办公中电子表格的设计基本知识

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二、 电子表格的常用术语和通用操作
1．表格的创建 Word中创建表格的方法有插入法、绘制法， Excel无所谓 创建表格，因为其工作区域就是一个很大的表格。 2．表格整体的缩放与移动 对于Word，拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样 实现表格整体的缩小和放大，拖动左上角的黑色方框可以 实现表格的整体移动；而Excel中选定数据区域进行“剪 切”操作即可将其移动到指定位置，整体调整单元格大小 可以实现缩小放大。
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最后 完成 的 “报 名登 记表” 表格 效果
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利用Excel制作报名信息汇总表
我们接着上面实例，当参赛选手将填好的个人报名 登记表交来之后，比赛组委会需要对报名人员的信息进 行汇总处理，以便总体把握报名的总体情况，为此需要 设计一份报名信息汇总表。本节就介绍如何利用Excel软 件制作歌手大赛报名信息汇总表。 报名信息汇总表是一种非常规则的二维表格。利用 Excel来制作该表。 利用Excel制作该表有很多好处，例如：在Excel中， 类似表格中内容的输入，有一定的方法技巧；输入数据 后还可以进行数据分析、汇总、统计以及检索、筛选等 操作。
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5．表格边框与底纹背景的设置 表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，通过软件中的“边 框与底纹”工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。 6．表格中单元格、行、列的编辑 有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，通 过工具按钮、菜单命令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是， 此处删除与清除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在， 而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。 7．表格单元格中文字的对齐方式设置 表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向，“格式”工具栏上 的段落对齐按钮只能设置水平方向，而垂直方向需要通过选择快 捷菜单中的“文字对齐方式”项来进行设置。一般垂直方向要设 置为居中，水平方向根据情况需要进行灵活设置。
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8．表格中的排序与公式计算 数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列； 不仅可以按行排序，也可以按列排序；对于汉字，不仅可以 按照“字典顺序”排序，也可以按照“姓氏笔画”排序。对 于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。 9．表格与文本的转换操作 在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换” 命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换。 10．拆分与合并表格 根据需要，有时候要进行表格的拆分和合并，这在Word的 “表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令，要合并时需要 将两个表格之间的空行或内容删除即可。
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输完文字后的表格效果
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对表格进行修饰后的最终效果
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利用Word绘制法制作比赛报名登记表
本节实例是制作“青年歌手大奖赛”中使用的， 用来记录报名者个人信息的报名登记表，效果如图所 示，是个形状不太规则的表格。
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“表格和边框”工具栏
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本节利用Word的绘制表格法制作这个稍复杂的表格。操作步 骤如下： 1．制作表格标题 启动Word，建立一个新文件。在文档的前3行输入的3行标 题文字，并进行适当的字体和段落格式设置。 说明：如果开始没有输入标题而直接在纸张最上端就开始绘制 表格。可在表格制作完成后，通过拖动表格左上角的“表格 移动控点”使之下移，再将表格标题补充上去。 2．绘制表格 在标题行下面单击要创建表格的位置，选择“表格”|“绘制 表格”命令，随之出现如图所示的“表格和边框”工具栏， 同时鼠标指针变为铅笔状。
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单元格拆分后的表格框架
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4．表格中文字的编排 表格框架建好之后，就可以在单元格中输入 文字，文字的对齐方式默认为靠上左对齐，大多 数情况下还需要进行设置。设置单元格文字对齐 方式时，首先选中相应单元格，单击“表格和边 框”工具栏上的“单元格对齐方式”按钮右侧的 箭头，从弹出的9种对齐方式中选择需要的方式， 使所有单元格文字设置为合适的对齐方式。 文字编排完成后的表格效果如图所示。
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3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可 实现，当然也可以通过有关菜单项进行精确设置，还可以进 行多行行高相等、多列列宽相等的操作。 在斜线表头的设置方面， Word 2000以后的各个版本都提 供了斜线样式。Excel表格中一般不需要斜线表头设置，如 果需要，可利用“绘图工具栏”中的直线工具绘制。 4．表格中单元格的拆分与合并 在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专门 按钮或命令。对于Excel，软件的“格式”工具栏上专门提 供了一个“合并居中”按钮，可以使单元格合并同时使单元 格文字在合并后的单元格中自动居中，如果合并错误还可以 取消合并，但是Excel不能拆分单元格。
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• 本实例操作中，首先选取A2：J 22（表头不需要加边框，所以第一行不选；另 外，之所以选到22行，目的是通过设置，使将来打印的一张汇总表上能输入20 个人的资料），然后使用“格式”工具栏上的“边框”按钮进行设置即可。 • 本步骤操作完之后，报名信息汇总表的整体效果如图所示。
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“报名信息汇总表”表格效果
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单 元 格 拆 分 后 的 表 格 框 架
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5．调整表格的整体形状
为了使表格正好充满整个纸张，可以通过拖动 表格右下角的“表格缩放控点”将表格适当放大。 然后，再根据表格大小的实际需要，通过拖动行与 行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方 法设置列的合适宽度。 另外，表格的外框设置还需要设置为粗线效果。 首先单击表格左上角的“移动表格”控点，全选表 格；然后单击“表格和边框”工具栏上的“粗细” 按钮将边框线设置为1.5磅，单击“表格和边框”工 具栏上的“外部框线”按钮，将表格外框设置为粗 线效果。至此，本表格全部完成，最终效果如图所 示。
