论会计档案管理

论会计档案管理
摘要：会计档案在经济预测和经济决策中具有重要的作用，作为会计分析的工具，同时它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据，针对会计档案的特殊重要性
和新形式发展的需要，随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案
管理工作也应不断改进与完善，以适应新形势发展的需要。

关键词：会计档案管理
0 引言
会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等会计核算
的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

不论行政机关，
还是企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。

会计档案的范
围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等四部分。

这些材
料储存了大量的有价值的信息，在经济预测和经济决策中有重要的作用，会计档
案是反映经济业务的历史记录，它通过会计核算的专门方法，对经济业务和财务
收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点，它完整
地记载了经济活动中的各项指标，作为会计分析的工具，对贯彻执行党和国家的
财经方针、政策、编制预决算、节约成本费用、加强内部经济管理等都具有重要
作用。

同时，它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据，在打击经济犯罪活动中
无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动事实，从而维护了财经纪律保护了国家财产。

针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，我认为新的形势下更应加强对
会计档案的管理：
1 会计凭证方面
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，包括自制原始凭证、
外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调
节表等。

会计凭证在会计档案中占有重要地位，是会计档案整体部分的重中之重，一般应每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是
否齐全，按凭证汇总日期归集，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠
同记账凭证大小，避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒，发现缺号要
查明原因，检查附件是否有漏缺，入库单、工资奖金发放表是否随附齐全。

最后，看看记账凭证上的印章是否齐全。

一切检查整理就绪后，凭证外面要加封面，封
面规格应略大于所附记账凭证，凭证厚度一般应为1.5厘米，装订时应使用“三针
引线法”，用棉线装订，即在左上角部位打三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使凭证及其附件
保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

装订完后应等胶水晾干后，每本封面
上填好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，并在封
面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

2 会计账簿方面：
会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括总分类账、各类明细分类账、现金日
记账、银行存款日记账及各种辅助登记备查簿等。

会计账簿装订之前，应先按启
用表的使用页数核对各个账簿是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，
要保留已使用过的账页，将页数填写齐全，去除空白页、撤掉账夹。

多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装。

在账本的封面填好账目种类，
编好卷号，然后按封面、启用表、目录、该账按顺序排好的账页、封底等顺序装
订好。

账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象，
封面应齐全、平整，并注明所属年度及该账簿名称、编号，编号顺序应为总账-现金日记账-银行存款日记账-明细账，之后，会计主管和装订人要签章。

3 会计报表方面
会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有资
产负债表、损益表、财务情况说明书等。

会计报表编制完成及时报送后，留存的
报表应按月装订成册，装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，两边
对齐压平，防止折角，如有损坏部分应修补好后装订。

另外，我认为除了装订之外就算档案的保管和销毁了。

当年的会计档案，在
会计年度终了后，可以暂时在财务部门保管一年，期满后由财务部门编制清册移
交本单位的档案部门保管。

档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材，室内经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以
防虫蛀，同时室内应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利
查阅和防潮。

此外，应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严
防毁坏、损失、散失和泄密。

会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有
特殊需要需经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，外部借阅时，还应
持有借阅单位的介绍信。

借阅人应认真填写借阅登记簿，不得在案卷中乱画标记、拆散原册，也不得涂改抽换、不得携带或复印原件，档案室应按期如数收回，并
办理注销借阅手续。

销毁档案前，应按销毁清册所列项目逐一核对，核对完毕应由档案部门和财
务部门共同派人监销，会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报
本单位领导，一份归档备查。

总之，随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案管理工作也
应不断改进，以适应新形势发展的需要。

参考文献：
[1]1997年版《会计基础工作规范》.。