办公自动化系统使用管理规定

办公自动化系统使用管理规定

为了提高单位工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据单位的实际，制定本规定。

一、总则

办公自动化系统是单位管理信息传递的有效平台，它集合了单位方方面面信息，也是单位实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具，单位全体员工都要关心、维护该平台。

1、充分体现全体参与，保证“上情下达、下情上达”的途径畅通；

2、根据不同的管理要求，不断地进行完善；

3、规范维护，建立可控和自由发挥的管理、传递和沟通机制；

二、使用单位及人员

唐港高速公路管理处领导、机关各科室、路政支队、养护工区、监控中心、收费分中心和各收费站机关全体。

三、系统的使用要求

除规范性文件和其他必须使用的纸质文本的文件外，处办公室下发的公文文件。科室与科室之间传递的以及各部门之间传递的信息资料等，必须通过此办公自动化系统传送和发布。

1、文件的发送和接收

(1)处办公室下发的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)一律指定专人

采用本系统的邮箱功能发送到接收部门的办公室和负责人信箱，特殊情况需要打印纸质文件的报主管领导批准后，打印存档和上报。

(2)处机关各科室下发的各类公文仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室指定专人

采用本系统的邮箱功能发送到接收部门的办公室和负责人信箱，同时各科室还需要直接发送到接收对方的信箱一份电子文件。

(3)各部门办公室和个人在接收到处办公室下发的公文后，应以邮件的方式回复处办公室

已经接收到电子文件。同时转发给本部门负责人和相关科室办理。

(4)各部门上报的各类公文一律由部门办公室指定专人采用本系统的邮箱功能发送到处

办公室或领导信箱。处办公室在接收到电子文件后以邮件的方式回复上传部门已经接收到文件。

(5)各部门科室向处机关相关科室上报的各类报表，例如收费业务数据报表、IC卡统计

报表和设备资产报表等各类信息资料必须采用本系统的邮箱功能传送。

(6)各部门科室需指定专人每天上、下午上班后和下班前都必须及时登录本系统查看通知

和接收邮件，如因出差或出差时间较长，须授权其他人代办。

(7)电子文件发送后，处办公室发文人员应根据公文的缓急程度对所发文的接收情况进行

检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

2、文件共享与归档

共享文件：各部门及科室将本部门所有的无保密性的实用文件资料，例如：好人好事、学习资料、政务公开等文件信息在本系统上的网络U盘公开发布，供各部门之间互相学习参考。

部门私有：部门内部文档，仅供本部门查看的文档设置部门私有权限。

个人私有：个人保密的文档需设置私有权限。

3、通知的发布。

办公室下发的非正式文件的通知，部门内部传达的通知一律采用本系统的单位通知发布功能来发布和管理。

4、各部门要建立办公自动化系统管理体制，指定专人负责办公自动化系统文件的管理。

5、与外网的连接

(1)处机关科室和处领导分别建立自己的外部邮箱，用于与外单位的联络。

(2)上级部门下发的需要处领导审阅的公文，由办公室通过本系统统一发送到处领导信

箱，如果领导出差，由办公室通过外部邮箱转发到处领导的外部邮箱。

(3)各部门与外部单位的文件往来，由办公室通过外部邮箱统一接收和转发。

四、保密要求

1、原则上在办公系统平台严禁上传涉密的文件、文章、报告和信息，凡是涉密的内容未经主管领导许可不得在办公系统上发布。

2、严禁在办公系统上发布不健康的内容。

3、各系统使用部门及时修改账号密码。

4、未经主管领导的同意，任何人不得随意让单位无关人员及外部人员查看办公系统中

的内容。

五、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对办公系统维护的义务；

1、禁止在办公系统上传带有病毒的文件、图片等；

2、严禁在办公系统电脑上玩游戏、看视频、看小说等与工作无关的事情；

3、严禁非法登录办公系统服务器电脑。

六、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对单位制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2、需要进行归档管理的资料、信息由办公系统管理员进行备份；

3、办公系统管理员对系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。

4、当连接办公系统的客户端电脑发生故障，不能登录系统的的时候，及时挪用本部门其他办公电脑代替，并及时维修此发生故障的电脑。

七、其它要求

1、鼓励全体员工对办公系统的使用、维护和管理提出建议；

2、未经主管领导同意，严禁用办公系统电脑接外网，避免造成病毒对信息、文件、资

料的损坏、丢失；

3、发生急办或重大信息，除在办公系统上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟

通，传递。

八、责任制与授权

办公系统管理员负责统一管理，各部门负责人分管本部门人员并进行检查监督；如发现违规现象，各部门负责人须对本部门人员进行警告，或交由单位处罚。

九、附则

本要求自下发之日起执行。