公司前台文员岗位职责及工作流程1

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公司前台文员岗位职责及工作流程

1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现违规等情况;热爱本职工作工作积极性、主动性强,有高度责任感

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过30分钟。

2、客户接待及信息管理

★公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记

★市场部的客户意向登记流程:客户意向来访(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕

★客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客户→录入客户档案→如有异常来源客户转存→交至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程:

★客人、贵宾来访:贵宾上门→热情询问是否预约→引导至预约人或预约部门→倒水/切、沏茶

★推销人员来访1:推销人员上门→热情询问是否有预约→引导至预约人或预约部门→倒水、沏茶

★推销人员来访1:推销人员上门→热情询问是否有预约→留下产品资料及名片→转交至材料部

4、电话接听及留言处理()

★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。

标准语如下:您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求

1)咨询业务:留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,技术或市场人员。

2)推销产品:与公司关联的业务则转接相关部门相关人员,无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他公司吧。

3)找人:问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结束电话。

4)留言:记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情第一时间电话通知到相关人员

5)其他:不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办

1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处,对新员工是否继续聘用做出建议。

2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况

3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须按照公司规定的期限提出申请,否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督:

1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为当时提出,并劝其自动离职;满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡

2)每天登记员工迟到、早退、不正常离开时间,切记不要徇私舞弊,公平公众对待每一个同事,站在公司管理来工作。

3)每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,保证统计的真实性、准确性。

4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查

1)总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2)前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台自行负责该区域。

3)公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班1人进行卫生值日,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。由前台口头执行;如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予50元/次罚款,未进行卫生之日给予100元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理

1)每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。

2)对会议进行记录,尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了,会议后整理成文档,由会议主持人签字确认并交由综合部存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试

每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日上午午9:30—11:30之间到公司面试,并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表(检查是否完整填写)然后送至面试主持人员。

10、花草管理

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新

1)各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作,并在三个工作日内制作完成交给名片使用人(满7日磨合期,对有名片制作需求人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认)。

2)对通过7天磨合期人员进行统计,在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。

3)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次,更新后首先发放到综合部,董事长、其他部门依次发放到。

12、门禁系统、水电照明

1)每天早晨前台提前15分钟到达公司,下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的各种损失或事故责任。

2)每天下班离开时检查所有电脑、显示器打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。

13、物资管理、报刊收取

1)公司邮件、包裹收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。

2)A4纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必要浪费。

3)公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他人员进行收取。

14、办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设备及时联系维修,确保办公设备能正常运转。

15、其他未尽事宜进行补充

,以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核。考核分为A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位

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