第4章 计算机与信息技术基础(第4版)

第4章中文文字处理软件Word2010
主要内容：办公软件概述、Word 2010简介、文档的基本操作、文档的编辑、文档的排版、图文编排、表格处理、文档打印、Word 2010的部分其他功能简介
重点内容：文档的编辑、文档的排版、图文编排、表格处理
难点内容：文档的排版、图文编排、表格处理
授课时数：4+4
授课方式：演示
新课内容：
4.1 办公软件概述
政府目前适用于中文Windows 操作系统的中文字处理软件非常多，常用的办公系列软件主要有：Microsoft公司的Office系列，金山公司的WPS Office，还有政府使用的电子政务、税务使用的税务系统以及企业用的协同办公软件等。

4.1.1 WPS Office概述
是金山软件公司推出的一款办公软件。

软件的用户包括个人用户和企业级用户两大类。

除了运行于Windows平台的WPS Office外，金山公司还推出了Linux版、iOS版和Android版的WPS Office。

WPS Office的主要特点：
1．永久免费使用并与其他办公软件兼容。

2．运行速度快，体积小巧占用内存少。

3．具有强大的插件支持平台，免费提供海量在线存储空间及文档模板，支持阅读和输出PDF文件。

4．两种界面轻松切换。

4.1.2 Microsoft Office概述
（1）Word 2010的一些新特点
界面上的变化功能上的增强
（2）Office 2010的运行环境
Office 2010标准版的系统要求包括硬件和软件两个方面。

软件方面：32位Office 2010既可以运行在32位的Windows操作系统上，也可以运行在64位的操作系统上；64位Office 2010只能运行在64位的Windows系统上。

（3）Office 2010的安装
安装Office 2010非常简单，其提供了简单明了的安装向导，在安装向导的引导下，可以轻松地完成安装工作。

安装时，把光盘放入光驱，安装程序会自动运行，用户根据屏幕提示进行相应的操作即可完成安装过程。

4.2 Word 2010简介
4.2.1 Word 2010的启动与退出
1．启动Word 2010
●“开始”按钮→“所有程序/Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2010”命
令。

●双击桌面上的“Microsoft Office Word 2010”快捷图标。

●双击Word文档图标。

2．退出Word 2010
在退出Word 2010时（注意保存文档），可以选择以下任意一种方法：
（1）单击标题栏最右边的关闭按钮。

（2）单击“文件”选项卡中的“退出”选项。

（3）双击Word窗口左上角的控制菜单图标。

（4）单击标题栏最左边的控制按钮，在下拉菜单中单击“关闭”命令。

（5）直接按Alt+F4组合键。

无论使用哪种方法退出Word 2010，只要做了修改而未保存文档，就会出现一个对话框，让用户确定是否保存文档。

4.2.2 Word 2010的窗口组成
状态栏、视图切换按钮
4.3 文档的基本操作
4.3.1 文档的创建
Word 2010进行文字编辑和处理的第一步就是创建新文档。

1．创建新文档
创建文档的方法有以下几种方法：
（1）启动Word 时，自动创建空白文档；
（2）利用自定义快速访问工具栏上的“新建”按钮创建；
（3）利用模板创建方法：
单击“文件”→“新建”命令→“模板”对话框；选择一种模板类型
2．文本的输入
（1）启动Word 后，插入点在工作区上闪烁着，表明可以在文档窗口中输入文本。

在段落结束处按Enter键，作为段落结束标志。

（2）对齐文本时用缩进方式对齐，不用空格。

（3）在文档中可以输入汉字和英文，默认的输入法为英文。

注意：如果需要输入汉字，可以按Ctrl+Space，进行中英文切换；单击“输入法”或按下Ctrl+Shift键可选择不同的中文输入法。

（4）输入有错时，可以使用键盘上的↑、↓、←、→、PgUp、PgDn等键，自由移动插入符的位置。

用Del删除插入点右边的字符，按Backspace删除插入点左边的字符。

（5）在默认状态下，输入文本都处于“插入状态”，即把已有文本向右移。

用户可以切换到“改写状态”，使新输入的文本替换已有的文本。

3. 标点符号的输入
（1）在英文标点状态下，所有标点与键盘的按键一一对应；
（2）在搜狗拼音输入法状态下，
4．插入符号
数字序号、数学符号、几何符号等特殊符号的输入。

