采购流程课件讲解

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以上具体内容参考P44-P47
案例分析：联邦快速战略性采购流程
采购流程
向采购小组介绍采 购情况
选择采购战略
找出可能的供应商
选择实施途径
可选择的活动
• 确认用户需求 • 明确种类 • 界定基本特征 • 了解行业和供应市场情况
• 评估谈判立场 • 评估备选策略 • 选择合适的方法和技巧
• 识别合格供应商 • 判定供应商增值能力 • 制定供应商名单
• 确定并调整采购策略 32
• 制定实施方案
联邦快速战略性采购流程
采购流程
谈判并选择供应商
实现与供应商的一体化
对供应市场的标 杆管理
Purchasing & Supply Chain Management 3e, Monczka/Trent/Handfield Thomson Learning, Copyright 2005
当采购部门积极参与到公司规划流程中，它可以为战 略性性计划制定提供有用的供方市场信息，如：
（1）供方市场及趋势（产品价格变动趋势、供应商变 化），并解释这些趋势对公司战略影响；
（2）识别在关键领域中支持公司策略所需的重要产品 和服务，特别在新产品研发阶段；
（3）为建立一个多样化和具有全球竞争力的供给库提
8、运输与第三方采购: 物流服务、进向物料管理
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2.5 改进采购程序
问题核心：如何通过减少采购过程耗费的时间和精力来 改善低价值商品与服务的采购绩效？
– 用户到采购部门的请购系统 – 向用户发放采购卡 – 网上采购电子商务 – 长期采购协议 – 在线订购系统 – 重新设计采购流程 – 电子数据交换 – 使用电子目录的在线订购系统 – 允许用户直接与供应商取得联系
YES
NOห้องสมุดไป่ตู้
小金额? NO 复杂要求
?
YES
询问报价 / 信息
NO
4. 批准采购
2. 评估潜在供应商 3a. 投标/谈判
提单 装箱单 误差报告 运送看板 承诺
供应商发票
配套的订单 和发票
3b. 选择供应商
6. 考核供应商 绩效
为奖励将来 业务所做的投入
对供应商
支付货款
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Purchasing & Supply Chain Management 3e, Monczka/Trent/Handfield Thomson Learning, Copyright 2005
4、决定合同授予的方法 （1）授予合同方式：竞争性竞标、谈判方式、两者结合
总之，采购部门仍然保留以下几项权利：控制整个签 约流程，作为公司代表与供应商签订合法协议，商议采 购价格等。
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2.3 采购流程
■采购流程是由六个主要步骤组成的循环过程。 – 识别内部用户需求 – 评估潜在供应商 – 招标、谈判与选择供应商 – 采购核准 – 发布与接收采购需求 – 考核供应商绩效
目标二：高效率、高效益管理采购过程
—有限的资源（员工、资金、时间、信息、知 识等）使对资源的最佳使用成为必要。
（1）招聘具备一定技能员工；
（2）制定并执行资金预算；
（3）为员工提供就业培训及发展机会；
（4）引进高效率采购系统
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目标三：供应库管理（选择、开发、维持供应） —发展可靠、高质量的供应源。、
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5、生产支持物品: 用于包装和运输最终产品的物料；直 接支持企业生产活动；如：托盘、货箱、包装纸等
6、服务: 随着采购服务费用增高，要求以较低成本采购 优质服务；如：草坪修理、除雪、数据录入、咨询、 餐厅等
7、资本设备: 购买超过一年的资产；采购频率低；采购 成本高；极易受到整体经济环境影响；如：生产机器、 新工厂设施
供支持
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2.2 采购部门的职责范围
• 采购部门可以自主做出哪些决策？ 1、评估和选择供应商
（1）避免买卖分离：非采购部门不能对供应商做出任何 承诺，不能单独与供应商签订合同等；
（2）其他部门可提供协助：工程部评估供应商产品及流 程，为供应商选择提供帮助等；
（3）采购团队由采购部门代表和非采购部门代表组成， 供应商必须得到所有组员一致认可
采购与供应链管理
第二章 采购流程
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内容概览
❖ 本章内容与获得世界级采购的效率与效益有关， 主要包括： ▪ 采购目标 ▪ 采购职责 ▪ 采购流程与电子采购的作用 ▪ 采购的种类 ▪ 采购流程的改进
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企业通过采购增值
• 世界一流的采购人员必须不断改进采购流程的效 率和效果，从而使企业降低成本、改进供应链质 量、获得新技术资源、减少周转时间，并参与供 应商的生产及流程改进及流程简化。
（1）掌握供应市场发展状况，确保当前供应商具有竞争 力；
（2）识别可提供优质服务的供应商，建立密切的合作关 系；
（3）改进和发展缺乏竞争力的供应商
