社会保险档案管理存在的问题

社会保险档案管理存在的问题

无章可循，管理不统一在社会保险改革进程中，国家、省、市下发了许多文件，但至今尚无一份关于社保档案管理的文件。有的地方社会保险部门连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放。有的至今没有配备专职档案管理员，造成了社保档案管理混乱、严重流失。存在这一问题的主要原因是，缺乏有效的档案管理规章，没有相关的制度约束。人工管理，手段落后随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实行了档案的微机化管理，但有的缺乏相应的软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能，不能很好地适应工作需求。大部分单位仍然是手工操作、陈旧式管理，查找资料，费时费力。

造成这一状况的直接原因：一是一些领导观念陈旧，没有充分认识科学管理档案带来的经济效益和社会效益；二是经费业务研究会议文件整理归档工作的广泛吸取和借鉴国外及其他行业的经验教训在档案馆数字化建设方面，就世界范围来看，美国、日本等经济发达国家起步早、发展快、网络水平高；就我国范围来看，图书、情报等信息行业进展较快，而我们档案馆系统起步晚、进度慢，面临的困难、问题还不很多。因此，我们要认真吸取国外、其他行业的经验教训，在财政困难的情况下，基层的档案馆数字化建设力求少走弯路，以避免资金和设备的浪费和闲置，使每一笔投入都能发挥最大效益。总之，要有计划、有步骤，并结合我们自己工作的实际实施档案馆数字化建设，使我们基层的档案馆的数字化建设能够早日得以实现。

会议文件的收集工作担任文秘工作的同志应增强责任心，在日常工作中要积极主动地随时收集本部门形成的会议文件和上级会议下发的文件。先认真登记、分类、编号，然后交领导同志和有关部门传阅、承办，办完后及时收回归档。文书处理会议文件和档案管理是相互衔接的，是机关工作的两个流程，具有许多共同之处。新的档案管理规则是实现文档一体化，其目的是理顺文书处理和档案管理两者之间的关系，简化文件整理归档工作，提高工作效率。办理完毕的会议文件要直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档会议文件整理变成一项日常工作。在整理会议文件归档的同时，要把每次召开会议的通知找出来和会议文件核对，以堵塞平时收集会议文件不齐全的漏洞，保证归档的会议文件齐全完整。