输入特殊符号的方法：
（1）使用“符号”按钮
可选择“插入”→“符号”→“符号”按钮
或使用“符号”对话框
（2）使用软键盘
5．段落的生成、拆分与合并
生成：段落是在按下回车键后产生的，它是一个文档的基本组成单位。

拆分：移动插入点到段落的任何位置，按下回车键，原段落将被拆分成两个段落。

合并：想要将两段内容合并成一完整的段落，可将插入点移动到第一段的段落标记处，按Delete键，删除相应的段落标记即可。

注意：word 2003及以前的版本建立的文件扩展名是.doc,而word 2007及以后的word版
本创建的文件扩展名是.docx。

word 2010可以兼容这两种文件格式
4.3.2 文档的保存
保存文件可以有以下几种选择方式：保存新建文档、保存已有的文档、用另一文档名保存文档、设置定时自动保存。

在要编辑一个Word文档之前，必须打开文档才可以对其进行编辑修改等操作。

1. 打开文档
打开文档的常用方法有以下几种：
（1）双击要打开的文档图标。

（2）通过“打开对话框”打开文档。

（3）单击“文件”→“打开”按钮，或单击“自定义快速访问工具栏”中的“打开”按钮，或者按Ctrl+O组合键，将弹出“打开”对话框。

（4）打开最近使用过的文档
2. 文档的保护
Word 2010提供了设置打开文档密码和修改文档密码功能，设置了密码后只有输入正确的密码才能打开或编辑该文档。

设置方法：
单击“文件”→“另存为”→“另存为”对话框→“工具”按钮→“常规选项”→“常规选项”对话框”进行设置。

3. 关闭文档窗口
关闭文档就是将文档从内存中清除，并关闭当前文档窗口。

常用方法：
（1）单击文档窗口右上角的“关闭”按钮
（2）单击“文件”选项卡→“关闭”命令
（3）按Ctrl+F4键
注意：关闭文档前，应确认文档已经正常保存到外存中。

4.4 文档的编辑
工作区窗口中光标闪烁处（光标符号为“|”）为输入位置。

输入和修改文本首先要明确编辑的位置。

定位光标的方法有：
（1）使用键盘移动插入点
（2）单击鼠标左键移动光标
（3）使用“定位”命令，确定要定位的节、页、行或脚注等。

单击“开始”→“编辑”组→按钮→“转到”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“定位”选项卡
4.4.1 选择文本
1. 鼠标方式
选择连续区域：鼠标定位到块首，拖动鼠标到块尾；或者，键盘定位到块首，用Shift+上、下、左、右键，移到欲选择的块尾。

选择一段:双击左边选定区。

选择一句:Ctrl+单击句中任意位置。

选择矩形区域（列块）：Alt+鼠标拖动。

选择连续几行：鼠标指向左边选定区，垂直拖动。

选择全部：三击左边选定区或Ctrl+单击左边选定区。

2. 键盘方式，具体操作如下：
按键选定文本
Shift+←插入点左边的字符
Shift+→插入点右边的字符
Shift+↑选定到上一行同一位置之间的所有字符
Shift+↓选定到下一行同一位置之间的所有字符
Shift+Home 选定到该行的开头
Shift+End 选定到该行的末尾
Ctrl+Shift+↑选定到该段的开头
Ctrl+Shift+↓选定到该段的末尾
Ctrl+Shift+Home 选定到文档的开头
Ctrl+Shift+End 选定到文档的末尾
Ctrl+A 选定整个文档
4.4.2 文本的复制、剪切与粘贴
复制文本：选择文本，将文本复制到剪贴板中，然后从剪贴板中将文本“粘贴”到文档中的指定位置。

复制操作对原文本没有任何影响。

选定要复制的文本
移动文本：相当于先将文本“剪切”，然后再将之“粘贴”到新位置。

选定要移动的文本
文本的剪切、复制、粘贴操作也可用快捷键实现
剪切：CTRL+X
复制：CTRL+C
粘贴：CTRL+V
注意:剪切与复制的区别在于：做剪切操作以后，所选的文本块便被删除了。

