物资管理信息化

物资管理信息化探讨

摘要：本文通过分析目前物资管理现状，就如何有效地进行信息收集、整理和分析，更好更快地为生产服务，为企业决策提供依据。关键词：物资管理；内部网络信息

中图分类号：f251文献标识码：a文章编号：1001-828x（2011）09-0064-01

所谓物资管理，是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理，包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”、“配额”、“定量”等几个简单概念进行诠释，它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。

随着物资管理作用的日趋重要，对物资管理工作所提出的要求也越来越高。随着工作任务的加重，工作中产生的信息量也越来越多。如何有效地对这些信息进行收集、整理和分析，就成为物资管理工作的一个新的课题。显然，传统的手工作业已经远远不能满足工作需求。因此，利用现有的内部网络，实现物资管理信息化已经势在

必行。

一、我国目前物资管理中存在的问题

1.大部分文件都是手工编制，影响管理质量

在物资管理过程中，会产生大量的单据和文件，如合同、复验单等。这些都是与我矿质量管理程序密切相关的，在质量内审、外审中为物资采购的控制提供依据。现阶段，所有的质量文件都是手工编制进行统一归档。我们只是利用excel表格将采购物资所对应的一系列单据和文件的编号保存起来，需要时通过excel的查询功能找到编号，再从文件盒中找出归档的相应文件。例如一年的复验单就有上千张，要从中找出一张来就比较麻烦。

2.缺乏数据库管理软件，加大了工作量

入库单和发料单全部都是手工登录，不仅工作量大，而且库存的实时性得不到保证，导致实物会计手中的账本库存数和仓库不一致，影响了库存查询的准确性。而且一年下来厚厚的几十本，要查找凭证也很困难。特别是填报各种报表，常常需要几天，费时费力不说，还容易出错。

3.资源不能共享，造成了大量的重复劳动

在工作过程中存在大量的重复劳动。例如计划申请，申请部门要填写一份，采购员要在计划员作完计划从计算机中输出一份以计划才能执行采购任务。重复劳动的存在必然导致资源的浪费和效率的低下。

二、实现物资管理信息化的意义

1.对信息进行有效控制和统计，实现数据资源共享

实现物资管理信息化，让信息按标准的物资计划采购程序流动，既规范了物资采购流程，又实现了数据资源的共享，还可以对信息进行有效的控制和统计。这样一来，各申请计划采购部门可以随时查看仓库库存情况和采购申请的执行情况；主管领导可以随时了解分管部门的工作进展。我们还可以通过发布消息的形式通知申请人到仓库领取到货的物资，定期发布停产、更新换代等信息，使我们的工作更加有序化、透明化、人性化。

2.加快信息流通，实现数据的实时性

现阶段，信息处理完成后，是通过人与人的传递来实现信息的流通，流通时间相对较长。如果通过网络传递，信息处理的结果就可以马上显示出来。例如，当入库或发料信息到达仓库，只要仓库保管员一确认，库存情况就会马上更新，现阶段存在的库存查询问题，将得到完全解决。

3.无纸化办公，同时减少人的劳动量

实现物资管理信息化，把人从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作，提高了企业的工作质量和工作效率。另外，“无纸化”的办公，也节约了纸张等办公用品的开支。

三、实现物资管理信息化的策略

1.建立物资管理信息系统

物资管理系统是一款通用性极强的物资管理软件，适用于各类企

事业、机关、学校等单位。该系统主要是针对企业的物资的入库、领用、库存等情况进行管理，完成企业对物资日常业务的采购入库、退货、领用、退库、盘点、往来账款等管理工作，全面反映物资的采购情况、领用情况、损耗情况、以及人员和部门的领用情况。同时借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息，为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台，帮助企业更有效、更全面地管理物资。

2.充分利用网络工具实施信息化

供应部门可依据物资消耗及库存情况预测物资需求并对库存进

行调剂，通过在网上查询库存情况，实现库存物资的网上调剂和储备定额化管理，以减少物资重复储备降低库存物资资金，保证物资及时到位，确保运营的需要。同时，网络可以有效控制成本支出。总之，利用网络工具，可以有效地利用共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。

3.重点关注采购及库存管理过程中的信息化

新的采购管理系统中，采购订单处理实现全程电子化是关键。另外，采购环节的电子化使得物资管理系统可与财务管理系统集成，这样就能随时掌握各项采购业务的财务情况。通过采购管理系统，经过对各种采购订单、发票、结算单的统计与对比分析，以其低廉的成本、多元化的选择、端对端的服务、透明简短的过程等显著优势，实现采购业务管理的事前预测、事中控制、事后分析，这样就为企业内部准时供货制度提供保障。库存管理是物资管理中业务量

较大的环节。实现物资出入库管理信息化建设，可以保证在物资库存数量随物资入、出库实时动态变化的情况下，库存信息始终保持真实准确。

参考文献：

[1]谷平.电力企业物资管理的系统构建[j].电力信息

化,2004(2).

[2]徐建中.企业加强物资管理工作措施研究[j].北方经

贸,2005(2).

[3]徐寿波.关于物流科学理论的几个问题[j].北方交通大学学报(社会科学版),2002(1):1-4.

作者简介：邢惠英（1972-），女，山西省古交市人，现职称：助理经济师，学历：大专，研究方向：经济。