用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据

用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据

《国资委企业财务决算报表》系统，一下简称《系统》，表格较多，填报工作量大，相关表之间又存在勾稽关系，在实际填报时即麻烦又容易出错，现在我介绍一种简便填报方法，能够达到既快又准的效果，极大程度提高了工作效率。

一、导出Excel报表

《系统》，提供了报表数据于Excel的连接，可直接将已有的报表数据导入到Excel中，生成Excel表格。其格式和《系统》内报表完全相同。

为了方便操作，我尽量详细说明，并附《系统》相同图示。

1、启动《系统》（如图1）

图1

2、单击“传送”菜单下的“导出到Excel”子菜单，出现如下窗口（如

图2）

图2

3、在弹出的窗口中选择要导出数据的单位，单击“确定”按钮；出现

如下窗口（如图3）

图3

4在弹出的窗口中单击按钮，选择导出Excel文件的保存路径；

5、选择要导出Excel的报表（点全选），单击“确定”按钮即可。

到此《系统》内部报表已完整成功导出来了。为了方便叙述，我们导出的国资委excel报表定名称为《国资委excel表》。

二、数据采集

1、首先导出一个年度《科目发生额及余额表》

成功导出《国资委excel报表》才算顺利完成了第一步，接下来就是数据的采集问题，既如何快速完成数据的录入工作。

此方法技术含量较低，不使用连接数据库技术，一般人员都能够掌握，如果你现在使用了财务软件，那更方便数据的采集了。

打开财务软件导出一个年度《科目发生额及余额表》，设定会计科目为二级，导出格式为excel,(具体方法不在赘述)

把年度《科目发生额及余额表》插入到《国资委excel报表》工作簿中，成为《国资委excel报表》中的一个工作表。把《科目发生额及余额表》命名为“基本数据”。

2、利用excel函数自动生成相应报表

以资产负债表为例，详细说明怎样利用“基本数据”生成资产负债表，为了便于理解下面插入一个资产负债表。

利用条件求和函数自动生成相应的数据，例如:在货币资金年初余额单元格输入“=SUMIF(基本数据!A:A,"库存现金",基本数据!C:C)+ SUMIF(基本数据!A:A,"银行存款",Sheet1!C:C)”,资产负债表中货币资金年初余额就自动把“基本数据”表中的库存现金好银行存款期初数据相加，合计金额为

136848233.90元。其他表和科目原理相同，在这里不在叙述。同理根据“基本数据”表中的数据可以自动生成全部的《国资委excel表》数据。

三、导入Excel数据

下面的工作就是将Excel表格中数据，批量导入《系统》报表中，导入Excel数据时，为确保数据的正确性，Excel表格中表结构应与《系统》表结构一致，当然我们导出的《国资委excel表》与《系统》表结构完全一致，然后要明确导入数据存放的单位，就是你导出的《国资委excel表》存放的路径。

选择[传送/导入Excel数据]菜单，弹出导入Excel数据窗口见图4图4

单击“选择单位”按钮，弹出单位选择窗口，选择要导入数据的单

位（可多选，进行批量导入），见图5

图5

选择你要导入的单位，（当然就是你刚才导出的单位），单击“确定”

按钮，回到导入Excel数据设置窗口：可以看到，窗口中包含两个页签：“单位→文件”、“报表→区域”见图4，需要用户分别设置，单位对应的Excel文件及报表对应的工作表区域，只有设置了数据表格的对应关系，才能进行数据的导入。

设置导入的《国资委excel表》文档位置

设置导入的《国资委excel表》文档需要耐心，单击“导入文档位置”编辑框后的按钮，选择《国资委excel表》文件存放的路径，选择完成后，系统将读入该路径下的所有《国资委excel表》文件。如果你知道其位置，又找不到选择按钮，可以直接输入其路径。

设置单位与《国资委excel表》文件的对应关系图6

图6

单位与《国资委excel表》文件的对应关系是最重要的，设置不正确就不能导入数据，我已经全部正确设置好了对应关系，在图6中可以看到，并且生成了通用的接收关系文件，每个使用《系统》的朋友都可以直接接收使用，窗口中罗列了所有需要导入数据的单位，双击“对应Excel文档”列下的编辑框，弹出可选Excel文件列表，分别选择各单位对应的Excel文件。

设置报表与工作表中，导入数据的区域的对应关系：

（1）选择“2.报表→区域”页签，系统将读入该Excel文件中所有工作表，由于每户单位的报表都是相同的，所以只要设置一个示例文件的报表对应关系即可；

（2）双击“对应Excel表页”列下的编辑框，分别选择各报表所对应的工作表；

（3）设置数据区域

使用“设置关系”按钮进行数据区域设置：单击“设置

关系”按钮进入设置关系界面，在报表中选择要导入的区

域，然后填写对应的Excel行和Excel列的区域，点击添

加即可；

也可以直接在“数据区域”框中输入导入数据的区域：

数据区域设置方法：Excel表中要导入数据的起始单元格

﹕中止单元格（如：A9﹕Z14表示导入从单元格A9到单元

格Z14的5行26列的数据）。如果要导入的数据，是Excel

工作表中的几块不同区域，设置时，各区域之间用分号隔

开（如C1:D15;J1:H15）。

设置完成，单击“导入数据”按钮，数据导入完成后，单击“关闭”按钮，退出当前窗口，可以进入数据录入界面，对导入的数据进行查看。

叙述了这么多不知道大家看明白没有，不明白不要紧，我给大家个例子，我相信一定能够达到抛砖引玉的效果。以资产负债表为例，详细说明关系的设置。附图7设置关系，图8资产负债表。