应用文书的标题和行款格式规则

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应用文书的标题和行款格式规则
一、应用文书标题的制作
(一)公文式标题的构成要素
组成公文式标题的要素主要包括单位、区域(范围)、时间、事由(内容)、性质和文种等,其中“事由”和“文种”是最基本的要素。

究竟选择哪些要素来构成标题,一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性,二要考虑写作的实际需要。

公文式标题通过几个要素的组合,明确地说明了下述问题:第一,这篇文章是做什么用的(文种);第二,文章是谁起草的(单位);第三,文章反映什么时间(时间)、什么区域(范围)的什么事情(事由)。

只要要素的排列组合合乎规律,就不会引起歧义。

如计划属于事务文书,这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。

例如,《XX物业公司2004年度培训计划》。

(二)文章式标题的构成模式
从构成形式看,文章式标题可以有单标题和双标题(即主副标题)。

主标题一旦概括到某种程度,不能概括和反映需要传达的涵义,就必须用副标题来做具体例如,某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后,集团公司要求该公司上报经验材料,以便在全集团推广。

这个经验材料的标题就可以制作为:“挖潜增效大有可为”,副标题可为“——某物业公司开展全员节约活动情况总结”。

二、应用文写作的行款格式规则
行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。

基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。

(一)标题
文章大标题书写的基本规则是居中排列,字号应大于正文,字体也应与正文相区别,并且上下各空一行。

如果大标题字数较多,则应考虑分行排列,但分行时要注意前后意义的完整,在连贯排列时仍然要求居中。

副标题应紧靠大标题下,中间不空行,题前要加破折号,所用字体也应区别于主标题。

(二)署名
署名一般放在文章的大标题之下,居中,上下各空一行,字号应小于大标
题,字体也应区别于大标题和正文。

(三)分段
每个自然段的开头要空两个字的位置,第二行起顶格书写。

书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写,后面加冒号,第二行空两个字。

行政公文的主送机关(即受文单位)也要求顶格书写,如果一行写不下,回行时仍然顶格书写,后面加冒号。

(四)引文
较短的引文可夹在正文中;如果是较长的引文,则需换行自成一段;排列上要比正文退两格,首行和末行最好空一行,并在字体、字号上与正文有所区别。

(五)序码
序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字,由无圈到有圈,行政公文的写作要领
四、应用文书的写作要领(熟悉)
(一)行政公文的写作要领(一共9种)
1.决定的写法
决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。

缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括,涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时,其缘由则要具体、充分。

决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。

不论采用哪种表述方式,都要做到观点鲜明,依据充分,事实准确,切合实际。

2.通知的写法
通知的正文一般先叙述通知的起因缘由,写明通知的背景和依据,然后通过承启用语,转入通知事项。

如一般性通知,只要写清什么事,有何要求即可;任免通知,写清任免人员姓名、具体职务等。

比较复杂的通知,如指示性通知等,既可采用一气呵成的贯通式写法,直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题,也可采用分条列项式写法,分出层次,但要注意各条、项之间的逻辑顺序。

3.通报的写法
通报的正文主体由三部分构成。

一是事实与评析。

这部分是通报全文的重点和核心,写法可虚实结合,先实后虚。

即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等,从中提炼出经验或教训。

二是决定,也称结论。

表扬的要明确给予肯定,写明授予什么荣誉,给予什么奖励;批评的要写明对责任者惩戒的意见。

三是结语,即提出要求或希望,号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误,或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。

4.报告的写法
报告首先概括说明全文主旨,可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚,如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。

然后以“现将有关隋况报告如下:”之类的通用语,转入正文。

主体(即报告事项部分)是报告的核心,是要叙述的具体内容。

如果内容较多,篇幅较长,可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。

在常规物业管理中,报告也是使用较多的文种之一,常见的错误有三个:其一是当作前行文使用。

如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在A 花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准,就是运用错误,应使用请示文种。

其二是当作外行文使用。

如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告,就是运用错误。

其三是与请示文种混用。

如《关于更换对讲机的请示报告》,就是把请示文种与报告文种混用了。

5.请示的写法
首先写明请示的起因,即“为什么请示”;一般可运用叙事、说理相结合的表达方式,简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。

其次要写明请示事项,即“请示什么问题”。

内容较简单的可全文一气呵成,一贯到底;内容复杂的则应分段表述。

如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准,则应提出自身的意见或处理办法;如果有两种以上的方案或意见,则应表明自身的倾向性意见,以便上级单位作出正确的判断和决策,从而得到及时准确的回答。

