档案数字化方案档案数字化方案

档案数字化方案

2011年7月

目录

第1章纸制档案整理方法 ............................. 错误!未定义书签。

第2章电子档案整理方法 ............................. 错误!未定义书签。

第3章纸制档案整理、数字化详细流程...... 错误!未定义书签。

3.1整理、数字化流程 ................ 错误!未定义书签。

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3.2数字化加工的流程示意图 .......... 错误!未定义书签。

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第4章数字化人员的配置 ............................. 错误!未定义书签。

第5章数字化加工......................................... 错误!未定义书签。

第6章验收标准............................................. 错误!未定义书签。

第1章纸制档案整理方法

➢档案盒整理

打印、粘贴封面及档案盒脊背，涉密单位在脊背上加盖涉密章，每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。

➢档案装订

设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起，在右上角（反面左上角），编写页码，加盖件归档章。

➢档案排序

以件为单位装订后,盒内件按照不同的分类进行排序,类先后顺序为1：设立2：变更3：年检4：注销登记5：补领证书,类内件顺序按照生成时间先后排序。

第2章电子档案整理方法

➢电子目录采集管理

目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份,著录字段信息如下:

第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下

第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下

第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、

➢电子原文采集管理

扫描过程: 扫描分辨率>=200dpi,生成黑白二值图象,压缩格式为group4,每份文件保存为多页TIFF文件,tiff文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号,中间用’-’分割.

转换格式:把tiff格式文件,转化成ocr识别后的双层pdf格式文件.

文件挂接:把双层pdf格式文件,挂接到对应份目录.

刻录光盘:把tiff文件、转换后的双层pdf格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴,放到防磁柜中保存.

第3章纸制档案整理、数字化详细流程

3.1整理、数字化流程

整理、数字化共包括九部分，分别为：档案初步整理、案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入库,格式转换、光盘刻录。

3.1.1档案初步整理

档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章.

件归档章格式,如下

辖区举办单

位性质举办单位

代号

事业单位

顺序号

登记类别顺序号

1 1 001 001 1 1

3.1.2案卷出库

在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。(详见下表)

调归档案登记表

3.1.3目录校对

整理好的案卷和系统的电子目录是否一致，如不一致，直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表

档案（卷级）全文扫描流程记录表

3.1.4案卷扫描

领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。

3.1.5图像处理

对扫描后的图像进行纠偏去污等操作,处理扫描完成的文件后,填

写全文扫描流程记录表。

3.1.6图像质检

对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。

3.1.7图像挂接

对已质检完成的图像文件进行批量挂接，挂接完成后进行二次质检（挂接的文件是否与归档目录一致）。

3.1.8案卷入库

案卷装订完整后按顺序排好并及时入库，入库前,打印、粘贴封面及档案盒脊背，涉密单位在脊背上加盖涉密章。盒内以件为单位装订,按照不同的类(设立、变更等)和顺序进行排放,检查是否有件目录,如果没有打印件目录,填写案卷入库登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。

调归档案登记表

封面卷号组成：11-001-001

盒脊背

辖区举办单

位性质举办单位代

号

事业单位顺

序号

1 1 001 001

3.1.9格式的转换

验收完成后的tif格式文件全部按标准转换为双层pdf格式文件。

3.1.10光盘刻录

验收后,tif格式文件刻录成盘；转换后的pdf格式文件刻录成盘。

3.2数字化加工的流程示意图

3.2.1图一

数字化加工流程图1

3.2.2图二

数字化加工流程图2

第4章数字化人员的配置

备注：前期所有人员统一进行目录的录入，中期开始分配，共计人员11名。

第5章数字化加工

档案数字化加工共计45万页，其中条目录入5万页，扫描40万页。扫描40万页需要30天。每天扫描量1.4万左右