剪贴板：计算机内存中一块存储区域。

Office 2010提供了功能强大的剪贴板，它最多能存放24个对象，即可以从剪贴板中粘贴最近24次复制或剪切过的内容。

4.4.3 文本的删除
文本删除：
文本一般删除方法是使用Backspace键和Delete键，但是这种方法对于较大的文本删除效率较低。

一般情况下，用户可以使用文本块删除的方式，即选择文本块，单击Delete键。

4.4.4 文本的查找与替换
1.查找
查找和替换对话框
2.替换：替换文本大小写字母、字符格式、特殊字符等。

4.4.5 编辑操作的撤消、恢复
Word 2010提供了一个非常有用的“撤消”、“恢复”功能，帮助用户迅速纠正错误操作。

1. 撤消：单击“自定义快速访问工具栏→撤消”命令，或按Ctrl+Z组合键即可。

每按一次撤消按钮可以撤消前一步的操作。

2. 恢复：单击“自定义快速访问工具栏→恢复”命令，或按Ctrl+Y组合键。

每按一次可以恢复前一步被误撤消的操作。

3. 重复：单击“自定义快速访问工具栏→重复”命令。

每按一次重复按钮可以重复最后一步的操作。

4.5 文档的排版
4.5.1 文档的视图方式
视图，就是在屏幕上显示文档的方式。

Word 2010提供了多种不同的视图方式，它们各
具特色，在不同的情况下使用有着不同的优势。

切换视图方式的2种方法有：
方法一：单击“视图”→“文档视图组”按钮，选择需要的视图。

方法二：单击屏幕下方状态栏右边的“视图切换区”的按钮即可切换到不同的视图方式。

1. 页面视图
页面视图主要用于版面设计，它主要用于版面设计，所显示文档的每一页面均与打印后的效果相同。

用户可以查看到在页面上实际位置的多栏版面、页眉和页脚，以及脚注和尾注，也可以查看在精确位置的文本框中的项目。

2. 阅读版式视图
阅读版式视图在阅读版式中，将相连的两页显示在一个版面上，使阅读更加方便。

在阅读版式视图中，用户可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具。

3. Web版式视图
Web版式视图用来查看文档在Web浏览器中的外观效果，在Web版式视图下，用户可以对文档的背景颜色进行设置，还可以浏览和制作网页等。

4. 大纲视图
大纲视图用于建立或修改大纲，以便能够审阅和处理文档的结构。

大纲视图在常用或格式工具栏下面有一个大纲工具栏，它提供了在大纲视图下操作的全部功能。

用户可以选择只显示标题而暂时隐藏标题下面的文本，以及升级或降级标题及其从属文本。

5. 草稿视图
草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

6.文档结构图
文档结构图常用于查看文档的结构或寻找某个特定主题及内容。

在文档结构图中，有一个垂直窗格位于文档左边，窗格中以树状结构列出了文档的所有标题，单击某一标题，右面窗格将显示此标题所对应的内容。

文档结构图可以与除阅读版式以外的4种视图方式结合起来使用，达到更好的效果。

4.5.2 字符格式化
1．字符格式设置
2．字符间距设置
4.5.3 段落格式化
1．段落缩进
方法一：在标尺上拖动缩进标记
方法二：用“段落”对话框设置缩进
2．设置段落间距
在Word 2010中，有行间距和段落间距两种格式。

行间距：是指同一段落内两行之间的距离。

段落间距：是指上一段落的最后一行和下一段落的第一行之间除去行间距之后的距离。

两种间距的设置有两种方式。

方式一：通过段落对话框设置。

方式二：通过段落组按钮设置。

3．段落对齐
段落对齐指的是段落中每一行文本的垂直对齐方式。

Word 2010提供了五种段落对齐方式，即：左对齐、两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。

