第5章表的创建与管理
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字段名称 学号 性别 是否少数民族 文本 文本 是/否 字段类型 6 2 字段大小 字段名称 姓名 出生日期 籍贯 字段类型 文本 日期/时间 文本 20 10 字段大小
入学成绩
专业 吉祥物
数字
文本（查阅向导） OLE对象
单精度型
10
简历
主页 代表性作品
备注
超链接 附件
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
表5-2 课程表的结构
字段名称 课程号 学分 字段类型 文本 数字 5 整型 字段大小 字段名称 课程名 字段类型 文本 字段大小 20
表5-3 选课表的结构
字段名称 学号 成绩 字段类型 文本 数字 6 单精度型 字段大小 字段名称 课程号 字段类型 文本 字段大小 5
第5章 表的创建与管理
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.3 设置字段常规属性
图5-12 数字型、货币型、自动编号型字段的显示格式
图5-13 日期/时间型字段的显示格式 图5-14 是/否型字段的显示格式 用格式属性可以使数据的显示统一美观。但应注意，格式属性只影响数据的显示 格式，并不影响其在表中存储的内容，而且显示格式只有在输入的数据被保存之后 才能应用。如果需要控制数据的输入格式并按输入时的格式显示，则应设置输入掩 码属性。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
9）超链接型 超链接型（Hyperlink）字段用来保存超链接地址。超链接地址的一般格式为： Displaytext#Address 其中，Displaytext表示在字段显示的文本，Address表示链接地址。例如，超链接字 段 的 内 容 为 “ 学 校 主 页 #http://www.csu.edu.cn” ， 表 示 链 接 的 目 标 是 http://www.csu.edu.cn，而字段中显示的内容是“学校主页”。 10）查阅向导型 查阅向导（Lookup Wizard）是一种比较特殊的数据类型。在进行记录数据输入的 时候，如果希望通过一个列表或组合框选择所需要的数据，以便将其输入到字段中， 而不必靠手工输入，此时就可以使用查阅向导类型的字段。在使用查阅向导类型字段 时，列出的选项可以是事先输入好的一组固定的值，也可以是来自其他表的数据。 显然，查阅向导类型的字段可以使数据库系统的操作界面更加简单和人性化。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
11）附件型 Access 2007新增了附件（Attachment）数据类型。使用附件可以将整个文件嵌入到 数据库当中，这是将图片、文档和其他文件和与之相关的记录存储在一起的重要方式 ，但附件限制数据库的大小最大为 2GB。使用附件可以将多个文件存储在单个字段之 中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。例如，有一个学生表，可以 将学生的代表作附加到每位学生的记录中。 3．字段大小 通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于文本型 或数字型的字段，其他类型的字段大小均由系统统一规定。对于一个文本型字段，其 字段大小的取值范围是 0~255 ，默认值为50 ，可以在该属性框中输入取值范围内的整 数。对于一个数字型字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧向下箭头按 钮，并从下拉列表中选择一种类型。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
5）货币型 货币型（Currency ）是数字型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字型，占8 个字节，在计算中禁止四舍五入。向货币型字段输入数据时，不必输入美元符号和千 位分隔符，Access会自动显示这些符号，并在此类型的字段中添加两位小数。 6）自动编号型 自动编号类型（Auto-number）是一种比较特殊的数据类型。对于自动编号型字段 ，每次向表中添加新记录时，Access会自动插入一个唯一的顺序号。最常见的“自动 编号”方式是每次增加1的顺序编号，也可以随机编号。 需要注意的是，自动编号型一旦被指定，就会永久地与记录关联。如果删除了表 中含有自动编号型字段的一条记录，Access并不会对表中自动编号型字段重新编号。 当添加某一条记录时，Access不再使用已被删除的自动编号型字段的数值，而是重新 赋值。还应注意，不能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值，每个表只能 包含一个自动编号型字段。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
注意，如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，将截去超长 的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，将自动将数据 取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。另外，如果文本型字段的值是汉字，那 么每个汉字占1位。 参照上述规定，确定教学管理数据库中学生表、课程表和选课表的结构分别如表51~表5-3所示。 表5-1 学生表的结构
