商务部工作及其流程

商务部工作及其流程
1 文件准备
1、商务需建立独立文件夹，文件夹名为“商务部-XXX”；
2、商务文件夹内有“样本册”、“公司资质”、“价格表”、“业务员文件”、“出库单和样品单”、“其他文件”文件夹。

3、“业务员”文件夹内为自己所负责的每一位销售人员建立以其人名命名的独立文件夹；
3-1“业务员人名”文件夹内为“X年报价单”、“客户序号-客户名称”文件夹；
3-1-1 “X年报价单”放该年度业务员所有的报价单。

报价单需写明客户和报价日期。

3-1-2 “客户序号-客户名称”内放该客户的“X年报价单”、“X年合同”、“客户信息”文件夹和客户的“开票资料”、“客户分析”（合作过程中的客户表现或异常）文件。

（a.针对科研院所或其他需要投标的单位，还需附上“标书”文件夹，内附以项目命名的文件夹，内存与该项目相关的所有文件；b.客户有要求使用客户合同模板的需要，也需要将该合同模板和具体填写说明附上。

）
4、“样本册”文件夹内存××样本册和供应商的样本册；
5、“价格表”文件夹内放最新各项产品的价格表、销售折扣清单和以前的价格表。

6、“公司资质”文件夹内存公司或相关合作企业的营业执照、资质证明、专利和其他相关信息；
7、“出库单和样品单”文件夹内存销售提交的样品申请单、公司出库单。

7-1 公司出库单先由年份进行文件夹的统一建立，本年度可不建立文件夹。

7-1-1 每个订单的出库单文件夹内需附上。

8、“合同统计”文件夹内以年份建立文件夹；
8-1 年度文件内需对该年度的合同、报价单登记，并进行业绩统计
8-1-1 “业绩”文件夹内需要月/季度进行统计。

9、“其他文件”文件夹内主要放与公司、行业相关的一些国家法规政策或其他文件。

2 具体工作
2.1 报价单制作
①销售人员根据客户要求，向商务提交产品名称、特征、介质、要求和询价的客户；
②销售填写《报价表》或协助商务部填写《报价表》（在产品出现规格尺寸不清晰时，销售需要主动帮助商务向客户询问清楚，以便商务能够准确报价，体现专业性）；
③商务根据《报价表》、价目表和客户折扣进行报价。

※：定制型或没在价目表的产品，则依据采购部进行报价，并及时跟进情况。

④将《报价表》提交给销售，并放入相应文件夹内。

2.2 合同签订和跟进
2.2.1 货期确认
①销售通知合同签订当天，确认货期；
②根据《报价表》，在订货群里发送《》，向库房确认有无现货；
③无现货的需填写提交《订货单》给采购，确认货期；
④确认货期后，告与客户了解，客户同意后开始货期签订；如客户不同意，则需具体情况具体分析。

2.2.2 合同签订
①进行合同签订，存在两种情况：
a.以公司模板进行填写，按公司要求，进行填写。

b.以客户模板进行填写：需要跟客户商务对接，取得合同模板，并需问清具体填写要求并记录，做为合同模板的附件。

②合同打印，与客户签章后，制作订货附件，原件提交给财务保存，复印件部门保存；
③订货附件提交给产品部进行产品安排和处理。

2.2.3 合同跟进
①制作《项目/订单进展表》，以及时跟进合同，为成本核算做基础，按照《进展表》要求及时填写；
②及时跟进合同进展：a.产品部的产品处理情况；b.无现货产品的到货情况，以便能够及时发货；
③产品部通知产品准备完毕，先与财务核实是否符合发货条款，并与销售确认是否发货；
⑤产品打包前，商务制作出库单，核对产品数量，拍照留存后，签字给产品部进行出库流程；
⑥产品部发货后及时提交运单号给商务；
⑦商务将运单号发给销售和客户并及时跟进产品到货情况；
⑧产品到货，跟进回款情况，到回款日还未回款的需要提醒销售催款；
⑨合同完结后，将《进展表》传给总务部。

2.3 客户分析
2.3.1 客户分类
综合网上的信息可将客户群体大约分为以下几种类型。

虽然客户类型主要是销售所关心的问题，一般为销售通过和客户交谈，第一时间最大可能性的去了解客户的相关信息，从而初步判断客户是属于那种类型，试着用相应的方式方法与客户沟通，再次扑捉更多的有效信息。

但商务也需对客户进行一定了解，以便更好地为客户服务。

1、理智型客户
特点：这类客户办事情比较理智，有原则，有规律。

这类客户不会因为关系的好与坏而选择供应商，更不会因为个人的感情色彩选择合作伙伴。

这类客户大部分工作比较细心，比较负责任，他们在选择供应商之前都会做适当的心理考核比较，最后得出理智的选择。

对应方法：对于这样的客户不可以强行公关、奉承等关系公关方式；最好并且最有效的方
式是坦诚、直率的交流，不可以夸大其词，该怎么样就怎么样，把自己的能力、特长、产品的优势劣势等直观的展现给对方。