设置段落对齐有两种方法：通过段落对话框设置、使用段落组按钮。

4．段落与分页
在“段落”对话框的“换行和分页”选项卡中，列有四个分页选项。

（1）孤行控制：
防止在一页的开始处留有段落的最后一行，或在一页的结束处开始输出段落的第一行文字（又称为页首孤行或页末孤行）。

（2）.段中不分页：
一个段落的内容必须放在同一页上，以保持段落的可读性。

（3）与下段同页：
用来确保当前段与它后面的段落处于同一页。

（4）段前分页：
从新的一页开始输出这个段落。

5．添加边框与底纹
在Word 2010中，可以为段落或选定的文本的添加边框和底纹，也可以为文档页面四周添加各种边框。

6.项目符号和编号
7．首字下沉
“首字下沉”的设置2种方法：使用“首字下沉组按钮”设置
使用“首字下沉对话框”设置
4.5.4 页面格式化
1．页面设置
页面设置一般包括纸张（页）大小的设置、页面的方向设置、页边距的设置。

实现页面设置的2种方法：
单击“页面布局”→“页面设置”组，使用相应按钮。

单击“页面布局”→“页面设置”→按钮打开“页面设置”对话框。

2．文档分栏
单击“页面布局”→“页面设置”→“分栏”按钮，在下拉列表中选择相应分栏。

若要进行多种分栏效果设置，可使用分栏对话框。

3．插入分隔符
Word 2010提供的分隔符有：换行符、分栏符、分页符和分节符。

换行符用于段落中行的分隔。

分栏符用于分栏排版。

分页符用于页面的分隔。

分节符用于文档中章节的分隔。

节:是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以设置不同的页眉页脚、页边距、分栏版式等格式。

为便于对同一个文档中的不同部分进行不同的格式化，用户可以将文档分割成多个节
插入分隔符的方法：
①单击需要插入分隔符的位置。

②单击“页面布局”→“页面设置”→“分隔符”下拉按钮，打开“分隔符”列表框。

选择需要的“分隔符”
4．插入页码
插入页码的2种方法：
方法一：单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”按钮，打开页码列表框。

或通过“设置页码格式”选项进行进一步设置。

方法二：单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉/页脚”按钮，除了可以添加页码外，还可以加入文字和图形。

5．页眉和页脚
页眉和页脚是指在每一页顶部和底部页边距上显示的诸如文件名、标题名、日期、页码、公司名称等文本或图形信息。

（1）添加页眉和页脚
方法一：选择“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”/“页脚”按钮, 使用预设的格式。

方法二：使用“编辑页眉”/“编辑页脚”按钮，打开“设计”选项卡自主设置。

（2）编辑页眉页脚
双击已设置好的页眉或页脚区域，进行修改。

4.5.5 模板与样式
1．模板
任何Word 2010文档都是以模板为基础的，模板决定了文档的基本结构和文档的基本设置。

所谓模板，就是预先设置好的同一类型文档的最终外观框架的特殊文档（.dotx文档）。

2．样式
所谓样式，是指系统或用户预先定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式、制表位和页边距等。

4.6 图文编排
1. 插入剪贴画
剪贴画的插入方法：
单击“插入”→“插图”→“剪贴画”按钮，出现“剪贴画”任务窗格，在任务窗格中进行设置。

2. 插入图片
图片的插入方法：
单击“插入”→“插图”→“图片”按钮，出现“插入图片”对话框，选择相应图片。

3. 编辑插入的图片
当在文档中插入图片后，可以对图片进行编辑和修改,主要包括的操作如下：调整图片的大小、裁剪图片、图片的位置、文字环绕、改变图片的颜色、亮度、对比度和背景①调整图片大小的方法：
选中图片，使用鼠标拖拽图片周围控制点。

