物业档案管理培训
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管
信息管理
理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工
销售管理
服务管理
监理 竣工
销售合同
物业合同
第三章 怎样管好档案
3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号 +分类号（一级类目 +二级类目 +三级类目） +件号/卷号
大写英文 字母表示
两位数字 从01~99
变
革
前端控制 过程管理
第一章 什么是档案
1.5、档案基本分类
综合管理类
档
案
基
本
分
技术类
类
其它类
行政管理 经营管理 财务管理 营销管理 物业管理 多种经营 基建工程 设备仪器
特殊载体
第二章 为什么要管好档案
2.1、档案的直接作用
凭证作用 参考作用
1 记录公司历史 2 著录公司资产 3 维系公司正常运转 4 保护公司合法权益
第三章 怎样管好档案
3.4.1档案库房管理办法
第三章 怎样管好档案
3.4.2档案库房布置示意图
窗
库房要求： 1 功能分区，轻重有
别，标识清晰； 2新建房宜等三个月，装
修房宜等一个月后搬入； 3选择干燥楼层，不宜设
在地下室、顶层或平房； 4远易燃易爆物和污染源
门
表示不小 于60cm
1.3、文件与档案的关系
文
具有保存价值
件
整理归档
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
文件生命周期
100%
10—70%
形成者
部门资料室
档 案
非现行文件
3—10% 项目档案室
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体 式
分离
3 是具有保存价值的文 件材料
4 是保存备查的文件材 料
第一章 什么是档案
1.2、文件的定义
文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形
成的各种载体形式的信息记录材料。
是信息记录材料
?实质是信息
是各种载体形式的
?载体形式多样
是公司直接产生和形成的
?原生性和相关性
是各项工作和活动中形成的
?内容极其丰富
第一章 什么是档案
统一制度 制度、标准、规范的制定、维护、实施 组织协调 施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）
实施监督 以目标为导向的过程控制（报表巡查） 业务指导 标准指引和行为修正（培训总结咨询）
第三章 怎样管好档案
二次利用需
视
判断保密性
情
权威性（红
况
头红章）用
酌
途（报批对
定
外）等因素
清退
回复及外单位 重份文件
第三章 怎样管好档案
3.0.2档案工作结构展开图
统筹规划 统一制度 组织协调 实施监督
日常 工作
收集 范围
综合类 规范
技术类 规范
归档 办法
收集 整理
档案行政工作 档案工作
档案业务工作 文件管理工作 档案管理工作
部门 指导监督检查 DAGL
文员
人员
文件转化为档案
业务指导 分类
编号
办法
整理
库房
保管
管理 办法
第二章 为什么要管好档案
2.2、档案在管理活动中的价值体现
伦理
P(plan)
A(again) D(do)
C(check)
信息 决策 计划 组织 领导 创新 控制
文化 档 案
第三章 怎样管好档案
3.0.1档案管理的基本原则
集中统一管理本公司全部档 案1 2 维护档案完整与安全
3 便于各项工作的利用
编目
页号 封面 目录 备考表
装订
皮装 盒装 夹装
第三章 怎样管好档案
3.2.10 文件归档办法
第三章 怎样管好档案
分类原则： 以全部档案为对象
3.3.1档案分类办法
依据管理职能 结合内容及形成特点
行政综合
行
保持有机联系
人力资源 政
便于管理和开发利用 企业文化
管
财 财务综合
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
优
2 方式简洁，减少工作量
点
3 便于利用，有利保密
基本前提 有保存价值，属归档范围
件：具有完 整、独立意思 表达的文件基 本整理单位
卷：具有内 在逻辑联系的 件的集合及基 本保管单位
第三章 怎样管好档案
3.2.4综合类文件整理程序
第三章 怎样管好档案
3.2.5归档章填写示例
第三章 怎样管好档案
主管领导
制定计划 树立标准 检查指导 提升业务
贯彻标准 开展业务 基层指导
行政管理部门
档案主管
档案管理员 部门文员
工程资料员
执行制度 整理文件 保管保密
纳入规划 解决关键 协调发展
