会议财务管理

第一阶段：在会议筹备初期，表现的主要 形式是筹措资金 第二阶段：会议启动资金的消耗 第三阶段：会议的收入 第四阶段：会议举行期间的资金支出 第五阶段：会议结束后剩余资金的分配
三 会议财务管理的内容 包括会议财务计划管理，会议日常财 务管理和会议财务分析等三部分内容。
四 会议财务管理人员 财务管理人员的职责是专门对会议财 务进行计划管理，随时进行财务分析并 加以有效控制。
（二） 赞助费 （三）宾馆和会议中心的优惠 （四）附设展览的收入 （五）旅游收入 五 预算总结 收入> 支出——预算通过 收入< 支出—— 重新调整
第四节 会议资金管理
一 筹集会议启动资金—会议面临的第一个 财务问题 （一）原则 1 满足筹备工作的需要 2 选择资金成本低的筹资渠道 （二）筹资渠道 1 行政事业费
（十一） 会场和设备租金 三 会议可变支出 （一）餐饮费 （二）印刷费 （三）邮寄费 1 论文录取通知书和注册通知书的邮寄费 2 签证邀请信的邮寄费
（四）代表用品费用 1 名卡 2 请柬 3 文具费用 4 资料包费用 5 礼品的费用 （五）同声传译的接收设备 （六）PCO的服务费
四 会议收入 （一）会议注册费的种类 1 代表注册费 2 会员注册费 3 陪同人员注册费 4 国内代表注册费 5 学生注册费 （二）注册费的计算公式 R=（FC +VC+C）/ D C= VC VC / （FC + VC） FC 固定支出，VC可变支出 C不可预见费 D参会人数
第三节 编制会议预算
一 编制会议预算 （一）目的– 可以更清楚的了解会议启动 资金所需要的金额 （二）组成– 会议收入和支出，支出中又 分为可变支出和固定支出两部分。
二 会议固定支出 （一）申办费用 （二） 公关宣传费用 1 在权威杂志上刊登广告 2 在类似内容的会议上散发会议通知 3 散发招贴画 4 制作会议的网页 （三）办公费用
五 会议的经费管理的原则 1 要由非常熟悉会议预算，明确会议支 出标准和使用权限及范围的会议领导人 负责会议的全部支出。 2 不能随便改变财务管理的授权人和他 的权限范围，也不能随便改变授权人的 财务决定。 六 会议的财务记帐方式—现金法记帐
第二节 会议财务预测
一 会议财务预测概述 （一）财务预测的目的—保证顺利实现会 议财务管理的最终目标，根据预测得到 的数据编制会议财务预算。 （二）会议财务预测的基本程序 1 确定预测目标和制定工作方案 2 搜集和整理资料—参加人数？主要来 自哪些国家？论文集中讨论了哪些问题？
（二）与赞助企业的联系 1 催促赞助款 2 催促广告 3 催促免费人员名单 4 宣传资料 5 实物赞助 （三）落实对企业承诺的活动 1 技术研讨会 2 附设展览 3 免费代表 4 宣传资料
六 对赞助企业的感谢 （一）在会议文件上刊登感谢 （二） 会场内外 （三） 会场活动 （四）颁奖活动 七 其他赞助 （一） 政府机构 （二）基金会的赞助 （三）国际组织的赞助 （四） 私人赞助
必须要考虑的因素： 1 如果是系列性的会议，要参考前几届的 收费标准，不要超过10% 2 参照国际，国内同类专业，同类型的收 费标准 3 如果计算出来的注册费比较高，可以把 在支出中占比重比较大的内容从注册费 里删除掉。
练习题
某会议的预算支出如下：会议申办费用28000 元，会议地点选择考察费用7800元，会议室及 会议设施费用20000元，视听设备费用5000元， 特邀报告人的参会费用10000元，办公设备费 用5700元，公关宣传费用5300元，临时翻译 （含书面翻译，口头翻译及同声翻译）费用 18000元，同声传译接收器租金6000元，工作 人员人工费用50000元，餐饮费用105000元， 印刷费用1900元，邮寄费用1500元，代表用 品费用10000元， 付pco的服务费（一次性支 付）50000元，预计会议的参加人数500人， 试计算会议注册费。
第六讲 会议财务管理
第一节 会议财务管理的概述
会议财务管理是利用价值形式对会议财务 活动的管理。会议财务管理的本质就是 对会议资金的管理，其主要内容是研究 会议运作时资金活动的过程及其规律。
一 会议的财务目标 可以分为赢利性和非赢利性。 目前我国举办大多数会议的财务目标 就是： 努力做到收支平衡，以会养会 二 会议财务活动的特点： 两入两出一分配
（二）主要赞助形式—经费赞助和项目赞助 （三）付款方式– 多种方式 三 征集赞助的发布会— 会前1Baidu Nhomakorabea左右 四 赞助的落实 （一） 赞助会议合同书的内容 1 赞助企业所选择的赞助方式，赞助金额和 付款日期 2 会议组织者提供给赞助企业的承诺 3 双方落实前两项内容的工作程序和时间期 限 4 违约责任
3 选择预测的方法—经验判断法 具体手段— 报表调查法， 历史类比法 4 进行预测 5 分析预测结果，得出预测结论 二 会议财务预测的主要内容 （一） 会议规模的预测 （二） 会议固定支出的预测
（三）会议保本人数的预测
保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出）
（四）会议收入的预测 （五）经济环境的预测 -- 经济环境的变化和通货膨胀等
（四）人工费用 1 专职工作人员的工资，医疗保险， 通讯费用等。 2 兼职人员的劳务，交通和通讯费 （五）PCO的服务费 （六）会议机构的活动经费 （七）征文通知书费用
（八）考察活动费用 1 交通费（飞机票+ 城市交通费） 2 住宿费 3 餐饮费 （九） 特邀大会报告人的参会费用 1 一般费用 2 报告费用 （十）会议领导的参会费用
八
广告 广告费的多少取决于： （一） 刊登的文件 （二） 刊登的位置 （三） 广告的篇幅和颜色
2 专业会议管理机构垫资—首选的方式 3 企业的自有资金—要求实力雄厚 4 企业赞助—适用筹备期短的会议 5 银行贷款 — 在我国不太普遍 二 会议收入的构成 （一）注册费的收入 （二）赞助费的收入 （三）其他的收入—旅游，展览，出售光盘等
第六节 会议赞助
一 寻找赞助企业 （一）会议主要领导 （二）会议机构中的工作人员 （三）国际组织 （四）其他渠道 二 编制赞助说明书 （一）会议的介绍—要突出会议的背景