在常规物业管理中,使用请示应注意以下几点:
(1)必须坚持一事一请示;
(2)请示在未获批准前,不得对下属单位发送;
(3)如需向两个上级单位同时请示,只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个),不可多头报送以免造成误会而贻误工作;
(4)严禁越级请示;
(5)请示语言既要简明扼要,还要注重行文语气,选用语句要谦敬,分寸得当。

6.批复的写法
批复只答复请示事项,对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。

在常规物业管理中,使用批复应注意以下几点:
(1)批复是对请示作回复,所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题,不可只引文号,或只引标题;
(2)批复要有针对性,要态度明朗,观点明确,措辞要庄重、周密、准确。

同时要注意,只能在职权范围内批准、答复问题,否则即是无效批复;(3)必须有正式的书面请示才能批复,口头或电话请示不能作为批复的依
据;
(4)批复一般只给来文请示的单位。

如有普遍意义,也可以同时抄送所属各单位。

此外,对于下级送来报告,若认为有必要,也可以批复。

7.意见的写法
首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等,回答“为什么提意见”。

其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。

结尾习惯用语一般为“以上意见,请结合实际贯彻执行”、“以上意见,仅供参考”等。

也可自然收尾,不加结束语。

在常规物业管理中,使用意见应注意以下几点:.
(1)意见的使用比较广泛,既可以用于正式公文,也可以用于日常工作沟通。

因此,在正式公文中,撰写意见,要有针对性、可行性,文字表述要明确具体。

(2)意见在正式公文中,主要用于平行单位和对下级单位,对上级单位应慎重使用。

对上级单位行文,多用“请示”、“报告”等文种。

8.函的写法
首先述致函起因,即发函的原因、背景和依据。

其次说明致函事项,明确地将问题、要求或答复意见告知对方。

在常规物业管理中,使用函时,要注意态度的坦诚、热忱,语气的平和、谦虚,在措辞上严谨得体。

9.会议纪要的写法
首先简单介绍会议概况,包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果,这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。

有些会议纪要,还要交代召开会议的依据,会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。

重要的与会者和发言,也要在开头部分予以突出介绍。

这一部分是会议自然情况的概述,要写得概括扼要,文字简短。

会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料,经过认真分析整理、提炼加工,相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。

主体部分一般有两种常用的表述方法:
(1)概述法。

把会议的发言、讨论的情况综合到一起,围绕会议的中心,分自然段概括地表述出来,这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。

(2)归纳法。

会议的规模较大,讨论的问题较多,涉及面较广,需要将会议的原始材料加以分类整理,对许多意见或内容进行归纳叙述。

视会议纪要的实际,结语有两种情况:一种是设结语,以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾,表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。

另一种是不设结语,正文写完,全文也就自然结束。

在常规物业管理中,使用会议纪要时应注意以下几点:
(1)要突出会议主题,不要面面俱到。

(2)工作会议纪要一般以通知形式贯彻,可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。

(3)会议纪要的文稿形成后,一般由参加会议人员签名确认。

(4)会议纪要制作完成后,一般都要送签名人员一份。

事务公文、制度文书等其它文书的写作要领
(二)事务文书的写作要领(4种)
1.计划的写法
计划的内容一般由前言、主体和结尾三部分构成。

(1)前言。

计划的前言主要阐明制订计划的指导思想、制订的根据,以及计划的总任务、工作情况的分析等,回答“为什么做”、“依据什么做”和“能不能做”的问题。

前言是计划的纲要,切忌冗长,不宜过多论述,点到为止。

(2)主体。

主体是计划的主干部分,是计划写作的重点,用来表述计划的具体内容,回答“做什么”、“怎么做”和“何时完成”的问题。

计划的主体主要包括“三要素”:即目标(做什么)、步骤(分几步做完)和措施(怎么做)。


目标、步骤和措施是计划的基本内容,相互关联,不可或缺,它们保证了计划的完整性和可行性。

(3)结尾。

计划的结尾部分,应根据行文的需要而定。

常见的结尾方式有三种。

一是突出重点,在结尾部分指出计划的重点任务与实施过程中的主要环节;二是强调有关注意事项,阐明在计划执行中可能出现的问题,预先提出防范措施;三是提出号召,勉励大家积极努力,确保计划实现。

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