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
2．用数据表视图创建表 在数据表视图中，可以新创建一个空表，并可以直接在新表中进行字段的添加、 删除和编辑。新建一个数据库时，将创建名为“表1”的新表，并自动进入数据表视图 中。 【例5-2】 在教学管理数据库中建立课程表，其结构如表5-2所示。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
7）是/否型 是/否型（Yes/No）又称为布尔型或逻辑型，是针对只包含两种不同取值的字段而 设置的，例如，性别、婚姻情况等数据。是/否型字段占1个字节，通过设置它的格式 特性，可以选择是/否型字段的显示形式，使其显示为Yes/No、Ture/False或On/Off。 8）OLE对象型 OLE对象型（Object Linking and Embedding Object）是指字段允许单独地链接或嵌 入OLE 对象。添加数据到OLE对象型字段时，Access给出以下选择：插入（嵌入）新 对象、插入某个已存在的文件内容或链接到某个已存在的文件。每个嵌入对象都存放 在数据库中，而每个链接对象只存放于最初的文件中。可以链接或嵌入表中的OLE对 象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象。例如，Word文档、Excel电子表格、图像 、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它受磁盘空间限制。
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
通常，在Access 2007中创建表的方法有4种：使用设计视图创建表、使用数据表视 图创建表、使用表模板创建表和通过导入外部数据创建表。 1．使用设计视图创建表 使用设计视图创建表是一种比较常见的方法。对于较为复杂的表，通常都是在设 计视图中创建的。 【例5-1】 在教学管理数据库中创建学生表，表的结构如表5-1所示。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
2）备注型 备注型（Memo ）字段可保存较长的文本，允许存储的最多字符个数为65535。在 备注型字段中可以搜索文本，但搜索速度较在有索引的文本字段中慢。不能对备注型 字段进行排序和索引。 3）数字型 数字型（Number）字段用来存储进行算术运算的数字数据，通常按字段大小分为 字节、整型、长整型、单精度型和双精度型，分别占1、2、4、4和8个字节。 4）日期/时间型 日期/时间型（ Date/Time ）字段用来存储日期、时间或日期时间的组合，占8个字 节。在Access中，日期/时间型常量要用英文字符“#”将一个日期/时间括起来。例如， 2010年4月25日晚上10点30分可以表示成#2010-04-25 22:30#或#2010-04-25 10:30pm#。 注意：日期和时间之间要留有一个空格。也可以单独表示日期或时间，例如#2010-0425#、#04/25/2010#、#22:30#、#10:30pm#都是合法的表示方法。
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5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
2．字段类型 数据类型（Data Type）决定了数据的存储方式和使用方式。Access 2007的数据类 型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查 阅向导和附件等11种。根据关系数据库理பைடு நூலகம்，一个表中的同一列数据应具有相同的数 据特征，称为字段的数据类型。 1）文本型 文本型（Text）字段可以保存文本或文本与数字的组合，也可以是不需要计算的数 字，例如，电话号码、邮政编码等。设置“字段大小”属性可控制文本型字段能输入 的最大字符个数，最多为255个字符，默认是50个字符，但一般输入时，系统只保存输 入到字段中的字符。如果取值的字符个数超过了255，可使用备注型。 注意，Access中汉字只占一个字符大小。例如，如果定义一个文本型字段的字段大 小为10，则在此列最多可输入的汉字数和英文字符数都是10个。 在Access中，文本型常量要用英文单引号（'）或英文双引号（"）括起来。例如，' 上海世博会'、"82656634"等。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
3．使用表模板创建表 创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产 ”表时，可以使用Access 2007内置的关于这些主题的表模板。 【例5-3】 创建一个通信录数据库，在该数据库中创建一个联 系人表。
图5-5 表模板列表
第5章 表的创建与管理
图5-6 “选课表.xls”的内容
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.3 设置字段常规属性
