5设备档案整理方法

设备档案整理方法

一、设备档案的分类方法

设备档案采用型号分类法或名称分类法。

1.名称分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备的名称进行分类。

例：在全部设备档案中按电脑、打印机、照相机、汽车等设备名称对设备档案进行分类。

2.型号分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备型号进行分类。

例：在全部设备档案中，按 HP Color LaserJet2660n 、HP Color LaserJet 2550等设备型号对设备档案进行分类。

二、设备档案的整理

1.设备档案案卷的构成和组卷

设备档案案卷由科技档案盒、科技档案卷内目录、科技文件和备考表四部分构成。

小型设备科技文件材料较少组成一卷。

大型设备（如锅炉、电梯等）科技文件按设备的部件、结构、系统分别组卷。

2.设备档案的整理形式

设备档案采用不装订整理形式。按照设备档案卷内科技文件的排列顺序，在每份科技文件的右上角加盖档号章，填写档号，在卷盒内科技文件材料前后加放卷内目录和备考表。

（1）设备档案卷内文件排列顺序

设备档案卷内文件的排列顺序是纸质文件在前，光盘、软盘在后；文字材料在前，图样在后；总图在前，部件图、零件图等在后。

（2）设备档案档号章样式及填写方法

档号章（样式）

件号：填写此份科技文件在卷内排列的顺序。

例：

（3）页号的编写

凡是科技文件上有页号的无需重新编写。

科技文件上无页号的需编写页号，以每份文件为单位编写，正面编在右下角，背面编写在左下角。

（4）设备档案卷内目录的填写

序号：填写科技文件在卷内的编号，用阿拉伯数字填写。

文件编号：填写科技文件的文号或图样的图号。

责任者：填写科技文件的编制部门或责任者。

文件材料题名：填写科技文件标题。

日期：填写科技文件的编制日期。

页数：填写科技文件的页数。

备注：填写参见号或需要说明的情况。

（5）备考表的填写

本卷内共有件、页：填写卷内实际的件数、页数。如有驱动程序。需填写光盘或软盘的张数。

立卷人：填写本卷设备档案的整理人。

检查人：填写档案员姓名。

年月日：分别填写立卷时间和检查时间。

（6）设备档案案卷盒封面、脊背的填写

案卷盒封面、脊背（样式）

档号：填写设备档案的案卷号。例：S-电脑－1

案卷题名：填写设备档案的案卷题名。要求具备设备名称、型号、科技文件名称。

例：方正商祺9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。

编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。

例：1998.3.5－1998.12.8

保管期限：填写定期。

密级：按照有关保密工作规定填写。

3.设备档案案卷目录的编制

（1）案卷的排列

每本案卷目录，登记档案为1000卷左右，顺序号从1开始流水编制。

采用型号分类法的设备档案，在同一型号内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。

采用设备名称分类法的档案，在同一名称内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。

（2）设备档案档号的编制

设备档案档号由三部分构成：设备档案的代字、设备档案的名称（或设备档案的型号）和设备档案案卷顺序号。

采用名称分类法档号的构成：S-电脑-1（S为设备档案代字、电脑为设备档案名称、1为案卷顺序号）

采用型号分类法档号的构成：

S-HPColorLaserJet2660n-1（S为设备档案代字、HP Color LaserJet2660n设备档案型号、1为案卷顺序号）

例1：某单位设备档案采用型号分类法进行分类，HP Color LaserJet2660n打印机共组成2卷档案，其排列顺序为：S-HP Color LaserJet2660n-1(打印机说明书、保修单)

S-HP Color LaserJet2660n-2(打印机图纸)。

例2：某单位设备档案采用名称分类法进行分类，共整理电脑设备档案5卷，其排列顺序为：

S-电脑-1 （方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）

S-电脑-2（IBM2000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）

S-电脑-3（HP6556型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）

S-电脑-4（方正科技3230型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）

S-电脑-5（联想飞天486型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）。

（3）设备档案案卷目录的填写

设备档案案卷目录（样式）

写设备档案案卷目录。

类别：填写设备档案。

序号：填写每本案卷的流水顺序号。

案卷号：填写设备档案的档号。如：S-电脑-1

案卷题名：填写案卷名称。如：方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。

编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。

保管期限：填写定期。

密级：按照有关保密工作规定填写。

备注：按实际情况填写。