Excel基础教程(函数应用)

目录

目的 (2)

报表两大主要元素（文本、数值）解说 (2)

文本（字符串） (2)

数值 (3)

常用功能 (3)

『转置粘贴』 (3)

『数据透视』 (5)

『定位填充』 (9)

常用公式函数 (14)

& (14)

len (14)

Trim (14)

left (14)

right (15)

mid (15)

value (15)

min (15)

max (16)

sum (16)

average (16)

vlookup (16)

功能扩展 (22)

『与Access的报表衔接』 (22)

『宏编译』 (22)

一些使用方法与技巧 (23)

将数值金额转换为大写金额 (23)

后语 (23)

目的

在Excel报表大量存在的情况下，通过培训，使员工更加了解Excel表格的使用，同时了解Excel的某些特殊扩展功能，使得员工能发现自身操作过程中的“可优化环节”，为优化提出良好建议，提高工作效率。并为发现工作流中的真正瓶颈打下基础。

信不信由你，在工作中，能灵活使用以下函数，你就会被认为是Excel高手。报表两大主要元素（文本、数值）解说在日常报表操作中，通常涉及到对以下两种元素的操作：

文本（字符串）

如表格抬头、产品型号、备注等其它一些内容，主要是一些中英文字符。

对文本的操作主要是“标准化”，即通过各种手段，如连接（加长）、截断（提取部分字符）等，使得文本以统一的格式、特征存在于表格当中，以便于对报表中

相关的数据进行其它的查找、透视、汇总等操作。（这段话写得有点牵强，写完后

我都看不大懂了。在此可先不管它，在以后的操作当中会很有体会得。呵呵）文本通常是不能做加减等运算的。

特例一：有些看上去像数值的也可能是文本。

当使用求和【sum】等一些公式对某部分数值进行加减，得到错误的结果时，那些“数值”很可能就是文本。这时候，为了要对“数值”进行

计算，就需要用函数将文本转为数值。转换函数为【value】，具体使用方

法见《常用函数》部分。

特例二：有很多看上去一样的文本实际上是不一样的。

例如在型号中经常出现的括号和横杆，在中文输入法（全角）的情况下输入的括号和在英文输入法（半角）的情况下输入的括号是不一样的，

但通常很难辨别。这时候，在要对型号或其它一些文本进行统一的时候，

通常可以使用『查找替换』的功能，为了满足分析的要求，一般建议将全

角（中文输入法）的字符替换为半角（英文输入法）的字符。

有部分文本因为两端包含空格而导致不一致。如“BCD－209S/E”

和“BCD－209S/E ”在Excel表格中看上去完全一样，但实际上是不一

样的。这种情况下，在要对文本进行统一的时候，通常可以使用【trim】

函数，将两端带有空格的文本中的空格给去除，具体使用方法见《常用函

数》部分。

数值

如表格中的收发存等数据，主要有“0”～“9”十个数字组成，另外，金额实际也是一种数值，只是其表示方式（保留两位小数）和一般数值不大一致而已。

数值通常要用来做加减等运算。

特例一：有些看上去像文本的也可能是数值。

主要出现在一些通过公式将数值转换为大写金额的情况下，发生得不多，而且在单纯使用Excel时不会造成什么错误。在这里只提一下，在『与

Access衔接』部分再做介绍。

特例二：想输入文本的时候却是在输入数值。

目前见得最多的情况是在录入邮政编码或者电话号码的时候，有些地区的邮政编码第一个数字为“0”，这时候，如果直接在表格中输入时，“0”

值将不能显示出来，因为Excel里会将数值前面的零值去掉。这样，邮政

编码将被表示为一个5位的数值。解决办法有两种：一是在输入之前将单

元格的属性（单元格格式）设置为文本格式，然后再输入；二是在数值前

面加上“’”一起输入，如要输入“013023”，则在单元格中输入“’013023”，

此时Excel便会自动将该单元格设置成文本格式，并且不显示“’”字符。常用功能

『显示/隐藏零值』

功能：将表格中的所有零值一次性显示或隐藏。

主要用途：方便阅读与打印。

1、点击菜单“工

具”

2、点击“选项”

3、选择“视图”

选项卡

4、选择是否需要显示零值，

前面打勾表示显示，点击去掉

即不显示。确定后，效果如下

图所示

效果：所有

零值已被

『转置粘贴』

功能：复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行。即行变列，列变行。

主要用途：调整格式与方便其它功能的使用。

使用方法：

1、选定要转置的

区域

2、右键单击，复

制数据

3、右键单击要粘

贴数据的位置

4、点击“选择性

粘贴”

『数据透视』

功能：按一定格式将数据进行加总。5、点击选定“转置”复选框，然后点击确定即得结果，如下图所示。

主要用途：对数据进行汇总统计分析。

使用方法：

1、打开要进行汇总分

析的表格，选择“数据

透视表和图表报告”

2、点击下一步（在此

仅介绍最常用的一种

操作，做个引子，其它

深入的操作读者按需

要自己摸索）