文件管理制度(2014年修订版)

红头文件管理制度
（2014年修订版）
一、总则
(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理
工作，根据公司实际情况修订本制度。

(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、
请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。

(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红
头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时
限和要求完成。

二、公司红头文件使用范围和红头文件代号
(一)规定。

红头文件代号为“规”。

用于发布重要的行政规章制度，采取
重大的强制性行政措施。

(二)决定、决议。

红头文件代号为“决”。

对重要事项或重大行动做出安排，用
“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

(三)通知、通报。

红头文件代号为“通”。

转发上级机关红头文件，批转下级红
头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；
表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

(四)请示、报告。

红头文件代号为“请”。

向上级请求批示与批准，用“请示”；
向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。

(五)批复。

红头文件代号为“复”。

用于答复请示事项。

(六)联系函。

红头文件代号为“函”。

用于商洽工作、询问问题、向有关主
管部门请求批准等。

(七)会议纪要。

红头文件代号为“纪”。

用于传达会议议定事项和主要精神，
要求与会者共同遵守。

(八)任免。

红头文件代号为“任”。

用于对公司经营管理各岗位职务、职
称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码
(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围
标注红头文件分类编号。

1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；
2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；
3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；
4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；
5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；
6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；
(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编
码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。

(三)字母释义。

A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；
【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；
C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。

DD：为月份，如“01”；
EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。

四、红头文件内容
(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类
编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。

(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。

(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。

(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。

(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表
公司的整体意志。

(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。

(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、
用语准确。

(九)发文机构（部门）必须注明全称。

(十)多页红头文件应标明页码。

(十一)红头文件须经盖章方为有效。

(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。

五、红头文件排版格式
(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注
明：主题词、印发日期、印发份数等内容。

(二)纸型一般采用A4纸。

面页设置：上页边距2.5CM、下页边距
2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。

(三)字体规定。

文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体
黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。

(四)行间距1.5倍、字符间距标准。

六、收文
(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆
封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。

(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承
办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。

(三)收文的管理。

1.红头文件的签收。

通过各渠道收到的红头文件（除公司领导
亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。

对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。

2.红头文件的编号保管。

综合办公室文件管理员对收到红头文
件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。

3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合
办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。

七、发文
(一)发文办理程序。

1.董事会发文：
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→
打印→盖章→发文→备案。

2.公司各机构（部门）发文:
经办人拟稿→机构（部门）主管审核→主管副总经理核准→总经理审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

3.公司党委发文：
经办人拟稿→党办主任审核→党委副书记核准→党委书记审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

4.公司工会发文：
经办人拟稿→工会主管干事审核→工会副主席核准→工会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

5.公司监事会发文：
经办人拟稿→职工监事审核→专职监事核准→监事会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

(二)发文需详细填写红头文件拟文稿。

一份拟文稿只对应一份红头
红头文件。

八、红头文件的阅批、分转与处理时间
(一)凡正式红头文件均需由综合办公室主任根据红头文件内容和
性质阅签后（涉及两个以上部门的，应明确一个主办部门），由专人分送主办部门和承办部门阅办，重要红头文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送主办部门和承办部门阅办。

(二)为加速红头文件运转，应在收到红头文件当天或第二天将红头
文件送到公司领导或分管领导，如关系到两个以上业务部门，应按主办部门和承办部门依次传阅（如有领导批示次序的按照领导批示依次传阅），最迟不得超过3天（特殊情况例外）。

(三)阅批红头文件后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意
见”，综合办公室应责成有关部门和人员按红头文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

(四)时限要求。

为避免红头文件积压误事，阅读红头文件应抓紧时
间，一般应在当天阅签完，并在下班前将红头文件交至综合办公室，一般不得超过2天；特急红头文件限４个工作小时内完成；
紧急红头文件限当日即办，普通红头文件应在规定日期前办理完成。

(五)工作办理完成后，应由主办部门主动与文件签发部门或工作联
系部门联系，对接资料报送，并将红头文件返还综合办公室归档。

九、保密事项
(一)各机构（部门）及各有关人员，对红头文件中涉及本公司应保
密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。

各机构（部门）在发文填写拟文稿时必须注明保密等级。

具体保密等级规定如下：
A级：只对主送人公开；B级：只对主送人、抄送人公开； C 级：对所有公司员工公开。

(二)A级红头文件只能印一份，由经办人送主送人传阅，B级红头
文件按主送人、抄送人总人数打印后分发，C级红头文件可通过OA对所有公司员工公开传阅，红头文件发出后由综合办公室统一留存一份原件归档。

(三)红头文件机密等级，由发文机构的主管领导根据红头文件内容
确定。

(四)各机构（部门）及各有关人员在收到或传阅具有涉密的红头文
件时，对红头文件中应保密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。

十、注意事项
(一)草拟红头文件应注意以下事项。

1.内容要符合公司制度。

2.反映情况要客观，实事求是。

3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用
语规范。

4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

(二)各负责人阅、批红头文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日
期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

(三)公司所有发文，发文机构应有存档，并将红头文件拟文稿复印
件和红头文件原件二份存档。

有领导批示的，还应附批复件。

十一、其它
(一)本规范从二○一四年一月一日起执行。

(二)本规范最高解释权在公司，由综合办公室组织施行。

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