字段常规属性用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明，它定义了字段数据 的保存、处理或显示方式。 字段属性区中的属性是针对具体字段而言的，要改变字段的属性，需要先单击该 字段所在行，然后对字段属性区所示该字段的属性进行设置和修改。 1．格式 格式属性只影响数据的显示格式。例如，可将“出生日期”字段的显示格式改为 “长日期”，显示格式类似于“2007年6月19日 星期二”。不同数据类型的字段，选 择的格式有所不同。数字型、货币型、自动编号型字段的格式如图5-12所示，其中“ 固定”是指小数的位数不变，其长度由“小数位数”说明。日期/时间型字段的格式 如图5-13所示，是/否型字段的格式如图5-14所示。
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
4．通过导入来创建表 可以通过导入自其他位置存储的数据来 创 建 表 。 例 如 ， 可 以 导 入 Excel 工 作 表 、 SharePoint 列表、 XML 文件、其他 Access 数 据库、文本文件以及其他数据源中存储的信 息。 【 例 5-4】 Excel 文件“选课表 .xls” 的内 容如图5-6所示，将“选课表.xls”导入教学管 理数据库中，生成课程表。
• 5.2 表中数据的输入
• 5.3 创建表之间的关系 • 5.4 表的维护与操作
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
Access表由表结构和表内容（记录）两部分构成。在对表进行操作时，是对表结构 和表内容分别进行的。 表的结构是指表的框架，主要包括表名和字段属性两部分。表名是该表的唯一标 识，也可以理解为是用户访问数据的唯一标识。字段属性即表的组织形式，它包括表 中字段的个数以及每个字段的名称、字段类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性 规则等。下面先介绍字段名、字段类型和字段大小，其他属性在5.1.3中介绍。 1．字段名 在Access 2007中，字段名最多可以包含64个字符。字段名中可以使用字母、汉字 、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。字段名中不能包含句号（。）、惊叹 号（！）、方括号（[]）和单引号（'）。
数据库技术与应用—Access
第5章 表的创建与管理
第5章 表的创建与管理
• 5.1 表的创建
– 5.1.1 表的组成 – 5.1.2 创建表的方法 – 5.1.3 设置字段常规属性 – 5.2.1 使用数据表视图输入数据 – 5.2.2 创建查阅列表字段 – 5.3.1 建立表之间关系的方法 – 5.3.2 设置参照完整性 – – – – – – 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 表结构的修改 表中记录的编辑 表中数据的查找与替换 记录的排序 记录的筛选 表的修饰
入学成绩
专业 吉祥物
数字
文本（查阅向导） OLE对象
单精度型
10
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主页 代表性作品
备注
超链接 附件
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5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
表5-2 课程表的结构
字段名称 课程号 学分 字段类型 文本 数字 5 整型 字段大小 字段名称 课程名 字段类型 文本 字段大小 20
表5-3 选课表的结构
字段名称 学号 成绩 字段类型 文本 数字 6 单精度型 字段大小 字段名称 课程号 字段类型 文本 字段大小 5
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5.1 表的创建
5.1.3 设置字段常规属性
图5-12 数字型、货币型、自动编号型字段的显示格式
图5-13 日期/时间型字段的显示格式 图5-14 是/否型字段的显示格式 用格式属性可以使数据的显示统一美观。但应注意，格式属性只影响数据的显示 格式，并不影响其在表中存储的内容，而且显示格式只有在输入的数据被保存之后 才能应用。如果需要控制数据的输入格式并按输入时的格式显示，则应设置输入掩 码属性。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
9）超链接型 超链接型（Hyperlink）字段用来保存超链接地址。超链接地址的一般格式为： Displaytext#Address 其中，Displaytext表示在字段显示的文本，Address表示链接地址。例如，超链接字 段 的 内 容 为 “ 学 校 主 页 #http://www.csu.edu.cn” ， 表 示 链 接 的 目 标 是 http://www.csu.edu.cn，而字段中显示的内容是“学校主页”。 10）查阅向导型 查阅向导（Lookup Wizard）是一种比较特殊的数据类型。在进行记录数据输入的 时候，如果希望通过一个列表或组合框选择所需要的数据，以便将其输入到字段中， 而不必靠手工输入，此时就可以使用查阅向导类型的字段。在使用查阅向导类型字段 时，列出的选项可以是事先输入好的一组固定的值，也可以是来自其他表的数据。 显然，查阅向导类型的字段可以使数据库系统的操作界面更加简单和人性化。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
