企业档案资料管理的重要性

企业档案资料管理的重要性

企业档案就是企业单位从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等,就是一个企业正常发展不可替代的资产财富。房产档案更就是城市房地产经纪发展的详实记录。档案工作既就是一项业务性工作,又就是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力与服务意识。下面结合日常工作实践总结谈谈企业档案资料管理的重要性及管理流程。

一、企业为什么要建立健全档案工作

1、企业档案很能反映出一个企业各项活动与生产经营情况,不仅仅就是企业管理的第一手材料,也就是企业资产的重要组成部分,更就是企业生产、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理,有助于企业增强技术与知识储备,保护好知识产权与商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障。

2、良好的企业档案有助于企业在发展中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据与凭证作用,维护企业的经济利益与合法权益;

3、有助于企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材,展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感与归属感,创新企业经营理念,提升企业的文化品位。

二、日常工作中档案资料管理流程

档案资料管理工作概况可分六个环节,分别为: 收集、整理、

鉴定、保管、统计、提供利用。

1、首先要把分散的资料接收、征集、集中起来,资料接收中要注意查瞧资料的原始性、完整性、合法性;

2、收集起的档案根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行分类整理;

3、整理后就要根据档案性质来鉴定档案的重要性与存放时间,可以参照企业档案管理规范进行鉴定;

4、档案的保管就需要有固定的空间及固定的保管人,把档案按照类别入库入盒,严格按照企业要求进行保管;

5、档案统计工作,在我们工程内部编排纸质目录台帐与电子目录台帐,便于内部管理及外人查阅;

6、工程档案,就是房地产企业内部各大部门及政府部门利用较多的档案,利用多也就是工程档案保管价值的体现,在提供利用中做好登记及正确处理提供利用与保密之间的关系。

不规范的企业档案管理会在企业今后的管理过程中遗留很多隐患(比如:1、企业核心技术、资料被剽窃为她人所用;2、因为企业档案没有密级与权限而导致员工最后成为自己的竞争对手;3、不同程度的发生泄密行为发生;4、运营费用超出实际需要的费用;5、很多事情发生后不能很快找到直接责任人,互相推委等)。

三、如何规范档案管理的建议与要求

1、要增强档案管理意识,纳入到各部门日常工作中,使档案工作与各项工作同步进行。

2、定期对各部门档案管理工作进行抽查,以标准指路,档案资料较规范的年终设立专项优秀奖等。

3、聘请专业档案管理人员进行实践陪训,提高档案管理能力。

4、建议分公司各部门设置专职或兼职档案管理员。

作为工程部的资料档案管理人员,必须要认真学习档案管理知识,不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。夯实理论基础,勤总结,勤改进,不断创新。

万晟工程部:居群艳