文书档案的整理方法和步骤

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法

立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。

◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。

复式分类法

1、年度—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年

2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年

2011年：……

复式分类法

年度—机构—保管期限分类法永久30年10年

2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上

2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处……

2011年：……

复式分类法

2、年度—问题—保管期限分类法

2009年：党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年

2010年：党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年

2011年：……

复式分类法

3、保管期限—年度—问题分类法

永久：2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

复式分类法

4、保管期限—年度—机构分类法

永久：2009年办公室、业务处、指导处……

2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

30年：2009年办公室、业务处、指导处……

2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

10年：2009年办公室、业务处、指导处……

2010年办公室、业务处、指导处……

2011年……

保管期限—年度—机构分类法

◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料

◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特

征把具有密切联系的若干文件组合成一个案

卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保

管。

◆立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称

按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报

◆避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

◆卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

◆无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：◆正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

◆转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；

◆有文件处理单的，放在最前面；

◆方针政策性公文在前、业务性公文在后；

◆上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；

◆案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整

◆修裱破损文件

◆复制字迹模糊或易褪变的文件

◆超大纸张折叠

◆去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页

◆编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。

（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示

◆（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表

◆案卷封皮：

◆立档单位名称

◆机构（部门）名称

◆题名

◆文件形成时间

◆保管期限

◆卷内件数、页数

◆案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名

◆题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。

◆一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

◆有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。

题名案例分析（一）

◆没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。

◆没有题名的，如信。见图示

◆虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析（二）

◆批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。

◆对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。

◆若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

◆两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式

◆卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

◆归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

◆页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列

◆案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限—年度—机构分类法

十、编制案卷目录

◆编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。

◆案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。

◆案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。

◆案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度