供应商及采购管理系统

掌握最新的市场信息和产品发展趋势。 第16条 互访频率

采购专员对销售规模较大的A 、B 级供应商必须保证1次/季度的互访，对C 级供应商保证1次/半年的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划，特别对于长期合作的整机供应商要多沟通，多反馈，协助供应商提高产品质量。 第17条 互访形式以及要求 1．电话互访，限于日常性事务沟通。 2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。

3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。 第18条 互访标准

采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。 1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。

2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。 3．确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。 4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。 5．注意外出拜访时的个人着装。

6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。

7．采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。 第19条 其他形式的供应商维护

公司采购、质保、，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。

第5章 供应商档案管理

第20条 建立供应商档案

为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。

供应商档案资料应包含的内容

第21条 收集供应商资料

1．公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。 2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。

3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。 1．供应商调查表 2．供应商产品价格登记表 3．供应商企业资料 4．供应商采购合同 5．供应商洽谈登记表

6．供应商顾客投诉登记表 7．供应商顾客服务登记表 8．供应商销售业绩分析表 9．优秀供应商综合评估表

供应商选择流程(附图1)

部门

步骤

总经理

采购部

供应商开发

其他部门

供应商

竞争市场分析

收集供应商信息

初步筛选

汇总分析结果

组织现场评审

协助

供应商调查

询价和报价分析

确定供应商名单

开始

发放《供应商调

查表》

提供信息

资料汇总和分析

协助

是

发出询价文件

提供报价

否

报价分析

综合评价

审

签订合同

谈判

协助

结束

是否现场评审 协助 确定供应商名单

务3．

建

您对本公司的建议事项

议

事

项

【注】本表由供应商填写。

制度名称

采购计划管理制度 受控状态 编 号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章 总则

第1条 目的

为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。 第2条 适用范围

本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。 第3条 职责

在总经理的指导下，采购经理负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各采购专员负责。 第4条 采购计划的分类

采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划4种，具体如下图所示。

采购计划分类说明

第2章 采购计划编制与变更管理

第5条 采购计划的编制依据

制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、库存状况、公司现金流状况等相关因素。 第6条 采购计划的编制步骤 1．明确公司的经营计划

（1）根据公司客户订单意向，明确材料采购目标。

（2）掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所作的市场销售预测情况。 2．明确公司生产计划和库存状况

（1）采购部应及时掌握生产部根据业务部订单制订的生产计划。 （2）采购部应及时掌握技术部工程单的物料需求和库存物料需求状况。

（3）采购部应及时掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。 3．制订采购计划

采购部汇总工程单上的物料清单对各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。 季度采购计划

情况、生产情况、库存情况以及市场行情制订的当季或者下一

季度的采购计划

月采购计划

临时采购计划

在对季度采购计划进行分解的基础上，依据各个部门每月经营所需物资的汇总情况审核制订的采购计划

在特殊情况下，为了满足各个部门的紧急采购需求而制订的短期采购计划

采购计划

采购管理流程

部门

步骤

总经理

采购部

采购计划与预算

控制

供应商

其他部门

分析汇总采购单 提交采购需求

制订采购计划

协助选择

审编制采购预算 开发供应商

调查供应商 选择供应商

供应商供货

采购档案管理

开始

评估、选择供应商 协助选择

采购谈判

签订合同 签订合同 供应物资

验收物资

审

物资入库

结算、支付

监督

协助

工作总结与 供应商评价

资料分类管理

结束

提供报价等资料