采购作业管理程序(简约版)

1、采购作业管理的目的
为达成公司生产目的要求，以合理、适质、适价、适时、适量的提供生产所需之原物料、半成品/成品，缩短原材料库存周期，并与厂商建立良好的合作关系，特制订此程序。

2、采购作业管理的范围
凡本公司所有生产使用之原材料、半成品/成品之采购作业均适用之。

3、采购作业管理责任人及部门的职责
3.1采购部门的责任及及职责
3.1.1厂商开发与选择；
3.1.2原材料、半成品/成品采购；
3.1.3发出订单，价格协商及交期管控；
3.1.4负责确定，提供和维护为达到产品要求的各种运输设备；
3.1.5对产品输运汽车、火车、轮船的管理责任；
3.1.6负责根据仓库的入库信息执行请款作业，通知财务部门执行付款作业；
3.1.7制定并实施本部门的管理目标，参与沟通并及时提供信息。

3.2 分管财务总监负责人
3.2.1负责组织建立有效的采购控制程序，按公司的规定组织展开采购物资的招标工作；
3.2.2负责采购物资质量和供应及时等对外协调工作（确保铁水、煤气的充足供应）。

3.3总经理
负责年度、季度、月度采购计划的审批。

3.4 各相关部门负责人
3.4.1质量管理部部长
3.4.1.1负责采购物资、半成品、成品等产品的检验和试验；
3.4.1.2负责计量测试设备的采购计划；
3.4.1.3控制不合品的进一步加工、交付和安装。

3.4.2财务部长（仓库）
3.4.2.1负责物资的收、发、存实物及账务管理；
3.4.2.2负责区域内产品（包括顾客财产）的标识和防护。

3.4.3动力部部长
3.4.3.1负责设备采购计划的编制；
3.4.3.2负责设备的选型、验收到报废全过程的管理；
3．4.3.3负责备品备件、外协加工件的验收或组织验收工作。

3.4.4生管单位
生管单位依据销售订单预估展开物料需求，并提出生产计划，经主管签核后转交采购单位采购物料。

4、采购作业管理的流程（详见附件流程图）
5、采购作业管理程序程序
5.1 采购准备
5.1.1 采购信息
5.1.1.1对产品品质的要求（相关的技术标准、规格书、图纸等）。

5.1.1.2采购数量、规格、单价、交货日期、交付要求等。

5.1.1.3产品验收要求。

5.2 厂商选择
5.2.1采购前，采购单位应从合格供应商名单中挑选合格的厂商。

如无合适的厂商，可引进新厂商
进行评鉴，使之成为合格厂商。

非合格供方不得正式下单。

5.2.2如有客户指定供方时，可直接从其指定供方采购各相关材料；若合同（或客户工程图面、规
范等）有规定，必须从指定的供方采购（包括产品、材料量具/工装），则依合同进行采购。

5.2.3若有新开发或可能往来的厂商，采购单位可依据《供方选择与评审程序》规定进行厂商的调
查评鉴。

5.3 交期管理
5.3.1每次订购单发出时，应与厂商协调明确交期。

采购单位应根据实际情况，提供给供方一些相关信息，如：顾客要求之交期、物料实际上线
日期等，便于厂商根据自己计划进行调整。

同时采购单位经办人可通过传真、电话等方式密
切注意所采购物料之进度状况，确保能够准时交货。

5.3.2如有异动需求时，由采购单位负责填写交期变更确认单，填入厂商可交货日期，会签生管
单位，若影响客户要求值交期，则由业务联络客户确认是否可调整交期？如确认交期可做异
动，采购单位依据交期变更确认单内容执行，并将交期异动状况以订购单或Mail等方式，
明确告知供方（相应Mail或信息须与原订购单一并得以有效保存）；如交期变更确认单未被
核准，则召开业务、生管、采购联系会议，裁定交期及处理对策，采购单位依据裁示执行。

5.3.3针对未能依照交期如其交货这，要求厂商提出相应之改善对策，并对供方的交货状况进行
统计，填入供应商交期报表。

并每月统计分析迟交批数及迟交批比率，以作为厂商交期评价
之依据。

5.3.4每月初进行供货交期评估统计，对于有未如期交货之供货上，要求针对每批迟交状况提出改
善计划，并对其改善结果进行确认。

5.4物料接收
供硬伤必须按照本公司要求，交货时有每种物料之送货单，对一些特殊物料需要附如材质证
明，由仓库人员进行相关内容确认无误后，知会质量不恩进行后续检验作业。

5.5品质管理
质量部门依据检验规范发现不合格物料，需通知厂商对出改善对策，若厂商未于7天内晚上
改善对策回复，采购将通知该厂商暂停下单。

5.6采购作业
5.6.1采购单位应定期对主要供方定期执行风险评估作业，评估项目包括：产能满足状况、交期配
合、计划书能力、物料获取的难以程度、交货品质等。

并针对考核结果，做适度之调整作业
（如调配订单量，重新开发评估供货商等），并保持相关记录。

5.6.2采购单位应依据风险评估，进行第二供方开发、选择作业。

采购应对进行中的供方一并考虑
纳入管理与监控。

5.7采购文件管理
5.7.1采购订单以及文件等资料须作妥善之保管与归档，以备查询。

5.7.2采购单位须制定人员负责与厂商文件往来作业，并于3个工作日内可以收发登录，采购单位
于发出采购文件之前，须确认采购文件之正确性后方可发出。

与厂商文件往来作业需保留相
关签收记录。

5.7.3厂商评价记录由采购单位汇总建文件存查。

合格供应商名录部分由采购单位负责汇总，并提
出供货商基本资料表及厂商评鉴调查表等资料。

6、附件
6.1采购作业管理流程图
6.2相关表单
本程序文件由公司总经理签发即日起生效，相关历史文件同期失效。

签发：
日期：。