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“插入表格”
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插入表格的初始效果
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• （5）编排文字。首先按照与一般文档中文字录入一样的方法，在各个单元格中 输入需要的文字；然后全选表格文字，设置段落对齐方式为“中部居中”；接着 再将表格表头文字设置为四号、黑体、加粗效果，其余文字设置小四号，默认字 体。文字编排结束后的表格在纸张上的页面效果如图所示。
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2．单元格中文字格式的设置 在表格单元格中输入的文字，默认情况为左 对齐（数字默认效果为右对齐）， 12号宋体标准 字。根据需要，需进一步设置。 为醒目起见，首先将表格标题字体设置为黑 体、20号字、加粗效果。表格主体中各个列标题 文字，对齐方式设置为居中对齐，字号14，加粗 效果，默认字体。
“表格和边框”工具栏
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拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩 形表格框。然后按住鼠标左键，使之直线移动，按照 表格的形状要求在矩形内绘制行、列框线，出现如图 所示效果的表格框架。
利用绘制法制作的 表格框架
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3．合并与拆分单元格 选中上图所示第1行、第1列所在的单元格， 单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格” 按钮，将其拆分为3行6列，用同样方法将第3 行、第2列所在的单元格拆分为1行3列；将第4 行、第2列所在的单元格拆分为1行3列，此时 效果如下图所示。 之后，再选中下图所示表格的前4行最后 一列所在单元格，单击“表格和边框”工具栏 上的“合并单元格”按钮，将其合并成一个单 元格。
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未格式化的表格
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二、表格格式的设置
• 需要对表格框架进行格式设置，包括标题居中设置、 表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框 线的设置等。 • 1．标题的跨列居中设置 • 因为开始不好确定表格有多少列，所以一般都 是先在A1输入标题，待表格格列标题都输入完成后， 再进行标题跨列居中设置。本例中操作时，首先选 取A1：J1单元格区域，然后单击“格式”工具栏上 的“合并居中”按钮进行合并即可。
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• 3．表格边框线的设置 虽然从Excel表格中已经看到了有许多细细的线来分开各个单元格，其实这些 只是虚框，默认情况下它们是打印不出来的。如果打印的表格需要待上边框线， 就必须自行设置。与Word中表格边框线设置方法一样，Excel中边框线设置也是 先选取需要设置的单元格或单元格区域，然后选择边框线形和加框线位置即可。
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空白的报名信息汇总表效果
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一、表格框架的建立
操作时，首先启动Excel，在出现的Book 1工作中选择Sheet 1工作表双击， 更名为“报名汇总表”；然后激活该工作表，在A1单元格输入“青年歌手大奖 赛选手报名信息汇总表”，对于A2～J2单元格，也按照图3-13所示样式分别输 入对应表格标题文字；这样表格的基本框架就建立完毕。
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比赛日程安排表的制作效果
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• （3）制作标题。输入文字“比赛日程安排表”，设置字体为黑体、三号、加粗 效果，并设置段落对齐方式为“居中”，段后距“0.5行”。 • （4）插入表格。执行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出现的如图3-2所示 对话框中设置“行数”、“列数”分别为7和5，其余设置为默认值，设置完毕， 单击“确定”按钮，很快得到一个表格框架，效果如图3-3所示。
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三、表格的页面设置
本实例制作的报名汇总表需要打印。在打印 工作表之前，应该先对工作表进行页面设置， 主要操作包括纸张大小和方向的设置、页边 距大小的设置、页眉/页脚的设置、工作表的 设置以及手工插入分页符等。 说明：如果一个工作簿中的几个工作表需要 相同的页面效果设置，应该首先选择这些工 作表，然后进行页面设置，否则页面设置只 对当前活动工作表有效。
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【主要知识点】
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• • • • • • 办公常用电子表格的类型 电子表格制作的软件选取 电子表格操作的主要术语 电子表格的通用操作 规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作 利用Excel制作表格
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电子表格制作的基本知识
一、 电子表格类型划分和制作软件选取
1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜 于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实 现。 4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。 5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作
办公中的电子表格设计
【内容介绍】
首先介绍了办公中电子表格设计的基本知识， 包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作软件 选取的基本原则，电子表格制作中的主要术语，电 子表格处理的通用操作；然后分别通过“比赛日程 安排表”和“报名登记表”为例，分别介绍了利用 Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法； 最后，通过“报名信息汇总表”为例，讲解了利用 Excel制作电子表格的完整操作流程，包括：文件操 作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、 打印操作等。
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（6）对表格进行修饰。在图中可以看到，表格在整 张纸上大小不太合适， 表格有些高度不够，这时可 以将光标停在表格上任何位置，向下拖动表格右下角 出现的“表格缩放控点”使表格高度加大到适应页面 大小。 图中表格外边框不太醒目，下面将其设置为粗线 效果，操作方法为：在表格内，单击鼠标右键，从弹 出的菜单中，选择“边框和底纹” 按钮，在出现的 对话框中，设置表格外框宽“1 1/2磅”，经过修饰 后的表格最终效果如图所示。
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利用Word的插入法制作比赛日程安排表
本节接着以前的实例，制作一份“青年歌手大 奖赛”的比赛日程安排表，效果如图3-1所示。可 以看出，它是一个5列7行的规则文字表格，整个表 格从总体上来看宽度大于高度，所以纸张方向应该 设置为横向打印。 按照上面的原则，可以利用Word中的插入表格方 法或者直接利用Excel的填表方法来制作该表。下 面介绍用Word插入表格法制作该比赛日程安排表， 操作步骤如下： （1）启动Word，打开一个空文档。 （2）根据表格形状进行页面设置：将纸张设置为 B5，上下左右边界均设置为“2.5厘米”，纸张方 向为“横向”，其余按默认设置即可。