档案信息化建设的重要性及现实意义

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大的减轻了工作人员的负担。
三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。
一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
四是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
我们公司努力为我们创造条件。
首先我们领导对这个档案管理非常重视，组织人员专门去培训管理档案这块知识，以适应信息化建设的需要。
我们平时做的工作，或别人上交给我们的资料等都会认真整理，态度端正，因为这是为我们以后的工作打下根基，我们做好记录，并定期整理起来，存入档案室。对有些资料还要准备好副本，对珍贵、重要的档案，采取抄录、复印等形式进行复制，做好档案副本工作。
随着社会进步时代发展，我们发现档案信息化建设的重要性及其现实意义。
并投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。共同提出解决办法，为我们的档案工作创造了条件，使档案信息化建设得到更快的发展。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。当然我们纸质档案的形式也没有丢，完全相信电脑也是不可信的，两者应该互相补充，档案工作是一项繁重的工作，我们都要做到耐得住性子，工作上细心，争做有心人。
做为一名资料员，我们要处理大量的信息，单单靠我们的脑子记忆那是不可能的，所以我们就要做好资料的汇兑归档工作，为我们以后的工作提供帮助。
资料汇兑归档是一个贯穿工作始终的过程，这个是个不断积累的过程，工作量相当大，但是只要做好了，对以后的工作带来非常大的便利，这样看来这个工作一定要做细，考虑周全，最好是越详细越好。
我们公司也有专门的数据库信息系统，还有网上信息，实现了资料共享。
决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。
档案信息化，可远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。
档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。
若档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值，所做的工作毫无利用价值，严重时还有可能影响领导决策。