公文处理知识讲座

• 联合行文时，发文机关标志可并用联合发
文机关名称，也可单独使用主办机关名称。
• 发文机关标志用红色小标宋体字。要注意
字号的大小。取消了原上行文格式。
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• (五)发文字号应当包括发文机关代字、
年份、序号。
• 联合行文，使用主办机关发文字号。
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• 年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，
用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为 001），不加“第”字。
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• （六）上行文应当注明签发人、会签人
姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人 姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标 志下空2行位置。
• “签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名
用3号楷体字。
• 联合上报公文，所有机关负责人姓名都要
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2014
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• 一、公文及公文处理 • 二、文种使用 • 三、公文格式 • 四、行文规则 • 五、公文拟制
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一、公文及公文处理
• （一）公文的概念。公文作为一种事物，
也经历了产生、发展、演变的过程。《条 例》规定：公文是指党政机关实施领导、 履行职能、处理公务的具有特定效力和规 范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方 针政策，公布法规和规章，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，报告、通报 和交流情况等的重要工具。
标注。原来一行只排一个名字，现在排2个 名字。
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• （七）标题应当准确简要地概括公文的
主要内容并标明公文种类。发文机关名称、 事由、文种三要素要全。
• 现在可以用标点符号。回行时，要做到词
意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
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• （八）主送机关。指公文的主要受理机
关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
共同点是适用范围都有表彰先进的内容； 决定与通报这两个文种还可用于批评错误。
• 判断的标准，一个是机关的层级，一个是
表彰、批评对象的典型性。
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三、公文格式
• 《条例》规定“公文一般由份号、密级和保
密期限、紧急程度、发文机关标志、发文 字号、签发人、标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、成文日期、印 章、附注、附件、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等组成”，共18个要素，可 以划分为版头、主体、版记三部分。
• 标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标
注，回行时顶格；最后一个主送机关名称 后标全角冒号。
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• （九）正文。文中结构层次序数可以
用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般 第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三 层和第四层用仿宋体字标注。
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• (十)附件说明。公文附件的顺序号和
名称。公文如有附件，在正文下空1行左空 2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全 角冒号和附件名称。
• 1.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附
件顺序号（如“附件：1.××××”），附件顺 序号后用小圆点。
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• 2.附件名称后不加标点符号。 • 3.附件名称较长需回行时，应当与上一行
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二、文种使用
• （一）文种使用方面存在的突出问题： • 1.使用非法定文种。不选用《条例》规定的
文种，而使用总结、要点、方案、计划、 安排、纲要、规划、建议、答复等文种。
• 2.文种合并适用。如请示报告、意见报告、
请示函等。
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• 3.错用文种。日常行文的实践中此问题较多
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• （一）份号。是同一件公文印制若干份
时每份公文的顺序编号。
• 《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。
如果发文机关认为有必要，也可对不涉密 的公文标注份号。
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• （二）涉及国家秘密的公文应当标注密
级和保密期限。
• 1. 标注密级要有依据，不能随意。防止
出现定密过泛，或者漏定。2.涉及国家秘 密的公文如有具体保密期限应当明确标注， 否则按《国家秘密保密期限的规定》执行， 即凡未标注保密期限的，绝密级事项30年， 机密级20年，秘密级10年。
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• 3.意见这一文种，可以用于上行文、下行文
和平行文。
• 作为上行文，应按请示性公文的程序和要
求办理。
• 作为平行文，提出的意见供对方参考。 • 作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求
的，下级机关应遵照执行；无明确要求的， 下级机关可参照执行。
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• 4.命令（令）、决定、通报。这3个文种的
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• 2.请示和函的区别。请示和函都可以用于
请求批准有关事项，关键的区别是：请示 对上级机关，函适用于不相隶属机关之间。 比如教育局要向财政局要钱，发一个“关于 解决什么资金的请示”，这样就错了，应当 使用函，但有的用“关于解决什么资金的请 示函”，也不对。要想表示谦虚、尊重，可 以用“关于恳请解决X X资金的函”。即使收 到这种错用的请示，也不能将错就错，给 予批复，要用函回复。
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• 换句话说，公文就是依法执政和行政的工
具。公文处理指公文的拟制、办理、管理 等一系列相互关联、衔接有序的工作。
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• (二)公文的特征。公文有两个显著特
征，一个是特定效力，一个是规范体式。 特定效力意味着公文是依法执政和行
政的具体体现，具有政治法律层面上的要 求。规范体式就要求公文按照一定的书写 和印制方式去表现。
见，主要表现为请示报告不分、决定与决 议相混、公告与通告乱用、决议和纪要等
• 1.请示和报告的区别，请示、报告截然不同，
不能混用，请示用于“向上级机关请求指示、 批准”，报告用于“向上级机关汇报工作、反 映情况、回复上级机关的询问”。请示是要 求答复的，报告不要求回复，也不能要求 批示、回复。上级机关在办理时也有所不 同。请示是批件，报告是阅件。
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（三）紧急程度。是对公文送达和办理的时
限要求，以确保紧急公文及时传递和处理。
•
紧急公文应当根据紧急程度分别标明
“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明
“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
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（四）发文机关标志由发文机关全称或
者规范化简称加“文件”二字组成。