给这类客户承诺的条件一定要做到，能做到的一定要承诺给对方，这就是最好的公关方式了。

2、任务型客户
特点：这类客户一般在公司的职务不会是股东级别的位置，他们只是在接受上级给予的任务，而且这个任务也不是自己的工作职责范围之内的，所以这样的客户一般对任务只是抱有完成的比上不足比下有余的效果就可以了，不会有太多的要求，也不会有太多的奢望。

对应方式：对于这类型的客户，要有周到的服务，要主动地为客户分析，一定要承诺的斩钉截铁，给对方吃个定心丸。

这样的客户不是完全的重点公关对象，因为这样的客户往常是我们的即时性的客户，服务完了一笔业务可能以后就没有业务机会和他打交道。

所以在费用和服务上都不能太优惠，拜访这样的客户第一印象特别重要，有了好的第一印象一定要跟进、说服、给与一定的质量、服务、时间上的承诺。

3、主人翁型客户
特点：这类型客户大部分是企业的老板，或者非常正值的员工，这样的客户只在乎追求价格、质量、服务的最佳结合体，尤其价格最为关注，所以对于这样的客户首先要在价格上给与适当的满足，再根据质量回升价格的战略。

要让对方感觉你做的东西就是价格最便宜的，质量最好的。

对于这样的客户可以适当的玩些隐蔽性的花样。

对应方式：服务这类客户要从价格为突破口，在价格上给客户一个好的映像，在质量上可以根据客户的认知度定位，前期道路铺好之后就是要经常的回访，经常的交流，经常的沟通问候拉关系。

这样的客户只要在价格能适当的满足对方，在关系上能保持良好的沟通就能长期的服务下去。

4、吝啬型客户
特点：这样的客户一般比较小气，想赚这样客户的钱不容易，这样的客户不会因为稳定、因为信任、因为关系而选择一个固定的供应商。

他们会首先比较价格，而且比较的结果是让你没有利润，然后在要求质量。

这样的客户经常会隐瞒事实，夸大自己，很多时候还会选择一些手段来压价满足自己的虚伪的吝啬心理。

对应方式：建议这样的客户不要在其身上花费太多的时间，根据自己的产品特点及企业优势能宰他一次就宰他一次，不要指望下次会给你赚钱的业务。

这样的客户一开始就不能一味的
满足其需求，该狡猾的时候就一定要狡猾，因为这样的客户不会因为你的良好表现和良好关系就容忍你的一些小错误。

这样的客户如果面对不是自己强项和优势的业务大可不必去参与竞争，因为对自己得不偿失，钱没有赚到，经历倒花费不少。

所以这类型的客户不是企业发展的重点客户。

5、关系型客户
特点：这样的客户是在先有朋友关系后成业务交往，这样的客户操作如果不把握好一个介于朋友和客户之间的度，就很容易导致业务没有做好，朋友关系倒搞砸了。

尤其在服务行业，朋友介绍朋友，朋友需要帮忙等等的业务时常会出现。

对应方式：对于这种关系的客户一定要做好几个原则，不该收钱的千万不能收钱，该收钱的一定要把钱谈好。

帮忙和赚钱生意一定要分开，如果遇到总是喜欢占便宜的朋友客户，就一定要注意小单子可以帮忙做，大单子需要花费一定成本费用的单子要么就一切谈好后一切按正规方式操作，要么就委婉的推掉。

千万不可以想着占小便宜。

6、综合型客户
特点：这样的客户在交往中没有一定性格模式，特定的环境下会演变成特定类型的客户，这样的客户一般非常老道，社会经验非常丰富，关系网也比较复杂，他的生活轨迹也不容易把握，思想活动很难认请。

对应方式：对于这样的客户处理问题一定要小心，不可以定义为任何一种专业类型的客户来对待，因为这样的客户可变性很强，在与这样的客户交往过程中通常采用已静制动的战略攻势比较好。

始终要装作糊涂、认真、虔诚的心态，静观其变，等待把握客户的即时心态之后再对症下药。

2.3.2 日常记录
针对自己负责的每一位客户，做好客户情况记录，主要记录以下几方面内容：
1、客户调研
对自己负责的客户，根据其官方网站或其他方面内容，及时调研该公司的情况（公司规模、模式、主营业务等），并进行记录。

2、订单情况：一般根据订单情况一个季度或一年统计一次，对客户进行评级：
3、合作中特殊情况记录：在合作过程中，对客户表现较优异的具体事件或客户异常情记录并评价；对具有恶劣行为的客户，将行为记录分析，可提报公司不予合作。

4、回款情况：需认真记录客户的回款要求和时间，根据公司要求，形成一个适合于双方的回款条款，通过公司同意后，与客户商议。

同时根据客户的回款情况对客户进行评价：。