电子文件的鉴定和归档

第六章电子文件的鉴定和归档

第一讲文件生命周期理论：简单地概括起来就是文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；由于文件价值形态的变化，这一过程可以分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保管场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。

电子文件生命周期理论：冯慧玲教授认为，电子文件生命周期的基本思想主要有如下方面：

（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入同一的电子文件管理系统之中；

（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段（如现行期、半现行期、非现行期），不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；

（3）电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；

（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

关于文件生命周期

理论和电子文件生命周

第一节电子文件的鉴定

文件的鉴定主要是指文件价值的鉴定，即根据一定的原则和方法，判定文件的历史和现实价值，确定其保管期限，对保存期已满的档案进行审核，并按照审核结果对档案作相应处理（销毁或继续保存）的一项业务工作。

电子文件因其形成与管理的特殊性，其鉴定工作更具难度和复杂性，为保证归档电子文件准确、完整、系统，电子文件的鉴定主要是在归档前完成。

一、电子文件鉴定工作的类型、特点和程序

（一）类型

文件的鉴定可以分为全面集中鉴定和单项随时鉴定。

全面集中鉴定：由各方工作人员组成鉴定小组，对需要归档的文件或保管期限满的档案进行全面鉴定。

单项随时鉴定：相关管理人员出于某种特定原因，对文件的某种状态进行专项检查分析，以确定是否采取相应措施。

（二）特点

多维性：鉴定范围拓宽；鉴定部门更广泛。

全面集中鉴定：间隔性：在一份文件的生命周期内，全面鉴定只有三次左右。

相对模糊性。

单项随时鉴定：连续性；分散性；相对清晰性。

（三）程序

电子文件的鉴定在程序上与传统文件大不相同，除了保留三级鉴定环节外，还增加了电子信息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到文件生命周期最初的阶段。

根据国际档案理事会电子委员会制定的《电子文件管理指南》，电子文件的生命周期可以划分为三个阶段：概念阶段、形成阶段、维护阶段。相应的，电子文件的鉴定贯穿其各个阶段，各有特点。

（1）概念阶段：电子文件的设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计、安装阶段。

（2）电子文件的第二次鉴定主要是在形成阶段进行。

（3）电子文件的第三、四次鉴定主要在维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。

二、电子文件鉴定的基本方法

（一）内容鉴定法

这种鉴定方法以美国国家档案馆为代表。是指通过审阅文件的内容判断其价值，要求全面审阅和分析文件的正文，以及文件题名、名称等形式特征，从文件反映的内容信息判断其价值。

（二）职能鉴定法

职能鉴定法是按照立档单位在政府机关体系中的地位和各项职能的重要性来确定档案的价值，首先由波兰的档案学者卡林斯基于二十世纪三十年代提出，后经德国、加拿大、美国等档案学者的完善，加入了新的思考角度，视野更为宏观，它更为适用于电子文件价值的鉴定，是电子文件鉴定的基本方法。

两种方法的分歧在于按照职能对文件进行鉴定应侧重于文件本身还是文件内容。

三、电子文件鉴定工作范围

第一阶段：归档前的鉴定，这是电子文件鉴定工作的重要环节。

首先，文件形成单位按照规定的项目，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，如表1-1所示。

（对电子文件真实性、完整性和有效性进行检验，与电子文件技术鉴定的内容有相通之处。）

其次，参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，确定电子文件的归档范围，并包括相应的背景信息和元数据。

第三，根据电子文件的内容，划分保管期限和密级。

第二阶段：归档后的鉴定，即在电子档案管理过程中的鉴定，主要任务是对已到保管期限表的电子档案重新审查鉴定，对失去保存价值的电子档案予以处理。

四、电子文件鉴定工作的内容

（一）电子文件的鉴别

鉴别主要解决“哪些信息需要鉴定”，“哪些信息构成一份文件”的问题，这是电子文件首先要处理的工作。电子文件的鉴别，实质是明确机构形成电子文件的需要，就是将信息系统中的文件信息和非文件信息区分开，即用抽象概括的方法说明机构需要形成哪些电子文件，然后适用演绎的方法判断哪些是我们需要鉴定的文件。具体过程如下：

第一，调查分析机构的职能结构和业务活动，明确各项活动中要求形成的电子文件，从而确定电子文件的生成节点；

第二，根据调查分析的结果，设计文件登记模块，赋予每一份电子文件唯一的文件号。

由于计算机系统程序是人为设计的，人的思维局限也会造成计算机系统程序的局限。因此，被计算机系统剔除的信息最好需要人工再次鉴别，防止遗漏，同时还可以借机调整和改进计算机系统的设计。

（二）电子文件的内容鉴定

电子文件的内容鉴定是以内容分析为核心，科学地判断电子文件信息的有用程度，即“哪些文件可以保存下来”，“这些文件应当保存多长时间”，这是电子文件鉴定的主体部分，其最终的鉴定成果是根据文件的不同价值，划分文件的保管期限。

电子文件的内容鉴定，应以自动鉴定方式为基础，结合人工鉴定共同进行。步骤如下：

1.制定电子文件保管期限表。电子文件保管期限表的制定工作应在电子文件管理系统设计的调查阶段进行。

电子文件保管期限表的具体内容有：

第一，根据机构职能图中显示的职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动，重要工作内容和关键的工作步骤。

第二，根据机构业务流程图中展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类，结合机构的主要职能活动，重要工作内容和关键的工作步骤，将这些环节中生成的电子文件确定为有价值的文件保存。

第三，对于某些特殊的电子文件，如微观文件和程序文件，应具体地分析确定其保管期限。

制定电子文件保管期限表的要求：

第一，将保管期限表的制定工作纳入电子文件系统的设计工作，与电子文件鉴别工作同步进行，在电子文件管理系统设计的调查阶段，应着手制定电子文件保管期限表。

第二，研究和鉴定各种类型的纸质文件保管期限表，重点分析纸质文件中与电子文件相对应类型的电子文件的保持价值。

第三，电子文件保管期限表是集体合作的工作，除相关档案人员外，还应指定电子文件形成部门的专业人员，或邀请档案行政管理部门和档案馆的有关人员对电子文件保管期限表的制定进行具体指导。

第四，电子文件保管期限表应该详细，具有可扩展性，操作性强的特点，档次区分的跨度可以小一些，以便随时更改和补充。

2.将电子文件保管期限表纳入其管理系统并予以保护

3.电子文件形成时的即时鉴定

在电子文件鉴定自动化系统中，文件一旦生成，系统即将文件与保管期限表的条款对照鉴定，划分其保管期限，然后文件才能进入正常的处理流程。