拟订规划 提供条件 创造环境
抓住头尾 控制过程 图纸管理 竣工验收
第三章 怎样管好档案
3.1.3档案行政工作职能
统筹策划 统筹档案事务，规划目标和发展方向
档案管理学习
2019年12月14 日
雅居乐地产置业有限公司档案管理学习
三个基本问题
1 什么是档案
2 为什么要管好档案 3 怎样管好档案
第一章 什么是档案
1.1、档案的定义
档案：是公司现行 使用完毕或告一段 落的具有保存价值 的并保存备查的文 件材料。
1 是文件材料
2 是使用完毕或告一段 落的文件材料
3.2.6归档文件目录填写示例
第三章 怎样管好档案
3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例
盒内文件情况说明
整理人：欧莹（手签 ） 检查人：郭杰（手签 ）
2007年3月20日
第三章 怎样管好档案
3.2.8工程类文件整理概览
第三章 怎样管好档案
3.2.9技术类文件整理程序
组卷
原则 要求 方法
排列wenku.baidu.com
卷内 案卷
利用
利用
办法
鉴定
鉴定
办法
统计
统计
办法
第三章 怎样管好档案
3.1.1档案管理体系和机构
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合DAS 区域综合DAS
部门ZLS 部门
项目行政人事部
项目综合DAS
工程ZLS
部门
部门ZLS
三层架构双线管理
工程部
第三章 怎样管好档案
3.1.2档案管理岗位和职责
八分制先1~8 再91~98
十进位制 从0~9
从1开始 编流水号
注：综合 管理类、特 殊载体类档 案用以表示 件号，技术 类用以表示 卷号
第三章 怎样管好档案
3.3.3档案编号示例
综合管理 类特殊载体类 档号需与年度 及保管期限结 合使用
A.0.1.01—1
件号表示第1件 三级类目表示机构管理 二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部
有清退要求
文
暂存 积累收集清理 有参考价值
件
重份文件
处
归档 积累收集整理 有保存价值
理 方
超过保管期限
式
销毁
无保存价值
二次利用
出卖
3.2.1文件处理方式
第三章 怎样管好档案
3.2.2文件管理工作要点
第三章 怎样管好档案
3.2.3综合类文件整理综述
基本原则 按件整理，按卷装盒
1 整理时间、地点方便灵活
信息管理
理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工
销售管理
服务管理
监理 竣工
销售合同
物业合同
第三章 怎样管好档案
3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号 +分类号（一级类目 +二级类目 +三级类目） +件号/卷号
大写英文 字母表示
两位数字 从01~99
变
革
前端控制 过程管理
第一章 什么是档案
1.5、档案基本分类
综合管理类
档
案
基
本
分
技术类
类
其它类
行政管理 经营管理 财务管理 营销管理 物业管理 多种经营 基建工程 设备仪器
特殊载体
第二章 为什么要管好档案
2.1、档案的直接作用
凭证作用 参考作用
1 记录公司历史 2 著录公司资产 3 维系公司正常运转 4 保护公司合法权益
第三章 怎样管好档案
3.4.1档案库房管理办法
第三章 怎样管好档案
3.4.2档案库房布置示意图
窗
库房要求： 1 功能分区，轻重有
别，标识清晰； 2新建房宜等三个月，装
修房宜等一个月后搬入； 3选择干燥楼层，不宜设
在地下室、顶层或平房； 4远易燃易爆物和污染源
门
表示不小 于60cm
1.3、文件与档案的关系
文
具有保存价值
件
整理归档
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
文件生命周期
100%
10—70%
形成者
部门资料室
档 案
非现行文件
3—10% 项目档案室
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体 式
分离
3 是具有保存价值的文 件材料
4 是保存备查的文件材 料
第一章 什么是档案
1.2、文件的定义
文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形
成的各种载体形式的信息记录材料。
是信息记录材料
?实质是信息
是各种载体形式的
?载体形式多样
是公司直接产生和形成的
?原生性和相关性
是各项工作和活动中形成的
?内容极其丰富
第一章 什么是档案