11）附件型 Access 2007新增了附件（Attachment）数据类型。使用附件可以将整个文件嵌入到 数据库当中，这是将图片、文档和其他文件和与之相关的记录存储在一起的重要方式 ，但附件限制数据库的大小最大为 2GB。使用附件可以将多个文件存储在单个字段之 中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。例如，有一个学生表，可以 将学生的代表作附加到每位学生的记录中。 3．字段大小 通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于文本型 或数字型的字段，其他类型的字段大小均由系统统一规定。对于一个文本型字段，其 字段大小的取值范围是 0~255 ，默认值为50 ，可以在该属性框中输入取值范围内的整 数。对于一个数字型字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧向下箭头按 钮，并从下拉列表中选择一种类型。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
5）货币型 货币型（Currency ）是数字型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字型，占8 个字节，在计算中禁止四舍五入。向货币型字段输入数据时，不必输入美元符号和千 位分隔符，Access会自动显示这些符号，并在此类型的字段中添加两位小数。 6）自动编号型 自动编号类型（Auto-number）是一种比较特殊的数据类型。对于自动编号型字段 ，每次向表中添加新记录时，Access会自动插入一个唯一的顺序号。最常见的“自动 编号”方式是每次增加1的顺序编号，也可以随机编号。 需要注意的是，自动编号型一旦被指定，就会永久地与记录关联。如果删除了表 中含有自动编号型字段的一条记录，Access并不会对表中自动编号型字段重新编号。 当添加某一条记录时，Access不再使用已被删除的自动编号型字段的数值，而是重新 赋值。还应注意，不能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值，每个表只能 包含一个自动编号型字段。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
注意，如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，将截去超长 的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，将自动将数据 取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。另外，如果文本型字段的值是汉字，那 么每个汉字占1位。 参照上述规定，确定教学管理数据库中学生表、课程表和选课表的结构分别如表51~表5-3所示。 表5-1 学生表的结构
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
2．用数据表视图创建表 在数据表视图中，可以新创建一个空表，并可以直接在新表中进行字段的添加、 删除和编辑。新建一个数据库时，将创建名为“表1”的新表，并自动进入数据表视图 中。 【例5-2】 在教学管理数据库中建立课程表，其结构如表5-2所示。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
7）是/否型 是/否型（Yes/No）又称为布尔型或逻辑型，是针对只包含两种不同取值的字段而 设置的，例如，性别、婚姻情况等数据。是/否型字段占1个字节，通过设置它的格式 特性，可以选择是/否型字段的显示形式，使其显示为Yes/No、Ture/False或On/Off。 8）OLE对象型 OLE对象型（Object Linking and Embedding Object）是指字段允许单独地链接或嵌 入OLE 对象。添加数据到OLE对象型字段时，Access给出以下选择：插入（嵌入）新 对象、插入某个已存在的文件内容或链接到某个已存在的文件。每个嵌入对象都存放 在数据库中，而每个链接对象只存放于最初的文件中。可以链接或嵌入表中的OLE对 象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象。例如，Word文档、Excel电子表格、图像 、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它受磁盘空间限制。
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
通常，在Access 2007中创建表的方法有4种：使用设计视图创建表、使用数据表视 图创建表、使用表模板创建表和通过导入外部数据创建表。 1．使用设计视图创建表 使用设计视图创建表是一种比较常见的方法。对于较为复杂的表，通常都是在设 计视图中创建的。 【例5-1】 在教学管理数据库中创建学生表，表的结构如表5-1所示。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
