档案工作内容

档案工作内容

档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从狭义上说，是指档案业务管理工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，通常称为六大环节。从广义上说主要包括档案业务管理和档案事业管理，档案事业管理包括档案馆工作、档案室工作、档案行政工作、档案教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传工作、档案国际交流与合作工作、档案信息化工作等。

一、档案业务管理

档案业务管理是指在遵循档案工作原则的基础上，利用来源原则、文件生命周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案，满足利用者需求的工作。档案业务管理的主要内容包括对档案实体管理和档案信息资源开发两个方面，档案实体管理是档案信息资源开发的基础，信息资源开发工作则是档案基础工作的目的，两者是互相依存，辩证统一的关系，只有同时做好这两个方面的工作，才能科学合理的管理档案。

（一）档案实体管理

档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档案的要求之间的矛盾要求档案工作者需要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节是适应社会实践的需要和发展而产生和发展的，在管理方法上具有稳固、单一的特点和要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需求的满足程度，因此，必须按照科学的原则和方法对各个部门形成的文件进行系统的、专门的管理。

1.档案的收集

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的档案，往往是分散的，为满足社会利用者集中利用的需要，需要加以系统化。因此，各个档案机构要按照党和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、计划的分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，及时的做好档案的收集工作。档案的收集工作是档案业务管理工作的首要环节，实现了档案的统一领导和分级管理，在档案管理中处于重要的地位。

2.档案的整理

各个部门形成的档案数量很大，收集起来的档案若不经过科学的整理，始终是处于零乱、无序的状态，这为档案的提供利用造成阻碍，不能很好的实现档案自身价值。为了更好的发挥档案的作用，同时为整个档案管理工作奠定基础，在遵循文件之间形成规律的基础上，对处于分散零乱状态的文件进行分类、组卷、排列、编目，保持文件之间的有机联系，从而使档案材料达到有序化和系统化。

3.档案的鉴定

随着社会的发展和进步，新的档案在不断更新和补充，使档案的总量日益增长，而有些档案材料在保存一定的时间以后，有些还需要保存，有些不仅已不能满足社会的需要，反而给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要，就要根据一定的原则和标准，科学地判定档案历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处置。通过对档案的鉴定可以检验其他各环节的工作效果，同时有利于保护有价值的档案，解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工作量大与档案人员不足等之间的矛盾。

4.档案的保管

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于潜在的渐进性的自毁过程中，而社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实际的基础上，尽可能的发挥主观能动性，从表面的现象入手深入的研究和掌握档案损坏的规律。根据所得的规律，再通过专门的现代化技术措施和经常性的工作，减少和防止档案的损坏，最大限度的延长档案的寿命，维护档案的内容安全和实体安全，做好档案的保管工作，满足长远利用的需要。

5.档案的统计

科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需求，在档案一系列的管理活动中,若想不断创新和提高档案的管理水平，就需要利用某种手段观察分析和研究档案工作中的诸多现象的发展过程。从具体的工作过程中了解档案工作的基本情况，再利用统计学原理，通过数字或数据反映档案工作状况和管理状况，揭示出档案管理工作活动的规律，从而提高档案的管理水平。档案统计工作是认识档案的重要手段，是档案事业建设的基础工作，其主要内容包括：对档案数量的统计、

档案工作的统计、档案工作基本情况的统计。---以上为张真真编写（二）档案信息资源开发

档案经过收集、整理、鉴定、保管、统计等工作已经有了科学化的管理，在此基础上，档案信息资源的开发成为了一项重要内容。档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。它包括档案信息检索系统的建立、档案信息的编辑与研究和档案信息数字化等内容。

1.档案信息检索系统的建立

档案信息检索系统是指根据特定的档案信息需求而建立起来的一种有关档案信息搜集、加工、存储和检索的程序化系统，其主要目的是为人们提供档案信息服务。档案信息检索系统主要包括两个方面的内容：档案信息的存储系统和档案信息的查找系统。

档案信息的存储就是按照一定的方法，将档案原件的内容和形式特征转换成一条条简短的记录档案原件特征的条目，并且按照一定的规则，将这些条目组织起来形成有序的档案信息集合的过程。档案信息的著录和标引以及档案信息目录的建立都是其内容。

档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案著录和标引的一般方法步骤是根据可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》提供了标准。

档案信息目录是将档案的著录条目，按照一定次序编排而成的检索工具，分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前，档案信息目录的编制都是手工完成的，现代随着电子计算机的应用，为档案信息目录的编制提供了便利。

2.档案信息的编辑与研究

档案信息的编辑与研究工作就是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案