选中图片，单击“图片工具”→“格式”→“大小”→选择“高度/宽度”组合框进行精确调整。

②裁剪图片的方法：
选中图片，单击“图片工具”→“格式”→“大小”→“裁剪”按钮，将鼠标指针移到图片的控制点处，单击并拖动鼠标即可裁去图片中不需要的部分。

③设置图片的位置的方法：
选中图片，单击“图片工具”→“格式”→“排列”→“位置”按钮。

从中选择一种方式
④设置文字环绕
选定图片，单击“图片工具”→“格式”→“排列”→“自动换行”按钮，将弹出文字环绕列表。

当需要进一步细化时，打开“布局”对话框设置。

⑤改变图片的颜色、亮度、对比度和背景
单击“图片工具”→“格式”→“调整”组按钮和“图片样式”组按钮，进行设置。

4. 使用艺术字
插入艺术字：
①单击“插入”→“文本”→“艺术字”按钮，出现艺术字样式列表→选择一种艺术字样
式.
②出现“编辑艺术字”对话框,输入标题。

③选择“开始”→“字体”组按钮，为艺术字设置字号、字体
编辑艺术字：
利用“绘图工具”→“格式”选项卡对艺术字对象进行编辑更改艺术字样式，设置文本弯曲方式
5. 绘制图形
可以通过“绘图”工具来绘制长方形、正方形、圆、流程图等图形对象。

（1）绘制各种图形
单击“插入”→“插图”→“形状”按钮，选择需要的图形，拖曳鼠标到绘出图形。

（2）使用“绘图画布”绘制图形
使用“绘图画布”可以将绘制的多个图形组合成一个整体，使用方法：
单击“插入”→“插图”→“形状”→“新建绘图画布”选项，拖曳鼠标绘出画布，
单击“绘图工具”→“格式”→“插入形状”组中所需要的形状，在画布中绘制图形。

“文本框”可以看作是可移动、可调节大小的文本和图形框，其中可以存放文本或图片等，还可更改文字的方向、设置文字环绕或等。

Word提供了两种类型的文本框：横排和竖排。

6. 使用文本框
注意：在对文本框进行编辑时，应在页面视图模式下进行，否则看不到效果。

（1）插入文本框
单击“插入”→“文本”→“文本框”按钮，出现文本框下拉列表，从中选择一种预设样式。

或单击“绘制文本框”或“绘制竖排文本框”进行自主设置。

（2）文本框属性设置的方法：
选中文本框，单击鼠标右键→“其他布局选项”/“设置形状格式”,打开对应的对话框进行设置。

或用户可以通过与设置图形格式相同的方式对文本框的格式进行设置。

4.7 表格处理
1. 创建表格
自动创建表格；使用“插入表格”命令创建表格；绘制表格；文本转换成表格；插入电子表格；快速创建表格；
表格由行与列构成，行与列交叉产生的方框区域称为单元格。

（1）自动创建表格
（2）使用“插入表格”命令创建表格
（3）绘制表格
（4）文本转换成表格
注意：Word 2010默认使用英文逗号作为分隔符，可以选择段落标记、制表符、空格或其他字符作为分隔符。

这一功能需要首先为要选择的文本添加分隔符。

（5）插入电子表格
在编辑区域外单击鼠标左键，即可在文档中插入一个电子表格。

此时插入的电子表格也具有数据运算等功能。

（6）快速创建表格
Word 2010提供了“快速表格”创建功能，提供了许多已经设计好的表格样式，只需选择所需的样式，就可以轻松插入一张表格。

2. 编辑表格
（1）在表格中定位插入点
（2）输入文本
（3）单元格、行、列和表格的选定
使用鼠标快速选择表格对象
使用“选择”按钮选定表格对象
按住鼠标左键拖过要选定的单元格、行或列，释放鼠标。

在选定一个单元格、一行或一列后，按住Ctrl键，再继续单击选定单元格、行或列。

（4）插入单元格
在要插入单元格的位置选定单元格，在选定的单元格中单击右键，在快捷菜单中选择“插入”→“插入单元格”。

（5）插入行或列
在要插入行的位置选定单元格或整行，单击右键，在快捷菜单中选择“插入”→“在上方插入行”/“在下方插入行”，即可在选定单元格或行的上方或下方插入与选定行或单元格所在行相同的新行。

（6）删除单元格、行或列
选定要删除的单元格、行或列，单击右键，在快捷菜单中选择“删除”，将弹出“删除单元格”对话框。

3. 表格调整
（1）调整表格的行高和列宽
拖动法、精确调整法、自动调整法
（2）表格的整体移动和缩放
①移动表格
②调整整个表格尺寸
（3）合并和拆分单元格
手动法、自动法
4. 表格样式的设计
（1）自动套用样式
选择“表格工具”→“设计”→“表格样式”，选择已经提供的可以自动套用的样式，或者单击“其他”按钮，选择更多的自动套用样式。