2）备注型 备注型（Memo ）字段可保存较长的文本，允许存储的最多字符个数为65535。在 备注型字段中可以搜索文本，但搜索速度较在有索引的文本字段中慢。不能对备注型 字段进行排序和索引。 3）数字型 数字型（Number）字段用来存储进行算术运算的数字数据，通常按字段大小分为 字节、整型、长整型、单精度型和双精度型，分别占1、2、4、4和8个字节。 4）日期/时间型 日期/时间型（ Date/Time ）字段用来存储日期、时间或日期时间的组合，占8个字 节。在Access中，日期/时间型常量要用英文字符“#”将一个日期/时间括起来。例如， 2010年4月25日晚上10点30分可以表示成#2010-04-25 22:30#或#2010-04-25 10:30pm#。 注意：日期和时间之间要留有一个空格。也可以单独表示日期或时间，例如#2010-0425#、#04/25/2010#、#22:30#、#10:30pm#都是合法的表示方法。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
2．字段类型 数据类型（Data Type）决定了数据的存储方式和使用方式。Access 2007的数据类 型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查 阅向导和附件等11种。根据关系数据库理பைடு நூலகம்，一个表中的同一列数据应具有相同的数 据特征，称为字段的数据类型。 1）文本型 文本型（Text）字段可以保存文本或文本与数字的组合，也可以是不需要计算的数 字，例如，电话号码、邮政编码等。设置“字段大小”属性可控制文本型字段能输入 的最大字符个数，最多为255个字符，默认是50个字符，但一般输入时，系统只保存输 入到字段中的字符。如果取值的字符个数超过了255，可使用备注型。 注意，Access中汉字只占一个字符大小。例如，如果定义一个文本型字段的字段大 小为10，则在此列最多可输入的汉字数和英文字符数都是10个。 在Access中，文本型常量要用英文单引号（'）或英文双引号（"）括起来。例如，' 上海世博会'、"82656634"等。
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
3．使用表模板创建表 创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产 ”表时，可以使用Access 2007内置的关于这些主题的表模板。 【例5-3】 创建一个通信录数据库，在该数据库中创建一个联 系人表。
图5-5 表模板列表
第5章 表的创建与管理
图5-6 “选课表.xls”的内容
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.3 设置字段常规属性
字段常规属性用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明，它定义了字段数据 的保存、处理或显示方式。 字段属性区中的属性是针对具体字段而言的，要改变字段的属性，需要先单击该 字段所在行，然后对字段属性区所示该字段的属性进行设置和修改。 1．格式 格式属性只影响数据的显示格式。例如，可将“出生日期”字段的显示格式改为 “长日期”，显示格式类似于“2007年6月19日 星期二”。不同数据类型的字段，选 择的格式有所不同。数字型、货币型、自动编号型字段的格式如图5-12所示，其中“ 固定”是指小数的位数不变，其长度由“小数位数”说明。日期/时间型字段的格式 如图5-13所示，是/否型字段的格式如图5-14所示。
5.1 表的创建
5.1.2 创建表的方法
4．通过导入来创建表 可以通过导入自其他位置存储的数据来 创 建 表 。 例 如 ， 可 以 导 入 Excel 工 作 表 、 SharePoint 列表、 XML 文件、其他 Access 数 据库、文本文件以及其他数据源中存储的信 息。 【 例 5-4】 Excel 文件“选课表 .xls” 的内 容如图5-6所示，将“选课表.xls”导入教学管 理数据库中，生成课程表。
• 5.2 表中数据的输入
• 5.3 创建表之间的关系 • 5.4 表的维护与操作
第5章 表的创建与管理
5.1 表的创建
5.1.1 表的组成
Access表由表结构和表内容（记录）两部分构成。在对表进行操作时，是对表结构 和表内容分别进行的。 表的结构是指表的框架，主要包括表名和字段属性两部分。表名是该表的唯一标 识，也可以理解为是用户访问数据的唯一标识。字段属性即表的组织形式，它包括表 中字段的个数以及每个字段的名称、字段类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性 规则等。下面先介绍字段名、字段类型和字段大小，其他属性在5.1.3中介绍。 1．字段名 在Access 2007中，字段名最多可以包含64个字符。字段名中可以使用字母、汉字 、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。字段名中不能包含句号（。）、惊叹 号（！）、方括号（[]）和单引号（'）。
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第5章 表的创建与管理
第5章 表的创建与管理
• 5.1 表的创建
– 5.1.1 表的组成 – 5.1.2 创建表的方法 – 5.1.3 设置字段常规属性 – 5.2.1 使用数据表视图输入数据 – 5.2.2 创建查阅列表字段 – 5.3.1 建立表之间关系的方法 – 5.3.2 设置参照完整性 – – – – – – 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 表结构的修改 表中记录的编辑 表中数据的查找与替换 记录的排序 记录的筛选 表的修饰