目标四：发展与其它职能部门牢固的合作关系 —企业内部必须存在牢固的跨职能联系。 采购部门必须与营销部门、生产制造部门、工程
部门、技术部门和财务部门建立良好关系并密切交流
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目标五：支持企业的最终目标与具体目标 –采购必须与企业的目标一致。
采购部门可以直接影响整个企业绩效，实现企业目标 是最重要目标。如企业希望降低供应链库存，则采购 部门通过与供应商合作，减少每次的配送量和提高配 送次数降低库存。
目标六：制定支持企业目标的整体采购策略
–采购的目标必须与企业的目标相协调。
2、规格审查 （1）采购人员应掌握大量有关各种物料的知识和技能，
以便审查物料规格； （2）整合内部用户的不同需求，降低总采购成本； 7
采购的职责范围
3、作为与供应商联系的主要人员 （1）采购部门作为主要联络对象与供应商联系，其他部
门在必要情况下也能够与供应商直接联系，更多部门的 参与能过促进买卖双方充分信息交流 思考：为什么多部门可与供应商直接联系？
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何时采用谈判方式？
• 采用谈判方式的条件： – 当采用竞争性招标的某项条件缺失时：如采购的新 产品或技术性非常复杂的产品，没有明确的采购规 格； – 当价格不是唯一决定因素时：非价格因素很重要时； – 当需要供应商早期介入时。 – 当供应商不能确定风险与成本时。 – 当研发时间较长时。
对于规格比较明确的标准产品，竞争性投标是有效 的采购方法；在开展耗时耗力谈判之前，投标有利 于减少参加谈判的潜在供应商数量
◆说明：不同企业采购流程不尽相同；对新、老产品 的采购侧重点也不一样（如是否需要每次审核？）
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采购流程
电子采购单据
流动采购申请 客户订单和预测
再订货系统 物料需求计划
盘点存货
采购订单 总括订单 采购和审核
5. 发放和接收采购需求
1. 识别用户产品或服务需求
YES
经审核的供 应商?
采购需求/工作描述 新产品要求
可选择的活动
• 制定谈判策略 • 评估供应商报价 • 与供应商进行谈判 • 就采购决定提出建议
• 计划并实施与新供应商的合作 • 连接关键程序 • 实施联合流程改进措施
• 监视市场情况 • 评估新技术与最佳实践影响 • 实施标杆管理活动 • 确定重要评估采购的合理性
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•
忧国忘家，捐躯济难，忠臣之志也。 —三国·曹植《 求自诚 表》。 22.3.23 22.3.23 Wednes day, March 23, 2022
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4、采购核准
• 采购订单：受法律约束的文件；包括数量、规格、质 量要求、价格、交货日期、交货方式、交货地点等重 要信息；订单副本提交给供应商及公司各部门（收货 、会计、仓存、物流等）
• 总括订单：开放式的、有效期为一年、包括所有重复 采购的产品或产品系列订单，其减少了每次采购所需 产品时下订单的程序；是改善采购流程效率的有效方 法；
• 采购流程用于识别用户需求、快速有效评估需求、 识别供应商、及时支付、确保按规定满足需求， 并不断加以完善。
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2.1 采购目标
什么造就世界一流的采购部门？
目标一：支持营运需求（公司内部客户） —源源不断地提供高质量产品和服务。
（1）以合理的价格购买；（2）从正规合法渠道购买； （3）质量符合用户要求；（4）确保准确交货数量； （5）在规定时间交付； （6）交到正确的内部客户；
■通过选择最优供应商、做好需求预测、建立高效订 购系统，买方可以最小化订单跟踪工作。
■接收货物的过程，应该通过利用条形码等技术进行 收货并入库，尽可能提高效率。
■相关重要文件 物料装箱单、提单、收货误差报告、准时制采购
以上内容学生自行研习！（P40）
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订单修正
接收程序
收货部门
产品
卖方
包装上是否列
否
有采购订单
是
确认收到 产品
图2.7 接收流程（P39）
产品送至下 单人
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6、考核供应商绩效
■对供应商的评价和管理是采购周期的关键组成部分 ；持续的评估对识别改善的机会或找出供应商的不 履行行为是非常必要的！
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2.4 采购的类型
• 对每类产品，建立相应指标监控实际库存 • 产品与服务的分类：
1、原材料: 没有经过供应商任何加工；质量差异较大 （往往有不同等级）；如：石油、煤炭、橡胶、原木
2、半成品和零部件: 用于支持最终生产的产品；对 制成品质量有重要影响；如：零件、部件、组件
3、制成品: 一件已完成的、可以销售的产品 4、维护、维修、运营所需物料及服务:生产过程中不
直接构成产品的物料和服务；如备用件、办公用品、 清洁用品等；分布于企业各个角落，实时库存监控困 难
（3）评估供应商：对于新产品潜在采购源，特别是具 有复杂特性的产品，需要进行完备调查以确保采购部 评估的都是合格供应商（评估指标有哪些？） 20