（2）表格内部文本的排版
选择要进行排版的表格内部文本，单击“开始”选项卡的“字体”组中的按钮，进行文本格式设置，与Word文档中的文本格式排版方式相同。

（3）单元格文本的对齐方式
Word 2010对表格中的文本设置了9种对齐方式。

选择要进行对齐设置的表格内部文本，单击“表格工具”→“布局”→“对齐方式”，选择一种对齐方式即可。

（4）表格的对齐方式
Word 2010对表格设置了3种对齐方式：左对齐、居中和右对齐。

选择整个表格，单击“表格工具”→“布局”→“表”→“属性”按钮，在弹出的“表格属性”对话框中选择对齐方式即可。

（5）设置表格的边框和底纹
①边框
在表格中选择需要设置边框的单元格或整个表格，单击“表格工具”→“设计”→“表样式”→“边框”下拉按钮，会弹出相应的下拉菜单。

②底纹
在打开的“边框和底纹”对话框中切换到“底纹”选项卡，可以对填充的颜色、填充图案的样式及填充应用的范围进行设置，设置结束，单击“确定”按钮。

5. 表格的计算与排序
Word 2010提供了简单的表格计算功能，可以完成加、减、乘、除、求平均值、求最大值和求最小值等运算，利用函数或公式可以计算表格单元格中的数值。

表格中的每个单元格都对应一个唯一的引用编号。

编号的方法是以1、2、3、…代表单元格所在的行，以字母A、B、C、D、…代表单元格所在的列，引用编号列号在前，行号在后，如B6代表第6行第2列的单元格。

（1）表格的计算
选择要进行计算的单元格，单击“表格工具”→“布局”→“数据”→按钮，打开“公式”对话框，从中可以编写公式，或者利用自带的函数进行计算，还可以对要进行计算的单元格设置计算结果的显示格式。

（2）表格的排序
选择要进行排序的整个表格或表格中的行、列。

单击“表格工具”→“布局”→“数据”→“排序”，弹出“排序”对话框。

其中最多可以设置三个排序关键字列，并可以对每个关键字设置不同的排序类型及要求。

4.8 文档的打印
单击“文件”→“打印”。

打印的基本功能整合在“打印”选项的展开面板上，窗口右侧显示页面的预览效果。

文档的打印设置有：设置纸张大小、设置纸张方向、设置页边距
4.9 Word 2010的其他功能简介
4.9.1 创建目录
1. 创建目录
Word 2010提供了手动和自动两种创建目录的方式。

（1）手动创建目录
插入点定位在要插入目录的位置，单击“引用”→“目录”→“目录”→“手动目录”，此时文档中会出现手动生成的目录。

输入章标题，修改页码即可。

（2）自动创建目录
①定位在要插入目录的位置，单击“引用”→“目录”→“目录”→“插入目录”，打开“目录”对话框，选择“目录”选项卡。

②在“制表符前导符”下拉列表中选择连接标题名与页码的前导符类型；在“显示级别”文本框中选择目录中要显示的标题级别；如果要改变目录格式，可在“常规”选项区的“格式”下拉列表中选择合适的格式。

③单击“确定”按钮，即可在插入点位置插入目录。

2. 更新目录
选择已经通过自动生成方式创建的目录，或按Ctrl+A组合键，选中整个目录，单击“引用”→“目录”→“更新目录”按钮，弹出“更新目录”对话框，从中可以选择只更新页码或更新整个目录。

4.9.2 邮件合并功能
邮件合并的主要作用在于文件合并，建立合并文档是将一个主文档与一个数据源文件合并。

主文档是一个包含统一格式的文档；数据源文件是一个包含主文档中所需要的各种特定信息的文件。

把数据源文件合并到主文档中，则能生成成批的文档。

合成后的文件可以保存，也可以打印，还可以以邮件形式发送出去。

操作步骤：
1.合并邮件->
2.选择文档类型->
3.选择开始文档->
4.选择收件人->
5.撰写信函->
6.预览信函。