品，无需归档；有些人 觉得这些实物是对他们辛勤工作的肯定，应 归属自己；有些部门为了利用方便，将本该 移交归档的实物档案保留在本部门或自己手 中，认为这是最安全的，利用也方便。 二是管理不善。 由于实物档案的种 类繁多，载体类型多种多样，形状大小不 一。高校档案实体分类又没有一个统一的 分类标准，如我校将教学、科研活动中形 成的实物档案分类登记造册，用于保存实 物档案的库容量又小，哪里有空位就摆放 在哪里，办公室、库房等随处可见，排列 不整齐，这样既不便于管理、维护，更不 便于查找与利用。加之保管条件的优劣关 系到实物档案的生存和利用价值，严重影 响了实物档案管理的质量。 三是开发利用率不高。档案收集工作 是做好档案管理工作的前提和基础；管理工 作的核心是使档案安全、完整；档案利用工 作是档案生命价值所在和根本目的。然而，
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文 / 史莉萍
浅谈高校实物档案管理
【摘要】 实物档案是高校档案的重要 组成部分，本文分析目前高校实物档案管 理存在的问题，提出了加强高校实物档案 管理的对策。 【关键词】高校；实物档案；管理 实物档案是高校档案的重要组成部 分，主要包括：学校公务活动中受赠的具 有纪念意义的礼品；党和政府重要领导人 以及重要来宾视察、访问时题词或赠送的 字画；学校的老校牌、作废印章、校徽、 旗帜；学校各部门或个人获得的有较高保 存价值和社会意义的奖状、奖杯、牌匾； 教学、科研中产生的雕塑、绘画等都属于 实物档案的范畴。这些实物档案形象生动 地反映了高校的办学历史和一定时期的教 学科研工作，是不可多得的实物史料，应 该得到科学的管理和有效的利用。 实物档案开发利用严重不足。分析其原因有 两个方面：一方面，档案人员的大部分时间 与精力都放在纸质档案的管理、编研和开发 利用上，没有时间顾及实物档案； 另一方面， 实物档案的载体、形状大小不一、规格不 等，保存实物档案的库容量小，没有足够的 装具来陈列，根本就谈不上开发与利用等。 发展和办学规模不断扩大，实物档案会越 来越多，有了齐全完整的实物档案，科学 分类是关键。如 2003 年我校升入本科院 校，档案室工作人员针对原各校的实物档 案进行按全宗、年代、实物档案名称、数 量、特征、来源等进行登记注册。 一是实物档案档号按“年度号 + 实物 档案分类号 + 保管单位号”依次编号。 二是实物档案分类号：SW12- 荣誉证 书（科技奖入 KY13） 、13- 奖状（科技奖 入 KY13） 、 14- 奖章、 15- 奖牌、 16- 奖杯、 17- 锦旗、18- 礼品、19- 名人字画、21校牌、匾、22- 印信（钢印、铜印、胶印、 木印） 、23- 有收藏价值的教学科研设备 设施、24- 纪念品等。 只有对实物档案进行科学分类、规范 整理，才能为档案工作的保管、鉴定和利 用奠定良好的基础，才能最大限度地发挥 档案的作用。 4. 积极做好实物档案开发利用工作， 不断提升校园文化建设品位。收集、整理 和保管实物档案的目的在于利用。作为档 案工作者要充分利用各种方法途径，积极 主动地开展提供利用服务，充分发挥实物 档案的潜在价值。如我们抓住学校本科评 估、专业评估的契机，为学校提供有价值 的实物档案。组建了校史展览馆；制作了 宣传画册；采取固定展厅和流动展出等形 式，面向全校教职员工和学生开放实物档 案。充分发挥了档案激励和教育作用，增 强学校的凝聚力，真正体现出实物档案管 理的价值，为校园文化建设提供保障。 实物档案是高校档案的重要组成部 分，各高校应重视实物档案的集中统一管 理，加强收集工作，提高实物档案总体管 理水平。档案部门和档案工作者必须从服 务于学校教学、科研、党政管理的思想高 度出发，最大限度地发挥自身的主观能动 性，改变被动式服务和重藏轻用观念，使 实物档案真正达到记载过去，服务现在， 启示未来的目的。 （作者单位：辽东学院综合档案室）
二、高校实物档案管理的思考
1. 加大档案的宣传和实物档案收集 力度，规范制度管理。加强《档案法》和 《高等学校档案实体分类法》的宣传，规 范实物档案归档制度标准。我们借学校升 本之际结合工作实际制定了《实物档案暂 行管理办法》 ，从实物档案具体的归档范 围、归档要求、分类编号、保管期限等均 做出了规定，并对个人保存的实物档案捐 赠提出自愿和奖励的办法等。对学校各分 院（部门）自上而下树立实物档案归档意 识，档案人员主动加强与各分院（部门） 兼职档案员的沟通与联系，指导和监督兼 职档案员做好实物档案的收集，以确保实 物档案收集齐全、完整。 2. 确定实物档案的收藏范围。笔者认 为收藏实物档案应本着“藏以致用”的原 则，且根据高校实物档案的特点和实物档 案工作实践确定收藏范围。 一 是 奖 品 实 物 档 案。 本 校 在 重 大 政 治、 经 济、 科 学 文 化、 科 研、 教 学、 外 事、体育等活动中获得的省部级以上（含 省 部 级 ） 颁 发 的 奖 状、 奖 杯、 奖 章、 奖 牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。 二是印信实物档案。机构变更或撤消、 合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、 木印等经公安机关审批后制作的印章。 三是名人字画实物档案。中央领导及 社会知名人士为学校的题词、作画。 四是学校发展中有纪念意义的物品。 建校以来使用过的校牌、匾等物品。 五是本校与国内、外校际交往中收受 的礼品。 3. 加大实物档案的管理力度，制订科 学合理的分类方法。随着高校教育的不断