统一制度 制度、标准、规范的制定、维护、实施 组织协调 施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）
实施监督 以目标为导向的过程控制（报表巡查） 业务指导 标准指引和行为修正（培训总结咨询）
第三章 怎样管好档案
二次利用需
视
判断保密性
情
权威性（红
况
头红章）用
酌
途（报批对
定
外）等因素
清退
回复及外单位 重份文件
第三章 怎样管好档案
3.0.2档案工作结构展开图
统筹规划 统一制度 组织协调 实施监督
日常 工作
收集 范围
综合类 规范
技术类 规范
归档 办法
收集 整理
档案行政工作 档案工作
档案业务工作 文件管理工作 档案管理工作
部门 指导监督检查 DAGL
文员
人员
文件转化为档案
业务指导 分类
编号
办法
整理
库房
保管
管理 办法
第二章 为什么要管好档案
2.2、档案在管理活动中的价值体现
伦理
P(plan)
A(again) D(do)
C(check)
信息 决策 计划 组织 领导 创新 控制
文化 档 案
第三章 怎样管好档案
3.0.1档案管理的基本原则
集中统一管理本公司全部档 案1 2 维护档案完整与安全
3 便于各项工作的利用
编目
页号 封面 目录 备考表
装订
皮装 盒装 夹装
第三章 怎样管好档案
3.2.10 文件归档办法
第三章 怎样管好档案
分类原则： 以全部档案为对象
3.3.1档案分类办法
依据管理职能 结合内容及形成特点
行政综合
行
保持有机联系
人力资源 政
便于管理和开发利用 企业文化
管
财 财务综合
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
优
2 方式简洁，减少工作量
点
3 便于利用，有利保密
基本前提 有保存价值，属归档范围
件：具有完 整、独立意思 表达的文件基 本整理单位
卷：具有内 在逻辑联系的 件的集合及基 本保管单位
第三章 怎样管好档案
3.2.4综合类文件整理程序
第三章 怎样管好档案
3.2.5归档章填写示例
第三章 怎样管好档案
主管领导
制定计划 树立标准 检查指导 提升业务
贯彻标准 开展业务 基层指导
行政管理部门
档案主管
档案管理员 部门文员
工程资料员
执行制度 整理文件 保管保密
纳入规划 解决关键 协调发展
拟订规划 提供条件 创造环境
抓住头尾 控制过程 图纸管理 竣工验收
第三章 怎样管好档案
3.1.3档案行政工作职能
统筹策划 统筹档案事务，规划目标和发展方向
档案管理学习
2019年12月14 日
雅居乐地产置业有限公司档案管理学习
三个基本问题
1 什么是档案
2 为什么要管好档案 3 怎样管好档案
第一章 什么是档案
1.1、档案的定义
档案：是公司现行 使用完毕或告一段 落的具有保存价值 的并保存备查的文 件材料。
1 是文件材料
2 是使用完毕或告一段 落的文件材料
3.2.6归档文件目录填写示例
第三章 怎样管好档案
3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例
盒内文件情况说明
整理人：欧莹（手签 ） 检查人：郭杰（手签 ）
2007年3月20日
第三章 怎样管好档案
3.2.8工程类文件整理概览
第三章 怎样管好档案
3.2.9技术类文件整理程序
组卷
原则 要求 方法
排列wenku.baidu.com
卷内 案卷
利用
利用
办法
鉴定
鉴定
办法
统计
统计
办法
第三章 怎样管好档案
3.1.1档案管理体系和机构
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合DAS 区域综合DAS
部门ZLS 部门
项目行政人事部
项目综合DAS
工程ZLS
部门
部门ZLS
三层架构双线管理
工程部
第三章 怎样管好档案
3.1.2档案管理岗位和职责
八分制先1~8 再91~98
十进位制 从0~9
从1开始 编流水号
注：综合 管理类、特 殊载体类档 案用以表示 件号，技术 类用以表示 卷号
第三章 怎样管好档案
3.3.3档案编号示例
综合管理 类特殊载体类 档号需与年度 及保管期限结 合使用
A.0.1.01—1
件号表示第1件 三级类目表示机构管理 二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部
有清退要求
文
暂存 积累收集清理 有参考价值
件
重份文件
处
归档 积累收集整理 有保存价值
理 方
超过保管期限
式
销毁
无保存价值
二次利用
出卖
3.2.1文件处理方式
第三章 怎样管好档案
3.2.2文件管理工作要点
第三章 怎样管好档案
3.2.3综合类文件整理综述
基本原则 按件整理，按卷装盒
1 整理时间、地点方便灵活