XXX制造企业合同管理系统与其他业务系统集成方案V1.0

XXX制造企业合同管理系统与其他业务系统

集成方案

为保障系统间的数据一致性，实现数据共享，拉通各业务系统间的业务处理流程，合同管理系统需要将与SAP系统进行公司基础信息（部门、岗位、员工信息）、客户/供应商基础信息、项目基础信息、合同签订时的预算控制、物料采购价格传递、采购订单生成、合同的履行阶段进度传递等接口集成；与资金系统进行合同付款业务集成；与影像系统进行付款申请单与发票、验收单等影像文件的关联。

1 系统接口总图

2 与SAP系统接口

2.1员工信息同步

为实现合同管理系统中与SAP系统中公司部门、岗位、员工基本信息的一致性及实时同步，降低系统管理员在多个系统中人工维护多次此类数据的成本，合同管理系统可以与SAP系统进行接口集成，在新增、修改、删除公司基础数据（部门、岗位、员工）时，由SAP系统将更新的信息推送到合同管理系统，合同管理系统进行同步更新。

注：与SAP项目组沟通后，发现目前SAP的员工信息与HR的员工信息并不完全同步。为保证各系统接口数据的对接，建议后续各系统的员工信息都统一。

2.2项目信息同步

为实现基于项目的合同管理，对项目类合同需要关联对应的项目，合同管理系统需要与SAP系统项目管理模块中的项目基础信息（包括项目号、项目名称、项目预算金额等）进行信息同步，当SAP系统中新增、修改、删除项目基础信息时，推送变更的数据到合同管理系统，合同管理系统进行同步更新。

合同系统SAP

2.3供应商信息同步

为保障合同系统与其他系统中供应商基础信息的一致性，合同系统的供应商信息来源于SAP。两系统通过EAI进行数据的交互。当SAP系统所推送的供应商信息发生变化时，合同系统会同步或定时更新。

合同系统SAP

2.4客户信息同步

为保障合同系统与其他系统中客户基础信息的一致性，合同管理系统的客户信息来源于SAP。两系统通过EAI进行数据的交互。当SAP系统所推送的客户信息发生变化时，合同系统会同步或定时更新。

合同系统SAP

2.5生产物料基础信息同步

对于生产物料类采购合同，为保障合同系统中的采购合同的物料明细数据有效，需要合同系统从SAP中同步物料基础信息，以使采购员在合同系统中通过Excel导入采购物料明细或录入采购物料时进行校验。

2.6生产物料价格库

对于生产物料采购框架协议，为了实现合同管理系统的价格信息与SAP的价格信息一致，需对生产物料采购价格信息做接口集成。现初步设计以下接口方案（适用于框架性生产物料采购协议）。

1）采购员在合同系统中发起物料采购协议时，录入当前协议所涉及的采购物料价格明细，如果在合同系统中选择不到所需采购的物料，则需要先在SAP中维护物料基础数据。

2）合同签署后，由合同系统将合同号及对应的物料价格明细（物料编码、采购价格等）传递给SAP，由SAP系统建立物料价格库，财务进行价格审核，后续采购员则依据物料价格库下采购订单。

2.7采购申请单传递(项目类合同)

对于项目类合同，在签订合同前需要按WBS行控制项目的预算。目前在PS 中已进行了预算控制，合同管理系统需要与SAP的采购申请单进行对接，使合同中各WBS行的采购金额不能超出采购申请金额。现初步设计如下接口方案。

1）对于项目类合同，合同签订前在SAP发起采购申请单（采购申请已对项目预算按WBS行进行了控制）；

2）采购申请单审核通过后SAP传递采购申请单号、标的物、WBS号、行号、投资号、申请金额等信息到合同管理系统中；

3）在起草合同时，合同系统根据SAP传递过来的采购申请信息进行验证，只有当行标的物采购金额不超过行标的物申请金额时，才允许合同发起流程审批（注：财务确认只会存在一个申请单行号只对应一个合同编号，一个合同编号可以对应多个申请行），合同起草时分解到标的物明细，明细包括：标的

物、WBS号、投资号、标的物金额等。并要求在每行标的物上能直观展示付款条款、进度条款等信息，如每个阶段的付款金额、付款时间及每阶段的进度要求、阶段进度时间。

4）当起草合同行标的物金额超出行标的物申请金额时，必须增加预算，增加预算后，由业务员在采购申请中更改行申请金额，并传递更新后的申请金额到合同系统，只有申请金额大于等于起草合同时的行标的物金额才允许合同发起审批流程；

5）在合同签订后，合同管理系统需把行标的物、WBS号、投资号、标的物金额付款条款、进度条款等信息传递到SAP中，由SAP构造生成采购订单。

6）在合同签订后，同时需将签订的行标的物金额返回到采购申请单行上，由SAP 对已签合同但未使用完的申请金额进行预算释放（注：比如申请了100万，合同签订90万，还有10万未使用而占用了预算，需在SAP系统中对申请行进行预算释放）。

2.8采购订单生成(项目类合同)

对于项目类采购合同，通过合同管理系统起草签订合同后，需要传递合同主数据及WBS行项目采购明细到SAP系统，生成采购订单，减少业务人员重复录入的工作量。现初步设计以下接口方案（适用于项目类采购合同）。

1）合同签订后，合同系统将合同号、供应商、合同金额及WBS行项目明细的传递给SAP系统。

2）SAP依据接收到的信息构造生成采购订单，采购员对生成的采购订单进行调

整审核。

2.9月度已付款校验

每月末，合同系统与SAP系统需要按合同号进行已付款金额的比对校验，现现初步设计以下接口方案。

1）在月末，合同系统定时传递合同号、合同金额、已付款金额等信息到SAP系统，供SAP进行调用；

2）SAP调用财务挂账的合同号、合同金额、已付款金额等信息与传递过来的合同数据进行比较。

3）当合同系统传递过来的合同数据与财务挂账的合同数据一致时，直接在SAP 系统中提醒两者数据一致。

4）当合同系统传递过来的合同数据与财务挂账的合同数据不一致时，返回不一致的合同号到合同系统，供财务人员在合同系统进行查找。

5）月末在SAP中出具合同付款执行情况对比清单表。

3 与FMS系统的财务付款接口

合同付款时，经与财务部讨论，投资类、费用类合同付款，都统一在合同管理系统提交付款申请审批流程。为实现整个付款业务流程通过系统集成处理，现初步设计以下接口方案。